Procesmanager sociaale invulling dorpshuis Den Dolder

Dit ga je doen

Organisatie
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.

Opdracht
In Den Dolder wordt een nieuw dorpshuis gerealiseerd. Op 11 november 2025 heeft de gemeenteraad dit besloten en hiervoor middelen beschikbaar gesteld. De behoefte aan een centrale plek voor het dorp en de omliggende kernen leeft al ruim vijftien jaar. Het dorpshuis wordt een laagdrempelige en toegankelijke plek voor een breed publiek: een dorpshuis voor en door Den Doldenaren. Een plek voor spontane ontmoeting, activiteiten en sociale voorzieningen. De gemeente heeft de Maria Christina Kerk aangekocht om in het bijgebouw een dorpshuis te realiseren.

Dorpshuis zoveel mogelijk voor en door bewoners
De gemeente wil een dorpshuis voor en door inwoners van Den Dolder. De welzijnsorganisatie MeanderOmnium heeft bij andere wijkcentra de opdracht om het sociaal beheer en programma te organiseren. Voor dít dorpshuis willen we onderzoeken welke gemeenschapskracht aanwezig is in Den Dolder om het dorpshuis – of onderdelen daarvan –  zelf te beheren en/of activiteiten te organiseren. Inwoners hebben aangegeven te willen meedenken en mogelijk mee te doen in beheer, programmering en organisatie.

Rol welzijnsorganisatie MeanderOmnium

• MeanderOmnium levert al jaren opbouwwerk, jongeren‐ en kinderwerk én heeft zelf ook een ontmoetingsplek met vrijwilligers in Den Dolder Ze is dus ook zelf direct belanghebbende. In ieder geval als het gaat om de ontmoetingsplek (het huidige wijksteunpunt Pelita). 
• MeanderOmnium is betrokken bij de totstandkoming van deze opdracht om te zoeken naar een neutrale en objectieve externe procesbegeleider.
• Afhankelijk waar de verkenning met de inwoners op uitkomt, kan MeanderOmnium onderdelen van het sociaal beheer en/of activiteitenprogramma op zich nemen.

Opdracht
Het doel is om binnen twee jaar te komen tot een duurzame organisatie- en beheerconstructie voor het sociaal beheer en activiteitenprogramma van het dorpshuis, gedragen door inwoners en waar nodig ondersteund door de welzijnsorganisatie MeanderOmnium. Hiervoor wil de gemeente een externe procesbegeleider inzetten om dit proces te begeleiden.

Gemeentelijke kaders voor de verkenning
De verkenning dient plaats te vinden binnen de volgende uitgangspunten:

• Algemeen: een duurzame constructie die toekomstbestendig voor minimaal 15 jaar.
• Een organisatie- en beheerconstructie gericht op continuïteit.
• Toegankelijk voor alle doelgroepen (in sociale, fysieke en culturele zin).
• Financieel kader vanuit de gemeente: de gemeente heeft een concept exploitatiebegroting met daarin opgenomen de uren voor het sociaal beheer en welke aanvullende subsidie nodig is om het dorpshuis te draaien.
• Bewonersparticipatie centraal: gedragen door inwoners, met een rol voor de welzijnsorganisatie MeanderOmnium in begeleiding.

Binnen 1,5 jaar moet er een gedragen voorstel liggen met: 

• Indien nodig rechtsvorm (bv. stichting)
• Bestuur/organisatie
• Een eerste basisactiviteitenprogramma, ontwikkeld met inwoners en organisaties.
• Financieel plan, afspraken over samenwerking gemeente, zowel in deze projectfase als na in gebruik name van het dorpshuis.

Hoofdopzet aanpak project
De externe procesbegeleider werkt nauw samen met de aanwezige opbouwwerker MeanderOmnium, zodat signalen en initiatieven uit de gemeenschap goed kunnen worden verbonden met het proces richting beheer- en organisatievorm. En werkt goed samen met de projectmanager van de gemeente Zeist.

1. Externe procesbegeleider: het begeleiden van het proces met bewoners en organisaties richting het nieuwe dorpshuis en uitwerken scenario’s beheer en organisatie.
2. Opbouwwerker MeanderOmnium: aanwezig in het dorp, opbouwen en onderhouden van relaties, zichtbaar maken van initiatieven en gemeenschapskracht, verbinden van bewoners en organisaties en voeden van het proces met signalen en ontwikkelingen uit het dorp.
3. Projectmanager gemeente Zeist: verbouwing tot dorpshuis, aanspreekpunt voor gemeente gerelateerde zaken voor zowel fysieke als sociale ontwikkeling. Ook voor ondersteuningsvraag voor oprichten beheer-/organisatievormen. 

Ervaren en leren
De gemeente Zeist heeft niet eerder een dergelijke sociale aanpak gehanteerd voor het opzetten van een nieuw dorpshuis/wijkcentrum. De aanpak is daarom lerend en iteratief. Er is geen vooraf vaststaand activiteitenprogramma of blauwdruk voor governance en beheer (organisatievorm of takenverdeling). Tegelijkertijd willen we als gemeente bij de opening van het dorpshuis dat een bepaalde mate van levendigheid en reuring is en dat het sociaal beheer belegd is. Zie ook gemeentelijke kaders.

Planning en fasering op hoofdlijnen:

• Start opdracht: augustus 2026.
• Concept activiteitenprogramma en governance-/beheerconstructie: eind 2027.
• Overgangsperiode/overdrachtsperiode: eerste helft 2028, in overleg.
• Dorpshuis gereed: medio 2028.

Goed om te weten. We houden 15 juli een bewonersavond om de inwoners in Den Dolder te informeren over de locatie, hoe het proces en de planning eruit zien en om vragen te stellen. Mogelijk is het relevant om hierbij aan wezig te zijn. Dit is aan de procesbegeleider om te bepalen of dit relevant is voor het proces.

De duur van de opdracht is hiermee ongeveer 1,5 jaar.

Succescriteria 

• Constructieve samenwerking tussen bewoners, organisaties en gemeente in het proces richting een duurzame beheerstructuur. 
• Een groeiende en diverse groep inwoners en organisaties die actief betrokken is bij het dorpshuis en initiatieven neemt voor activiteiten en gebruik. 
• Een gezamenlijk ontwikkelde governance structuur voor de toekomstige organisatie en het sociaal beheer van het dorpshuis. 
• Concreet beeld van haalbare organisatievormen en bijbehorende randvoorwaarden. 
• Heldere proces en financiële scenario’s. 
• De externe procesbegeleider moet kennis en ervaring hebben met gemeenschapsgericht werken, goede stakeholders analyse en daartoe kunnen handelen. Stevigheid in het gespreksvoeren en regie op het proces in verband met een sterke vertegenwoordiging van (inwoners)groepen/partijen. 

Uitvraag

1. We ontvangen graag een (grove) opzet van een beoogde visie, aanpak en fasering van de externe procesbegeleider, met daarin aandacht voor:

• De duur van de opdracht; 1,5 jaar is lang, maar deze tijd is onzes inziens ook nodig. Het formeel vastleggen van de governance structuur kan veel tijd kosten en dit moet tijdig opgepakt worden.
• De balans tussen gemeenschapskracht en planmatig toewerken naar opening dorpshuis met beheerstructuur en basis.

1. Inschatting van het aantal uren per fase.
2. Een Curriculum Vitae (CV) waaruit duidelijk naar voren komt de ervaring en expertise met dergelijk opdrachten als die voor de Sociale aanpak en beheer van het toekomstige dorpshuis Den Dolder.

Organisatorische kaders

• De opdracht valt onder direct leiding en toezicht van de gemeente