Implementatie fusie K&S en Uitkeren tot nieuwe divisie Service & Ink

Dit ga je doen

Het uurtarief voor deze aanvraag is maximaal € 160,08. en minimaal € 143,51.

Aanleiding

De divisies K&S en Uitkeren zijn formeel samengevoegd tot de nieuwe divisie Service & Inkomensondersteuning. Hoewel de juridische en organisatorische fusie inmiddels een feit is, vraagt de daadwerkelijke implementatie nog aanzienlijke aandacht. Op verschillende domeinen zijn al activiteiten gestart, waaronder HR, Financiën, Informatievoorziening (IV), Communicatie en Bedrijfsvoering. Voorbeelden hiervan zijn het onderbrengen van medewerkers in de nieuwe organisatiestructuur, het samenvoegen van begrotingen, het aanpassen van autorisaties en systemen en het ontwikkelen van een communicatieaanpak. De organisatie behoeft integraal inzicht in alle lopende fusieactiviteiten en ontbrekende onderdelen en coördinatie op de verdere implementatie van de fusie, met specifieke aandacht voor het IV-technische aspect, cultuur, samenwerking, identiteit en de realisatie van één gezamenlijke divisie.

Doel van de opdracht

Het realiseren van een integraal implementatieprogramma waarmee het samengaan van K&S en Uitkeren daadwerkelijk wordt verankerd binnen de nieuwe divisie Service & Inkomensondersteuning, zowel op organisatorisch, procesmatig, IV-technisch als cultureel vlak.

Opdracht

Het zelfstandig opleveren van de volgende resultaten:

1. Integrale fusiescan

• Inventarisatie van alle reeds lopende fusieactiviteiten binnen de verschillende COPAFIJTH-domeinen:
• o Communicatie
• o Organisatie o Personeel & Cultuur
• o Administratieve Organisatie
• o Financiën
• o Informatievoorziening (IV)
• o Juridische zaken
• o Technologie/Huisvesting/Facilitair
• Vaststelling van afhankelijkheden, overlap, risico’s en hiaten.
• En integraal fusie-implementatiebeeld inclusief prioriteiten.

2. Implementatieprogramma

• Een integraal implementatieplan inclusief roadmap.
• Gedefinieerde werkstromen, mijlpalen, governance en besluitvormingsmomenten.
• Inrichting van een monitorings- en voortgangsstructuur.

3. Cultuur- en verandercomponent

• Vertaling van de reeds ontwikkelde communicatieaanpak naar concrete interventies.
• Een aanpak voor: o kennismaking tussen managementteams en medewerkers; o versterking van samenwerking tussen voormalige divisies; o ontwikkeling van een gezamenlijke missie, visie en identiteit; o ondersteuning van leidinggevenden bij de veranderopgave.
• Voorbereiding en ondersteuning van de managementconferentie op 7 oktober.
• Advies over aanvullende interventies die bijdragen aan één gezamenlijke divisiecultuur.

4. IV-component

• Inventarisatie van alle lopende IV-gerelateerde fusieactiviteiten.
• In kaart gebrachte noodzakelijke wijzigingen op het gebied van: o autorisaties; o systemen; o processen; o rapportages; o informatiebeheer; o data- en applicatielandschap.
• Bewaken van afhankelijkheden tussen IV-activiteiten en de overige verander- en implementatietrajecten waaronder de Verander Motor
• Rapportages over voortgang, risico’s en noodzakelijke besluiten.

5. Programmaregie

• Coördinatie van de samenhang tussen alle werkstromen.
• Overzicht van risico’s, knelpunten en besluitpunten.
• Voorbereiding van bestuurlijke voortgangsrapportages.
• Advies aan de opdrachtgever over noodzakelijke interventies en vervolgstappen.

Resultaten

De opdracht wordt als succesvol beschouwd wanneer minimaal de volgende resultaten zijn opgeleverd:

• Integrale fusiescan inclusief COPAFIJTH-analyse.
• Overzicht van lopende activiteiten, hiaten, risico’s en afhankelijkheden.
• Integraal implementatieprogramma inclusief roadmap en planning.
• Governance- en voortgangsstructuur.
• Adviesdocument cultuur- en veranderinterventies.
• Ondersteuning en voorbereiding managementconferentie.
• Integrale IV-impactanalyse en afhankelijkhedenoverzicht.
• Periodieke voortgangsrapportages en eindadvies over verdere borging van de fusie.

De opdrachtnemer beschikt aantoonbaar over:

• ruime ervaring als programmamanager bij complexe organisatieveranderingen
• ervaring met fusie-, integratie- of reorganisatietrajecten
• ervaring met cultuur- en verandertrajecten binnen grote publieke organisaties
• kennis van governance, bedrijfsvoering en IV-vraagstukken, datakwaliteit
• ervaring met het aansturen van multidisciplinaire programma’s zonder hiërarchische bevoegdheden.
• Kennis en ervaring met Agile, Prince II, Lean Six Sigma, operationeel en procesmanagement