Recordmanager

Dit ga je doen

Opdrachtgever

Het CIBG is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van VWS. We bieden burgers, professionals en organisaties transparante en betrouwbare data en informatie in zorg en welzijn. We geven inzicht in: wie is wie, wie kan wat en wie mag wat? Onder andere via registers en knooppunten. Organisaties, mensen en soms zelfs de gezondheid van mensen zijn hiervan afhankelijk. Wij bieden opdrachtgevers – in samenwerking met onze partners – integrale dienstverlening. Dat betekent dat we niet alleen een beleidsvraag in een uitvoeringsproject vertalen, maar daarbij ook juridisch advies en communicatieadvies leveren, het klantcontact verzorgen en de ervaringen en CIBG heeft vestigingen in Den Haag en Heerlen.

CIO office

Het CIO Office geeft richting aan de digitale transformatie en informatievoorziening van het CIBG. Digitale transformatie houdt in dat de hele organisatie door de inzet van digitale technologieën verandert: cultuur, strategie, processen, relaties, vaardigheden van medewerkers en meer. De CIO heeft als taak om deze transformatie te richten en te stimuleren. Het Besluit CIO stelsel Rijk omschrijft Informatievoorziening als “Het geheel van mensen, middelen, informatiesystemen en maatregelen, gericht op de informatiebehoefte van een organisatie. Het CIO Office wil met zijn expertise de bedoeling van het CIBG helpen realiseren: een bijdrage leveren aan goede zorg voor mensen door het bieden van goede, toegankelijke (zorg)informatie. De afdeling bestaat uit de teams Strategisch Informatiemanagement (SIM), Architectuur, Informatiebeveiliging, Portfoliomanagement, Informatiehuishouding (IHH) en Documentaire Informatievoorziening (DIV-uitvoering).

Strategisch Informatiemanagement, Informatiehuishouding en Documentaire Informatievoorziening

Als uitvoeringsorganisatie verwerkt het CIBG allerlei soorten informatie. Veel van deze informatie is wettelijk gezien archiefwaardig en kan in bepaalde gevallen als bewijs dienen. Daarom is het belangrijk om alle informatie die wij verwerken goed te ordenen, te beheren, te bewaken en vast te leggen. De teams SIM en IHH stellen hiervoor het beleid op. Zo ondersteunen SIM en IHH de organisatie om informatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig te hebben. In de digitale wereld omvat het gebied van informatie zowel ongestructureerde (denk aan pdf'jes, word-documenten, e-mails, afbeeldingen) als gestructureerde informatie (denk aan exceltabellen, datasets, financiële rapporten enz.). Het team DIV-uitvoering ondersteunt diverse diensten met de afhandeling van (digitale) post en de archivering van stukken.

Opdrachtomschrijving

De strategisch adviseur informatiehuishouding geeft uitvoering aan de ingezette koers van het CIBG en helpt om de informatiehuishouding naar een hoger niveau te brengen. De strategisch adviseur informatiehuishouding heeft de taak om de informatiestromen en –opslag te beheren en te verbeteren, zodat de duurzame toegankelijkheid van informatie is gewaarborgd. De strategisch adviseur informatiehuishouding maakt deel uit van zowel het team van strategisch informatiemanagers (SIM) als van IHH-adviseurs en rapporteert direct aan het afdelingshoofd CIO Office.

In algemene zin bestaat jouw opdracht uit:

• strategievorming: je vertaalt wet-, regelgeving en beleid naar CIBG-kaders en draagt bij aan de informatiestrategie en het informatieplan door inbreng te leveren vanuit het perspectief van informatiehuishouding en duurzame toegankelijkheid. Je slaat met deze taak een brug tussen de business- en IV-doelstellingen
• je hebt een duidelijke visie op informatie- en recordmanagement en draagt op grond hiervan bij aan de doorontwikkeling van de informatiehuishouding binnen het CIBG, onder meer via de verbetering van processen en het scherper beleggen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
• verbinding en ontwikkeling: je onderhoudt contacten, zowel binnen als buiten de organisatie, en begeleidt veranderprocessen binnen het domein van de informatiehuishouding
• je adviseert stakeholders over de ontwikkelingen op het gebied van informatiehuishouding en duurzame toegankelijkheid van informatie
• als lid van het team Informatiehuishouding ben je een klankbord voor de IHH adviseurs, die verantwoordelijk zijn voor de inrichting van de informatiehuishouding.

Concrete opdrachten waar je aan gaat werken zijn:

• het rijksbrede programma Open op Orde eindigt dit jaar, terwijl er nog meerjarige werkzaamheden nodig zijn binnen het IHH-domein van het CIBG. We verwachten dat je bij dit vraagstuk een richtinggevende rol pakt
• de inhoudelijke richting van de veranderagenda binnen het IHH-domein
• bijdragen aan de inrichting van recordmanagement in het nieuw ontwikkelde digitale archiefsysteem.

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden

Je bent een professional op het gebied van informatiehuishouding en duurzame toegankelijkheid, je hebt een sterke visie op dit vakgebied, weet die krachtig over te brengen en adviseert over te nemen stappen. Je kan goed schakelen tussen een adviserende en leidende rol, toont initiatief en vindt gemakkelijk je weg binnen een complexe corporate omgeving. Als natuurlijk verbinder breng je jouw visie over het voetlicht bij professionals van operationeel tot strategisch niveau en creëer je draagvlak op alle niveaus binnen de organisatie. Jij zet aan tot verandering. Je bent toegankelijk, hulpvaardig en betrouwbaar. Je beschikt over aanpassingsvermogen, bent goed in het stellen van prioriteiten en stuurt op resultaat.

Functie-eisen

• Je hebt een academisch werk- en denkniveau, dat kan blijken uit een relevante afgeronde hbo- of wo-opleiding, zoals informatiemanagement aangevuld met werkervaring in het vakgebied van informatiehuishouding
• je hebt vanzelfsprekend grondige kennis van archiefwet- en regelgeving, relevante normen en kaders, evenals de ontwikkelingen op dat terrein
• je bent een onmiskenbare senior: – je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare relevante werkervaring
• je hebt een verbindende stijl van communiceren, gericht op ‘samen’ en minder op ‘zelf’; je beschikt over uitstekende beïnvloedingsvaardigheden en spreekt een taal die collega’s zowel binnen als buiten het vakgebied begrijpen; je kunt onder druk blijven presteren en laat je niet uit het veld slaan door tegenslagen.