Uitvoering aanbestedingstrajecten

Dit ga je doen

De gemeente Maastricht is voornemens om meerdere aanbestedingstrajecten op te starten. De gemeente is op
zoek naar een partij die de volledige begeleiding en uitvoering van de door opdrachtgever geselecteerde
aanbestedingen zelfstandig op zich kan nemen. Het betreft in dezen géén inhuur van tijdelijke arbeidskracht(en),
maar een opdracht aan een partij die de aanbestedingen zelfstandig zal uitvoeren.

De opdracht omvat in totaal tien (10) aanbestedingen. Dit betreffen aanbestedingen die op dit moment nog niet
bekend of concreet te omschrijven zijn. De opdracht richt zich op toekomstige aanbestedingen die naar
verwachting in 2026 en 2027 zullen aanvangen. De aanbestedingen zullen worden uitgevoerd binnen een van de
volgende procedurevormen:
• Europees openbaar;
• Europees niet-openbaar;
• Meervoudig onderhands.

2.1. Gevraagde dienstverlening
De gemeente verstaat onder uitvoering van een aanbestedingstraject minimaal de volgende werkzaamheden:
a) Het organiseren van een kick-off overleg en vervolg overleggen met de projectgroep;
b) Het opstellen van een inkoopstrategie in samenwerking met de projectgroep, welke ter akkoord dient te
worden getekend door de opdrachtgever van de betreffende aanbesteding;
c) Adviseren over de meest passende aanbestedingsprocedure en contractvorm;
d) Opstellen van de aanbestedingsdocumenten in samenwerking met de projectgroep (o.a. leidraad,
overeenkomst, etc.);
e) Documenten worden vóór publicatie/verzending beoordeeld en goedgekeurd door de interne
projectleider/opdrachtgever/budgethouder vanuit de gemeente;
f) Publicatie van de aanbesteding op TenderNed;
g) (Mede)beantwoorden van de nota(‘s) van inlichtingen;
h) Opstellen proces-verbaal van opening;
i) Ontvangen aanmeldingen/ inschrijvingen controleren of deze voldoen aan de gestelde vereisten;
j) Begeleiden van de beoordeling van aanmeldingen/ inschrijvingen en het voorzitten van de consensus
overleggen;
k) Opstellen van het gunningsadvies en de resultaatbrieven, ter goedkeuring voorleggen aan het
beoordelingsteam, ter akkoord laten tekenen door de opdrachtgever en verzenden naar inschrijvers;
l) Begeleiden eventuele bezwaren tijdens bezwaarperiode;
m) Opstellen van de gunningsbrieven en overeenkomst(en), ter akkoord laten tekenen door de opdrachtgever
en verzenden naar de gegunde partij(en);
n) Verzorgen van de gunningspublicatie op TenderNed;
o) Overdracht van het volledige aanbestedingsdossier aan de categoriemanager, conform de eisen zoals
opgenomen in bijlage 1.

2.2. Eisen aan de opdrachtnemer
• De opdrachtnemer is een bedrijf met aantoonbare ervaring in het begeleiden van Europese aanbestedingen;
• De opdrachtnemer werkt zelfstandig, de opdracht kan uitgevoerd worden door verschillende medewerkers
van opdrachtnemer. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor een correcte borging van kwaliteit. 2.3. Randvoorwaarden
• De opdracht betreft géén inhuur van personeel;
• De opdrachtnemer dient te werken volgens de geldende wet- en regelgeving (Aanbestedingswet, Gids
Proportionaliteit, ARW, etc.) en conform het inkoopbeleid van de gemeente Maastricht;
• Op alle opdrachten worden de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Maastricht van toepassing
verklaard, deze algemene inkoopvoorwaarden zijn conform de voorwaarden van de VNG, met uitzondering
van Werken waar de UAV 2012 van kracht zijn;
• Daar waar van toepassing wordt gebruik gemaakt van standaarden vanuit de gemeente, denk hierbij onder
andere aan: standaardverwerkersovereenkomst, procedure klachtenafhandeling en ICT-security eisen;
• De opdrachtnemer dient vertrouwelijk om te gaan met alle informatie en documenten die in het kader van
de opdracht worden verstrekt;
• De gemeente kan vooraf een indicatie van mogelijke trajecten afgeven, aan deze indicatie kunnen echter
geen rechten ontleend worden. Het kan zijn dat trajecten komen te vervallen, worden verplaatst of nieuwe
trajecten worden aangemeld;
• Na aanmelding door de gemeente Maastricht bij opdrachtnemer dient de betreffende aanbesteding binnen
maximaal één (1) week te worden opgestart (middels een kick-off) door opdrachtnemer. Opdrachtnemer
dient zich te conformeren aan de planning van de interne klant;
• De werkzaamheden kunnen deels vanuit een eigen locatie worden opgepakt (via MS-teams overleggen), op
verzoek van de projectgroep dient echter bij overleggen op locatie in Maastricht te worden aangesloten. De
gemeente Maastricht kan vooraf geen indicatie afgeven van gewenste aanwezigheid. Er dient rekening
gehouden te worden met een frequente aanwezigheid op locatie in Maastricht;
• De in deze uitvraag beschreven werkzaamheden geven een indicatie van de aard en omvang van de
opdracht. Deze opsomming is nadrukkelijk niet limitatief. Afhankelijk van de aard en complexiteit van de
afzonderlijke aanbestedingstrajecten en/of beleidsontwikkelingen binnen de gemeente Maastricht, kunnen
aanvullende werkzaamheden worden gevraagd die vooraf niet volledig te specificeren zijn. Van de
opdrachtnemer wordt verwacht dat hij/zij zich hierin flexibel en proactief meebeweegt, binnen redelijke
grenzen in overleg met de Teammanager van team inkoop;
• Indien zich een juridische procedure voordoet in het kader van een aanbestedingsprocedure, en deze
procedure aantoonbaar het gevolg is van een toerekenbare fout, nalatigheid of onzorgvuldigheid van de
opdrachtnemer, behoudt opdrachtgever zich het recht voor om alle hieruit voortvloeiende juridische kosten,
waaronder maar niet beperkt tot advocaatkosten, proceskosten en eventuele boetes of
schadevergoedingen op opdrachtnemer te verhalen. Bij een juridische procedure zal de stadsadvocaat van
de gemeente Maastricht ingeschakeld worden. Opdrachtnemer dient voorafgaand en tijdens de procedure
beschikbaar te zijn inzake de dossierkennis en het beantwoorden van vragen/nadere toelichting en zal zich
hiervoor schikken naar de planning van opdrachtgever;
• Het leveren van input voor en/of op eventuele interne en/of externe memo’s in het kader van de in opdracht
gegeven aanbestedingen maakt onderdeel uit van de scope van de werkzaamheden en kan niet worden
gezien als meerwerk;
• De Europese aanbestedingsprocedures dienen op TenderNed gepubliceerd te worden, opdrachtgever zorgt
voor de koppeling met het organisatieaccount van de gemeente in TenderNed.

Middels inschrijving gaat inschrijver akkoord met alle voorwaarden en eisen zoals opgenomen in onderhavige
uitvraag.

De aanbestedingen mogen door één persoon worden uitgevoerd, maar het is ook mogelijk om de
aanbestedingen binnen de eigen organisatie van opdrachtnemer te verdelen tussen verschillende medewerkers.
Belangrijke voorwaarde hierbij is dat opdrachtnemer verantwoordelijk is voor een correcte borging van de
samenhang tussen de verschillende aanbestedingen indien van toepassing. Ook is één persoon (hierna:
projectleider) eindverantwoordelijk voor de inzet en geleverde kwaliteit. Bij inzet van junioren dient eerst een 4-ogen toets plaats te vinden vanuit de organisatie van opdrachtnemer alvorens de aanbestedingsdocumenten
worden voorgelegd aan de projectgroep vanuit opdrachtgever. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om
tussentijds de kwaliteit van de aanbestedingsdocumenten te toetsen. De teammanager inkoop en/of
categoriemanager kan opdrachtnemer vragen om op regelmatige basis (frequentie nader te bepalen door
opdrachtgever) te rapporteren over de voortgang van de aanbestedingen. Voorafgaand aan publicatie dienen
alle aanbestedingsdocumenten ter controle aan de betreffende categoriemanager te worden toegezonden.
Memo’s ten behoeve van interne besluitvorming welke worden ingediend voor MT- en/of DT-overleggen dienen
tevens voor indiening afgestemd te worden met de betreffende categoriemanager.

Indien de inschrijver voornemens is de opdracht (gedeeltelijk) te laten uitvoeren door een zelfstandige zonder
personeel (zzp’er), behoudt de opdrachtgever zich het recht voor om de feitelijke uitvoering van de
werkzaamheden te toetsen aan de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA). Indien uit deze toets
blijkt dat de wijze van uitvoering niet voldoet aan de criteria voor werken buiten dienstbetrekking, is de
opdrachtgever gerechtigd om van de opdrachtnemer te verlangen dat de uitvoering van de opdracht wordt
aangepast zodat deze wel in overeenstemming is met de Wet DBA. Indien aanpassing niet mogelijk is of
onvoldoende waarborgen biedt, behoudt de opdrachtgever zich het recht voor de overeenkomst geheel of
gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat de opdrachtnemer aanspraak kan maken op enige vorm van
schadevergoeding.

Op bijlage 2 dient inschrijver aan te geven of sprake is van inzet door één persoon of dat de aanbestedingen door
meerdere personen binnen de organisatie worden uitgevoerd.

De projectleider dient te voldoen aan de criteria zoals opgenomen in hoofdstuk 4.