Financieel administratief medewerker

Dit ga je doen

Team
Grondzaken, Vastgoed en Wijken

Opdracht
Als financieel administratief medewerker vastgoed ben je onder andere verantwoordelijk voor een correcte, volledige en actuele vastgoedadministratie en zorg je ervoor dat financiële en contractuele gegevens betrouwbaar zijn en optimaal benut worden. Je bent niet alleen uitvoerend bezig, maar fungeert ook als adviseur voor collega’s binnen het vastgoedbedrijf. Zoals over de exploitatieresultaten, afwijkingen in kosten en begroting, doorbelasting van servicekosten en dergelijken.

Je signaleert afwijkingen en knelpunten, legt verbanden en doet actief voorstellen om processen en systemen te verbeteren. Samen met de portefeuillemanager, assetmanager en coördinator vastgoedbeheer werk je aan een professioneel en toekomstbestendig vastgoedbeheer.

De vastgoedorganisatie is volop in ontwikkeling. De complexiteit van vraagstukken is de afgelopen jaren fors toegenomen en een goed inzicht en overzicht van het gemeentelijk vastgoed is daarbij essentieel. Daarom investeren we in het verbeteren en herinrichten van ons vastgoedinformatiesysteem. Jij speelt hierin een belangrijke rol en bewaakt en verbetert de (financiële) administratie van het vastgoedbedrijf (o.a. door het creëren van overzicht, inzicht en sturingsinformatie).

Vanuit jouw rol, verantwoordelijkheid en integraal overzicht van de gemeentelijke vastgoedportefeuille geef je gevraagd en ongevraagd advies over de uitvoering en verdere optimalisatie hiervan. Je houdt je onder andere bezig met de financiële afhandeling van facturen, het beheren en optimaliseren van het gemeentelijk vastgoedinformatiesysteem en het bijhouden en analyseren van de financiële administratie van gebouwen. Daarnaast stel je huurderscontacten op, bewaak je contracten en administratieve processen rondom de vastgoedportefeuille en signaleer je tijdig bijzonderheden of knelpunten. Je stelt rapportages op door de data uit de vastgoedsystemen te gebruiken en bewaakt (mede) hiermee de meerjarige (onderhouds)planning.

Je werkt hierbij intensief samen met de portefeuillemanager, assetmanager vastgoed en de coördinator vastgoedbeheer. Vanuit jouw rol lever je niet alleen administratieve ondersteuning, maar ook inhoudelijke input en advies, zodat jullie samen zorgen voor een optimaal functionerende vastgoedportefeuille.

Naast je werkzaamheden binnen het vastgoedbedrijf lever je een belangrijke bijdrage aan de (financiële en administratieve) ondersteuning van de gemeentelijke grondverwerver. Je houdt overzichten bij van gemeentelijke gronden (zoals erfpacht, verhuur en bruikleen), verzorgt indexaties en voert mutaties door in de systemen. Ook hier bewaak je de kwaliteit van gegevens en denk je mee over verbeteringen in werkwijze en inrichting.

Jouw taken omvatten dus onder andere:

• Je bent verantwoordelijk voor het beheer en de kwaliteit van de vastgoedadministratie en bewaakt de actualiteit, volledigheid en betrouwbaarheid van gegevens;
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor collega’s bij vragen over vastgoedadministratie, contracten en financiële gegevens;
• Je beheert en monitort huur- en contractgegevens, signaleert risico’s en adviseert over indexaties en contractuele afspraken;
• Je stelt correspondentie en standaardbrieven op (zoals huur- en contract gerelateerde communicatie), verstuurt deze en zorgt voor een juiste vastlegging in het systeem;
• Je verzorgt de debiteurenfacturatie, servicekostenafrekeningen en bewaakt het volledige proces;
• Je beoordeelt, codeert en verwerkt inkomende facturen en bewaakt de voortgang;
• Je levert een bijdrage aan het beheer van vastgoeddossiers en zorgt voor een goede archivering en documentstructuur;
• Je bewaakt de mutaties in de projectadministratie per gebouw, signaleert afwijkingen en draagt zorg voor tijdige afstemming en correcties, zodat de financiële administratie actueel en volledig blijft;
• Je levert een actieve bijdrage aan de P&C cyclus, onder andere door het verzamelen, analyseren en aanleveren van gegevens en rapportages;
• Je plant en coördineert afspraken, inspecties en overleggen, bijvoorbeeld met huurders, collega’s en externe partijen, (en zorgt voor een goede administratieve vastlegging hiervan);
• Je draagt bij aan het beheer en de doorontwikkeling van het vastgoedinformatiesysteem en werkt continu aan verbetering van processen en datakwaliteit;
• Je verzorgt het sleutelbeheer voor de gemeentelijke panden;
• Je verzorgt het administratief beheer van de gemeentelijke grondposities (erfpacht, verhuur, bruikleen), inclusief debiteurenfacturatie, indexaties en mutaties.