Archieftoezicht en Advies Informatiebeheer

Aanleiding en context 

Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) is de archiefdienst van de gemeenten Asten, Bergeijk, Best, Bladel, Cranendonck, Deurne, Eersel, Eindhoven, Geldrop-Mierlo, Heeze-Leende, Helmond, Laarbeek, Nuenen, Oirschot, Reusel-De Mierden, Son en Breugel, Someren, Valkenswaard, Veldhoven en Waalre en van veertien gemeenschappelijke regelingen in Zuidoost-Brabant. Als kennispartner ondersteunen we gemeenten en samenwerkingsverbanden met toezicht en advies op het gebied van de uitvoering van de Archiefwet. Als beheerder bewaren we de opgenomen archieven en collecties volgens de wettelijke normen, waarbij we de toekomstbestendigheid van het gebruik moeten borgen. Als publieke dienst stellen we de archieven beschikbaar voor het brede publiek en erfgoedpartners, met oog voor uitleg, vindbaarheid en regionale betekenis. 

Het RHCe zoekt een opdrachtnemer voor het uitvoeren van archiefinspecties, het opstellen van inspectierapportages en het leveren van specialistische adviezen op het gebied van informatie- en archiefbeheer. 

Doel van de opdracht 

De opdrachtnemer draagt aantoonbaar bij aan de verbetering van de kwaliteit, rechtmatigheid en duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding van deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Dit gebeurt door het uitvoeren van onafhankelijk toezicht, het opleveren van inspectierapportages en adviezen en het stimuleren van opvolging van verbetermaatregelen die bijdragen aan naleving van de Archiefwet en aanverwante regelgeving.  

Kern van de opdracht 

Levert inspecties op die inzicht geven in de kwaliteit en rechtmatigheid van het informatie- en archiefbeheer van deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. De werkzaamheden zijn verdeeld over drie resultaatgebieden.  

Archieftoezicht 

De opdrachtnemer realiseert daarbij: 

• Afgeronde audits volgens de geldende toezichtskaders en interne werkwijzen. 

• Onafhankelijke beoordelingen van de informatiehuishouding op basis van wettelijke vereisten, kwaliteitseisen en normen voor duurzame toegankelijkheid. 

• Inspectierapportages met bevindingen, risico's, conclusies en concrete verbeteradviezen. 

• Inzicht voor deelnemende organisaties in hun mate van naleving van de Archiefwet en de benodigde verbetermaatregelen. 

Advies en ontwikkeling 

De opdrachtnemer realiseert daarbij: 

• Wettelijke adviezen ten aanzien van onder meer overbrenging, vervanging, openbaarheid en archivering. 

• Treedt op als adviseur archief- en informatiebeheer voor deelnemende gemeenten en organisaties.  

• Levert actief een bijdrage aan beleidsontwikkeling binnen het RHCe. 

• Kent ontwikkelingen binnen het vakgebied, wetgeving en gemeentelijke informatiehuishouding en vertaalt deze naar verbeteringen voor de deelnemende organisaties en inrichting van de (zakelijke) dienstverlening bij het RHCe. 

• Heeft nadrukkelijk oog voor het uiteindelijke gebruik en de toegankelijkheid van blijvend te bewaren archieven binnen de gehele informatieketen. 

Relatiebeheer  

De opdrachtnemer realiseert daarbij: 

• Actieve deelname aan relevante overlegstructuren, waaronder het Strategisch Informatie Overleg (SIO) 

• Heldere terugkoppeling over bevindingen, risico's, voortgang en verbetermaatregelen richting betrokken stakeholders. 

• Versterking van de samenwerking tussen RHCe en deelnemende organisaties op het gebied van informatie- en archiefbeheer. 

Resultaten en deliverables 

De opdrachtnemer heeft een sterke focus op realisatie, samenwerking en resultaat en draagt aantoonbaar bij aan de oplevering van: 

Deze resultaten bestaan minimaal uit: 

• 3 afgeronde inspectietrajecten inclusief rapportage, bevindingen, risicoanalyse en verbeteradviezen. 

• 3 vastgelegde opvolgtrajecten waarin de status van de verbetermaatregelen inzichtelijk is gemaakt. 

• 6 gevoerde bestuurlijke of ambtelijke voortgangs- en adviesgesprekken met vastgelegde afspraken en vervolgacties. 

• 50 tot 75 inhoudelijke adviezen die organisaties ondersteunen bij het voldoen aan wet- en regelgeving en de verbetering van hun informatiehuishouding. 

• Aantoonbare signalering van risico's en verbetermogelijkheden binnen de informatiehuishouding van deelnemende organisaties. 

• Een bijdrage aan de verdere professionalisering van de dienstverlening van het RHCe door kennisdeling, beleidsinput en verbetervoorstellen. 

Positionering 

De opdrachtnemer werkt in opdracht van de archivaris/directeur van het RHCe en opereert in samenwerking met gemeenten. De opdrachtnemer werkt zelfstandig en in nauwe afstemming met collega's die zich bezighouden met relatiebeheer, archieftoezicht, advisering en overbrenging.

Vereisten opdrachtnemer 

• Diploma Archivistiek of een vergelijkbare opleiding op het gebied van informatiemanagement. 

• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring op het gebied van informatiebeheer, archieftoezicht  

• Aantoonbare ervaring met advisering binnen de publieke sector. 

• Kennis van de Archiefwet, aanverwante wet- en regelgeving en (digitale) archivering in de praktijk. 

• Kennis van relevante informatiesystemen en technologische ontwikkelingen. 

• Affiniteit met publieke informatievoorziening.