Impactanalyse en Implementatievoorbereiding Archiefwet 2026 RHCe

Aanleiding en context 

Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) is de archiefdienst van de gemeenten Asten, Bergeijk, Best, Bladel, Cranendonck, Deurne, Eersel, Eindhoven, Geldrop-Mierlo, Heeze-Leende, Helmond, Laarbeek, Nuenen, Oirschot, Reusel-De Mierden, Son en Breugel, Someren, Valkenswaard, Veldhoven en Waalre en van veertien gemeenschappelijke regelingen in Zuidoost-Brabant. Als kennispartner ondersteunen we gemeenten en samenwerkingsverbanden met toezicht en advies op het gebied van de uitvoering van de Archiefwet. Als beheerder bewaren we de opgenomen archieven en collecties volgens de wettelijke normen, waarbij we de toekomstbestendigheid van het gebruik moeten borgen. Als publieke dienst stellen we de archieven beschikbaar voor het brede publiek en erfgoedpartners, met oog voor uitleg, vindbaarheid en regionale betekenis. 

Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) bereidt zich samen met de deelnemende gemeenten voor op de implementatie van de Archiefwet 2026. Deze wet heeft belangrijke gevolgen voor de wijze waarop overheden informatie duurzaam toegankelijk maken, beheren en overdragen. Om dit te doen is tijdelijke versterking nodig in de vorm van een projectleider implementatie Archiefwet 2026.  

Doel van de opdracht 

De opdrachtnemer levert een integraal implementatiekader op waarmee het RHCe en de deelnemende gemeenten zicht krijgen op de organisatorische, juridische, procesmatige, financiële en technische gevolgen van de Archiefwet 2026 en op de benodigde maatregelen voor implementatie.  

Kern van de opdracht 

De werkzaamheden zijn verdeeld over vier samenhangende onderdelen. Afhankelijk van planning en prioriteiten kan het zwaartepunt gedurende de opdracht verschuiven. 

Impactanalyse en implementatie-inzicht 

De opdrachtnemer realiseert: 

• Een integrale impactanalyse van de Archiefwet 2026 voor het RHCe. 

• Een analyse van de gevolgen voor processen, informatiebeheer, dienstverlening en ICT. 

• Een overzicht van organisatorische, juridische en financiële consequenties. 

• Een gedragen beeld van de implementatieopgave op basis van input van relevante stakeholders 

Implementatieroadmap en uitvoeringskader 

De opdrachtnemer realiseert: 

• Een bestuurlijk en organisatorisch gedragen implementatieroadmap richting inwerkingtreding van de Archiefwet 2026. 

• Een voorstel voor fasering, prioritering en besluitvorming. 

• Een vertaling van wettelijke vereisten naar concrete implementatiemaatregelen. 

• Een uitvoerbaar plan van aanpak voor vervolgstappen binnen RHCe en deelnemende gemeenten  

Advies en toekomstbestendige inrichting 

De opdrachtnemer realiseert: 

• Strategische adviezen over de gevolgen van de Archiefwet 2026 voor de toekomstige rol en dienstverlening van het RHCe. 

• Adviezen over de ontwikkeling van informatiebeheer, informatievoorziening en duurzame toegankelijkheid. 

• Verbetervoorstellen waarin de implementatie van de Archiefwet wordt verbonden met bredere ontwikkelingen binnen digitale informatievoorziening en ICT. 

Draagvlak en afstemming 

De opdrachtnemer realiseert: 

• Strategische adviezen over de gevolgen van de Archiefwet 2026 voor de toekomstige rol en dienstverlening van het RHCe. 

• Adviezen over de ontwikkeling van informatiebeheer, informatievoorziening en duurzame toegankelijkheid. 

• Verbetervoorstellen waarin de implementatie van de Archiefwet wordt verbonden met bredere ontwikkelingen binnen digitale informatievoorziening en ICT 

Resultaten en deliverables 

De opdrachtnemer levert gedurende de opdrachtperiode aantoonbaar de volgende resultaten op: 

• Een integrale impactanalyse Archiefwet 2026 voor het RHCe inclusief risico's, afhankelijkheden en aandachtspunten. 

• Een implementatieroadmap Archiefwet 2026 met fasering, prioriteiten, mijlpalen en governancevoorstel. 

• Een overzicht van organisatorische, financiële, juridische, procesmatige en ICT-consequenties voor RHCe en deelnemende gemeenten. 

• Een uitvoerbaar plan van aanpak inclusief vervolgstappen, randvoorwaarden, risico's en benodigde besluitvorming. 

• Een adviesdocument over de doorontwikkeling van toezicht en advies, beheer en behoud en regionale informatievoorziening (publieke dienstverlening) in relatie tot de Archiefwet 2026. 

• Verslaglegging en besluitvormingsproducten die bestuurlijke en ambtelijke bespreking van de implementatie ondersteunen. 

• Een eindrapportage waarin conclusies, aanbevelingen en implementatieprioriteiten voor de periode na afloop van de opdracht zijn opgenomen.  

Positionering 

De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig uit en stemt gedurende de opdracht af met de archivaris/directeur en collega’s van het RHCe en relevante stakeholders binnen de deelnemende gemeenten en samenwerkingspartners. 

De opdrachtnemer verstrekt periodiek voortgangsinformatie over de realisatie van de afgesproken resultaten, risico's en aandachtspunten 

Vereisten opdrachtnemer
– HBO+/academisch werk- en denkniveau.
– Aantoonbare ervaring met informatiebeheer, archiefwetgeving of digitale informatievoorziening.
– Ervaring met implementatie- en veranderopgaven binnen de (semi-)publieke sector.
– Ervaring met projectmatig werken binnen een complexe bestuurlijke omgeving.
– Affiniteit met gemeentelijke samenwerking en/of gemeenschappelijke regelingen.