Projectmedewerker sjablonen

Dit ga je doen

Opdrachtomschrijving

1. Brede inventarisatie van de sjablonen

• Organisatiebreed inventariseren en in beeld brengen van de sjablonen die op iedere afdeling gebruikt worden.
• In beeld brengen in welke systemen alle sjablonen zich bevinden zoals bijvoorbeeld de sjablonengenerator Xential, CLO (Centric Leefomgeving) en Suite (voor sociaal domein).

Resultaat:
Samenvattend rapport van de inventarisatie.

2. Opschonen van niet gebruikte / verouderde sjablonen

• Verwijderen van niet-gebruikte (en niet relevante) sjablonen.
• Verwijderen van sjablonen die meerdere keren voorkomen maar in verschillende vormen.
• Overzicht maken met sjablonen die overblijven.

Resultaat:
Opgeschoonde basis als nulmeting en vertrekpunt voor nieuwe sjablooninrichting.

3. Projectmatige aanpak in het herinrichten / maken van sjablonen

• Indelen van de sjablonen op basis van Wet open overheid (Woo) verplichtingen (categorieën etc.) en digitale toegankelijkheidseisen. Hierbij is er ook aandacht voor het gebruik van heldere taal en de Oisterwijkse huisstijl.
• Bepalen van prioriteiten in de te maken/te vernieuwen sjablonen.
• Bepalen wat er eventueel nog nodig is aan (extra) capaciteit, zowel intern als extern.
• Regelmatige afstemming en terugkoppeling met opdrachtgever.

Resultaat:
Planning op basis van prioriteiten en wettelijke vereisten.

4. Uitvoeren van de planning

• Alle stappen van de planning uitvoeren.
• Hierbij is er ook aandacht voor het regelmatig testen van sjablonen die omgezet moeten worden naar pdf's zodat die in andere systemen nog steeds digitaal toegankelijke output  opleveren (bijvoorbeeld zaaksysteem OneGov, raadsinformatiesysteem Notubiz of het Woo platform van eData.

Resultaat:
Een volledige set nieuwe sjablonen voor de hele organisatie die voldoet aan de wettelijke eisen (Woo, digitale toegankelijkheid) en de huisstijlvereisten.

5. Borging van de sjablonen in de gehele organisatie

• Het maken van een werkinstructie voor collega's hoe de sjablonen gebruikt moeten worden. Hierbij is aandacht voor stimuleren van de juiste houding en gedrag zodat voorkomen wordt dat oude documenten keer op keer hergebruikt worden en als sjabloon worden misbruikt.
• Het werken met de sjablonen wordt een onderdeel van de onboarding van nieuwe collega’s.

Resultaat:
Voldoende tools om op de juiste en verantwoorde manier met de nieuwe sjablonen te werken.

Wie zoeken wij?

• Ruime ervaring in een soortgelijke rol.
• Opleidingsniveau: HBO
• Kandidaat moet ruime ervaring in een gemeentelijke organisatie hebben.
• De opdracht kan door een zzp-er uitgevoerd worden.

Gesprekken zijn op donderdag 30 juli tussen 9:00 en 11:00 uur.