Kwartiermaker Portfoliomanagement

Dit ga je doen

Opdracht
Context van de opdracht
De gemeente Alphen aan den Rijn heeft een digitaliseringsstrategie vastgesteld die langs een gefaseerde plateauplanning wordt gerealiseerd. In Plateau 1 (2026) ligt de focus op het repareren van het fundament, het inrichten van de governance en het bouwen aan vertrouwen; in Plateau 2 (2027–2028) verschuift de nadruk naar integratie en datagedreven sturing. De regie op de strategie is ondergebracht in het organisatiebrede programma Basis op Orde.

Een kernopgave hierbinnen is het inrichten van portfoliomanagement: van een eenmalige, pragmatische prioritering naar een voorspelbaar, repeterend proces, en uiteindelijk naar volwassen sturing waarbij strategie, portfolio en realisatie met elkaar in verbinding staan. De governance kent een Strategisch bedrijfsvoerings- en dienstverlenings Portfolio dat domein-overstijgende initiatieven met een Bedrijfsvoerings of Dienstverlengings-component bundelt, naast afzonderlijke domeinportfolio’s (Bedrijfsvoering, Fysiek, Sociaal Beleid, Serviceplein en Publiekszaken). De eindplaat wordt nadrukkelijk gefaseerd – per domein – ingevoerd, vanuit de gedachte “denk groot, start klein”.

De kwartiermaker is de kartrekker die deze inrichting opzet, de eerste cycli draait en zorgt dat het werkend en geborgd wordt overgedragen aan de lijn. Het is een tijdelijke rol met een expliciet einddoel: zichzelf overbodig maken doordat het portfolioproces is verankerd in de staande organisatie.

Doel van de rol
Het ontwerpen, implementeren en werkend opleveren van een gefaseerd ingevoerd portfoliomanagementproces over de domeinen heen, zó dat de gemeente aantoonbaar “in control” is op haar digitaliserings- en bedrijfsvoerings en dienstverleningsportfolio, en dat de verantwoordelijkheid voor sturing geleidelijk van programma naar lijn verschuift.

Resultaatgebieden
De kwartiermaker is verantwoordelijk voor het neerzetten van de governance en overlegstructuur (gremia) met de juiste mensen en mandaten aan tafel, inclusief het Strategisch IV-portfolio en de aansluiting op de domeinportfolio’s. Daarbinnen ontwerpt hij of zij samen met de organisatie de werkbare spelregels, templates, afwegingskaders en het voortbrengingsproces, en bewaakt de poortwachtersfunctie op kwaliteit en volledigheid van nieuwe initiatieven.

De kwartiermaker draait als motor de eerste prioriteringscycli, begeleidt de organisatie in de nieuwe manier van werken, adresseert weerstand en coacht betrokkenen in hun nieuwe rol. Daarbij houdt hij of zij overzicht op samenhang en afhankelijkheden tussen projecten, programma’s en domeinen, voorkomt dubbel werk, en zorgt dat besluitvorming kort, scherp en navolgbaar is.

Een afzonderlijk en zwaarwegend resultaatgebied is de gefaseerde uitrol per domein en de geleidelijke overdracht van de sturing naar de lijn – naar directeuren, sectormanagers en teammanagers – met een heldere borging van rollen (onder meer via een RASCI-matrix) en een afbouwpad voor de programmatische inzet.

Wat de kandidaat meebrengt
Doorslaggevend is aantoonbare ervaring met het daadwerkelijk inrichten van portfoliomanagement binnen overheidsland, bij voorkeur in een gemeentelijke context, en uitdrukkelijk over meerdere domeinen heen (fysiek, sociaal, dienstverlening, bedrijfsvoering). De kandidaat kent de eigenheid van een gemeentelijke organisatie: meerdere portefeuilles, politiek-bestuurlijke dynamiek, verschillende verandervoorkeuren per domein en de spanning tussen een methodische aanpak en een doorgaans op belangen en invloed gerichte organisatietop.

De kandidaat redeneert niet uitsluitend vanuit theoretische kaders, maar weet die te vertalen naar de praktische, werkbare invulling die past bij déze organisatie en haar volwassenheidsniveau – pragmatisch, met oog voor wat aansluit en beklijft. De kwartiermaker heeft een kritische rol in het organiseren van de randvoorwaarden om portfolio management te kunnen borgen binnen Alphen aan den Rijn.

Hij of zij kan schakelen tussen niveaus: acteren op directieniveau (richting, kaders, mandaat) en tegelijk op sector- en domein-/teammanagementniveau (vraagarticulatie, prioritering, uitvoering), en de vertaalslag daartussen maken.

Qua persoonlijkheid is de kandidaat duidelijk én flexibel: helder in het benoemen van keuzes en het bewaken van afspraken, maar wendbaar in aanpak en tempo per domein. De kandidaat staat boven de materie, behoudt het overzicht en wordt door de organisatie gezien als een onafhankelijke, betrouwbare trusted advisor op het gebied van portfoliomanagement – iemand die op proces verbindt, draagvlak creëert over alle lagen heen en niet op inhoud concurreert.