Projectleider integratie financiele administraties en financiele systemen

Dit ga je doen

Opdracht
Vanaf 1 januari 2026 zijn we al één ambtelijke organisatie. Dat betekent in 2026 vanuit een ambtelijke organisatie werken voor twee gemeenten en de bestuurlijke samenvoeging per 1 januari 2027 voorbereiden. Er wordt hard gewerkt om de ambtelijke samenvoeging te realiseren. Dat betekent ook in de komende maanden de samenvoeging/integratie van twee financiële administraties en twee financiële systemen tot één. De planning is dat de integratie medio november 2026 zover gereed is dat voorbereidende werkzaamheden voor 2027 vanaf dat moment kunnen plaatsvinden. De daadwerkelijke afronding van het project zal in het 2e kwartaal 2027 plaatsvinden.

Als projectleider Integratie financiële administraties werk je onder het gezamenlijk (ambtelijk) opdrachtgeverschap van de teamleider Financiën en de teamleider Control. Je stuurt een aantal deelprojecten aan, zowel op het financieel inhoudelijke vlak van de integratie van twee financiële administraties als ook op het ICT vlak vanwege de samenvoeging tot één financieel systeem. Binnen de deelprojecten wordt nauw samengewerkt met o.m. de teams uit de lijn op het gebied van Financiën en Control. Daarnaast is deze integratie ook een belangrijke basis voor het opstellen van de geconsolideerde Programmabegroting 2027. Je hebt daarom intensieve afstemming met o.a. de coördinator van de Programmabegroting 2027.

Je bent verantwoordelijk voor onder meer:

• Opstellen en bewaken van het projectplan Integratie financiële administraties en financiële systemen;
• Je werkt de inrichting van het project naar deelprojecten uit. Er wordt nu gedacht aan de volgende verdeling:
  • Balans/investeringen;
  • Budget verdeling – exploitatie, formatie en budgetten;
  • Fiscaal, algemeen;
  • Processen, juridisch, communicatie;
  • Inrichting financieel systeem;
  • Koppeling met andere applicaties.
• Aansturen van de verschillende deelprojecten om te komen tot realisatie van de integratie per medio november. Er zijn vanuit de inhoud deel projectleiders.
• Als projectleider ben je ook in staat om inhoudelijk te sturen en mede richting te geven op de verschillende deelprojecten;
• Verbinding in de organisatie met de verschillende lijnteams;
• Borgen van het project en de eventuele vervolg werkzaamheden
• Adviseur, aanspreekpunt en realiseren werkzaamheden rondom verschillende zich voordoende discussiepunten en voor de bestuurlijke advisering, waaronder de samenhang met de totstandkoming Programmabegroting 2027.

De opdracht bestaat uit

• Harmonisatie financieel administratieve inrichting zoals rekeningstelsel, verdeling, samenvoegen budgetten (exploitatie / formatie), investeringen
• ICT (bijvoorbeeld de koppelingen met andere applicaties) en inrichting werkprocessen naar de nieuwe organisatie;
• Inrichting één financieel systeem;Waarborgen wettelijke vereisten, bijvoorbeeld bewaarplicht;
• Fiscale inrichting: BTW, vennootschapsbelasting (waarborgen Horizontaal Toezicht Belastingdienst 2025 en naar de toekomst toe);

• Draagvlak organiseren, informeren, meenemen organisatie werkwijze 2027.

Resultaat

• De benodigde basis voor het opstellen van de programmabegroting 2027, zoals o.a. samenvoeging budgetten, investeringen en balans, is uiterlijk half september 2026 gereed.
• Medio november 2026 is de integratie van beide financiele administraties en de integratie van het financieel systeem zover afgerond dat de voorbereidende werkzaamheden 2027 voor de samengevoegde gemeente kunnen plaatsvinden. Uiterlijk medio december kan volledig gewerkt worden met de samengevoegde financiele administratie en is het financieel systeem volledig ingericht.  
• Borging conform bewaarplicht van de financiele administratie Wijdemeren is eind 2026 ingeregeld.   
• Eind 2026 is een overzicht gemaakt wat er in het 1e kwartaal 2027 nog gedaan moet worden en vindt overdracht plaats naar de teams Financien en Control.
• Gedurende de integratie en implementatie van dit project  heeft merkbaar de verbinding en samenwerking met relevante onderdelen van de organsiatie plaatsgevonden. 

Randvoorwaarden

• De projectleider werkt zelfstandig, stemt indien nodig af met betrokkenen binnen het team/ opdrachtgever, en levert het eindproduct op zonder hiërarchische aansturing of zonder afhankelijkheid van het team.
• Vrijheid in de werkvorm, locatie en planning, mits het eindresultaat conform opdracht en tijdig wordt opgeleverd.
• De projectleider is niet ingebed in de lijnorganisatie en vervangt geen medewerker. De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd, waarbij de opdrachtgever enkel het eindresultaat toetst. Er vindt geen aansturing plaats op het proces, maar uitsluitend toetsing op de afgesproken resultaten.De opdrachtnemer bewaakt en organiseert zelf zijn/haar inzet, middelen en planning.