Senior Programmasecretaris Bestaanszekerheid

Dit ga je doen

Als Senior Programmasecretaris Bestaanszekerheid ben je de organisatorische en PMO-spil
binnen het programma Bestaanszekerheid. Je ondersteunt de programmaregisseur bij de
dagelijkse programmabeheersing, prioritering, voorbereiding van besluitvorming en het bewaken
van samenhang tussen de verschillende projecten en actielijnen. Je zorgt vooral dat planning,
afspraken, acties, besluiten, documentstromen en projectinterne inhuurprocessen goed
georganiseerd en opvolgbaar zijn, en dat voortgangs- en capaciteitsinformatie wordt geanalyseerd
en geduid ten behoeve van sturing en besluitvorming.
De rol is nadrukkelijk zwaarder dan een generieke PMO-rol, maar neemt geen financiële
projectcontrol en geen programmabrede communicatie-, marketing- of eventcoördinatie over. De
zwaarte zit in het inrichten en bewaken van de PMO-werkwijze, het coördineren van het
programmasecretariaat, het ondersteunen van projectleiders bij procesmatige projectbeheersing,
het analyseren van voortgangs- en capaciteitsinformatie en het adviseren over prioritering en
procesverbetering, het rolvast samenwerken met de facilitaire projectlijn, het coördineren van de
projectgebonden communicatie en bijeenkomsten binnen Keten Derdenbeslag / BBIB en het
organiseren van projectinterne HR- en inhuurprocessen.
Je valt rechtstreeks onder de programmaregisseur en fungeert als diens rechterhand: je houdt
overzicht, brengt structuur aan, signaleert knelpunten, bereidt besluitvorming voor en zorgt dat
afspraken, acties en besluiten opvolging krijgen. Voor de dagelijkse coördinerende afstemming op
PMO en de aansluiting op communicatie, marketing en events werk je samen met de facilitair
projectleider Bestaanszekerheid, die deze samenhang organiseert. De opdrachtprioriteiten,
escalaties en beoordeling van resultaten lopen rechtstreeks via de programmaregisseur.
Specifiek voor het project Keten Derdenbeslag / BBIB vervul je de PMO-rol binnen het project, in
afstemming met de projectleider, de facilitair projectleider Bestaanszekerheid, projectcontrol en de
programmaregisseur. Je ondersteunt de operationele projectbeheersing en bewaakt de
overlegstructuur, planning, acties, besluiten, documentstromen, voortgangsafspraken,
stakeholderbijeenkomsten en escalatiepunten. Daarnaast vervul je binnen dit project een
coördinerende rol in de projectgebonden communicatie en stakeholderbenadering: je organiseert en
bereidt leveranciersbijeenkomsten, ketenoverleggen en personeelsbijeenkomsten voor, stelt met
communicatieadviseurs een communicatie- en bijeenkomstenkalender op en schrijft mee aan
nieuwsbrieven, webteksten, uitnodigingen en terugkoppelingen. Deze coördinatie is uitdrukkelijk
projectgebonden: de programmabrede communicatie-, marketing- en eventcoördinatie binnen

Vereniging van Nederlandse Gemeenten 4/11
Bestaanszekerheid blijft belegd bij de facilitair projectleider Bestaanszekerheid en communicatie, met
wie je hierop nauw afstemt.
Je coördineert het programmasecretariaat en zorgt voor een eenduidige werkwijze rond planning,
voortgangsbewaking, capaciteits- en inzetoverzichten, actie- en besluitenlijsten,
documentstructuur en procesmatige voorbereiding van stukken. Dit doe je in nauwe afstemming
met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid voor de dagelijkse PMO-samenhang en met
projectcontrol waar financiële onderdelen aan de orde zijn.
Daarnaast voer je projectinterne HR- en inhuurcoördinerende werkzaamheden uit. Daarbij gaat
het onder meer om het voorbereiden en afstemmen van inhuurprofielen, het opvragen en
beoordelen van offertes op volledigheid, afstemming met inkoop en het projectenbureau, het
bewaken van contracttermijnen, onboarding en offboarding van tijdelijke krachten, en het
bijhouden van het capaciteits- en bezettingsoverzicht binnen het programma.
Formele HR-besluiten, werkgeversverantwoordelijkheden, personele beoordelingen en
verzuimbegeleiding blijven belegd bij de daarvoor verantwoordelijke lijnorganisatie of werkgever.
De rol van de Senior Programmasecretaris Bestaanszekerheid is projectintern, coördinerend,
voorbereidend, analyserend, adviserend en signalerend.
De opdracht vraagt om iemand die structuur kan brengen in een dynamische
programmaomgeving, bestuurlijk en organisatorisch sensitief is, vertrouwelijk kan omgaan met
personele, contractuele en programma-informatie en praktisch organiseert wat nodig is om het
programma goed te laten functioneren.

Kern van de rol
Senior PMO- en programmasecretariaatsrol als rechterhand van de programmaregisseur, met
focus op planning, voortgang, proceskwaliteit, bemensing, acties, besluiten, afhankelijkheden,
analyse van voortgangsinformatie en overdraagbare dossiervorming. De rol valt rechtstreeks
onder de programmaregisseur. Voor de dagelijkse PMO-samenhang en de aansluiting op
communicatie, marketing en events werkt de rol in coördinerende afstemming met de facilitair
projectleider Bestaanszekerheid. Specifiek voor Keten Derdenbeslag / BBIB is de kandidaat
PMO-aanspreekpunt voor planning, overlegstructuur, acties, besluiten, documentstromen,
stakeholderbijeenkomsten en escalatiepunten, en coördineert de kandidaat de projectgebonden
communicatie en bijeenkomsten (leveranciers-, keten- en personeelsbijeenkomsten). Financiële
control en begrotingsbewaking en de programmabrede communicatie-, marketing- en
eventcoördinatie worden niet door deze rol overgenomen; financiële raakvlakken worden in
samenspraak met projectcontrol opgepakt en de programmabrede communicatiesamenhang
blijft belegd bij de facilitair projectleider Bestaanszekerheid.

• Opzetten, verbeteren en borgen van het programmasecretariaat binnen Bestaanszekerheid,
  rechtstreeks werkend onder de programmaregisseur.
• Inrichten, beheren en doorontwikkelen van de PMO-functie, zodat het programma beheersbaar is
• p planning, voortgang, proceskwaliteit, bemensing, acties, besluiten, risico’s, afhankelijkheden
  en overdraagbare dossiervorming, met financiële afstemming in samenspraak met projectcontrol.
• Werken binnen de coördinerende lijn van de facilitair projectleider Bestaanszekerheid voor de
  dagelijkse PMO-samenhang en de aansluiting op communicatie, marketing en events, terwijl
• pdrachtprioriteiten en escalaties rechtstreeks met de programmaregisseur worden afgestemd.

  Vereniging van Nederlandse Gemeenten 5/11

• Opstellen, implementeren en bewaken van een praktisch handboek PMO /
  programmasecretariaat, inclusief afspraken over planning, voortgangsbewaking, actie- en
  besluitenlijsten, rapportageproces, documentstructuur, communicatieafstemming en escalatie.
• Functioneel coördineren van de werkwijze van het programmasecretariaat en de
  projectondersteuning binnen Bestaanszekerheid, in rolvaste afstemming met de facilitair
  projectleider Bestaanszekerheid.
• Fungeren als organisatorische rechterhand van de programmaregisseur: voorbereiden van
• verleggen, bewaken van prioriteiten, signaleren van knelpunten, voorbereiden van
  besluitvorming en bewaken van opvolging.
• Opzetten en onderhouden van integrale voortgangsoverzichten, inclusief planning, mijlpalen,
  acties, besluiten, risico’s, afhankelijkheden en capaciteit; financiële signalen worden in
  samenspraak met projectcontrol en programmaregisseur opgepakt en niet zelfstandig financieel
  beoordeeld.
• Verzamelen, toetsen, ordenen, analyseren en duiden van gegevens voor voortgangsoverzichten,
  beslisnotities en rapportageprocessen; bewaken van juistheid, volledigheid, consistentie en
• pvolgbaarheid, en vertalen van bevindingen naar concrete verbetervoorstellen. Financiële
  managementinformatie en sturingsinformatie vallen buiten deze rol en worden waar nodig in
  samenspraak met projectcontrol betrokken.
• Procesmatig voorbereiden en coördineren van MT-stukken, opdrachtgeverstukken,
  voortgangsnotities en interne beslisnotities, in nauwe afstemming met projectleiders, strategisch
  adviseurs en projectcontrol waar financiële onderdelen aan de orde zijn.
• Voorbereiden en actualiseren van capaciteits-, contract- en inzetoverzichten voor het
  programma, in afstemming met programmaregisseur, projectleiders, HR, inkoop en
  projectenbureau; waar financiële of begrotingsinformatie raakt aan deze overzichten gebeurt dit
  in samenspraak met projectcontrol.
• Beheren van relevante administraties, databestanden, capaciteits- en contractoverzichten en
  zorgen dat deze actueel, toegankelijk en overdraagbaar zijn.
• Inrichten en beheren van een overzichtelijke document-, mappen- en
  besluitvormingsstructuur.
• Vastleggen, analyseren en verbeteren van processen rond voortgangsbewaking,
  rapportagevoorbereiding, besluitvorming, dossiervorming en overdraagbaarheid.
• Afstemmen met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid over raakvlakken tussen PMO en
  communicatie-, marketing- en eventactiviteiten; de inhoudelijke coördinatie van communicatie,
  marketing en events ligt bij de facilitair projectleider Bestaanszekerheid en communicatie.
  PMO-rol Keten Derdenbeslag / BBIB
• Optreden als PMO-aanspreekpunt voor het project Keten Derdenbeslag / BBIB: beheren van
  projectkalender, overlegstructuur, actie- en besluitenlijsten, documentstromen,
  voortgangsafspraken, stakeholderbijeenkomsten en escalatiepunten.
• Ondersteunen van de projectleider Keten Derdenbeslag / BBIB bij de operationele
  projectbeheersing en afstemming met ketenpartners, IV/ICT, implementatie, projectcontrol, de
  facilitair projectleider Bestaanszekerheid en de programmaregisseur, zonder inhoudelijke
  projectverantwoordelijkheid, programmabrede communicatiecoördinatie of financiële control
• ver te nemen, echter wel ondersteunend hierop; de projectgebonden communicatie en
  bijeenkomsten binnen dit project coördineer je wél.
• Organiseren en inhoudelijk voorbereiden van projectgebonden leveranciersbijeenkomsten,
  ketenoverleggen, personeelsbijeenkomsten en projectleidersoverleggen binnen Keten

  Vereniging van Nederlandse Gemeenten 6/11
  Derdenbeslag / BBIB, inclusief agendaopbouw, stukkenvoorbereiding, verslaglegging en

• pvolging van acties en besluiten.
• Opstellen en bewaken van een projectgebonden communicatie- en bijeenkomstenkalender
  voor Keten Derdenbeslag / BBIB en meeschrijven aan of redigeren van nieuwsbrieven,
  webteksten, uitnodigingen en terugkoppelingen, in nauwe samenwerking met
  communicatieadviseurs en in afstemming met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid; de
  programmabrede communicatiecoördinatie blijft daar belegd.
• Analyseren van voortgangsrapportages, capaciteitsinformatie, knelpunten en afhankelijkheden
  binnen Keten Derdenbeslag / BBIB en op basis daarvan adviseren over aanpak, prioritering
  en procesverbeteringen.
• Signaleren van knelpunten in planning, capaciteit, proceskwaliteit, besluitvorming of
  samenwerking en doen van verbetervoorstellen, inclusief onderzoek naar passende
• plossingsrichtingen. Eventuele financiële signalen worden doorgeleid naar
  programmaregisseur en projectcontrol.
• Ondersteunen van projectinterne HR- en inhuurprocessen, waaronder capaciteitsplanning,
• nboarding en offboarding, contracttermijnen, offerte-uitvragen, afstemming met inkoop, HR
  en projectenbureau, en het opstellen of aanscherpen van inhuurprofielen.
• Bewaken dat inhuurprofielen en offerte-uitvragen inhoudelijk scherp, consistent en passend
  zijn bij de geldende inkoop- en DBA-kaders.
• Optreden als eerste aanspreekpunt voor de PMO-werkwijze richting projectleiders,
  projectondersteuners en ondersteunende diensten, in afstemming met de facilitair
  projectleider Bestaanszekerheid en zonder formele lijnverantwoordelijkheid over te nemen.
• Bijdragen aan een goede samenwerking met opdrachtgevers, interne stakeholders,
  projectleiders, strategisch adviseurs, ondersteunende diensten en externe partners.
• Bewaken dat werkprocessen uitvoerbaar, transparant en overdraagbaar zijn en aansluiten bij
  interne kaders, waaronder inkoop-, HR-, privacy-, informatiebeveiligings- en
  verantwoordingsprocessen.