Projectleider Facilitair (overname beheer Rijnsberg)

Dit ga je doen

We zijn omgevingsbewust en ondernemend
‘Naar een omgevingsbewuste ondernemende organisatie!’ is onze organisatievisie. Omdat we willen dat onze gesprekspartner zich gehoord voelt en indien mogelijk tevreden wordt gesteld.

Dit betekent dat we als organisatie…
In staat willen zijn optimaal mee te bewegen met wat de maatschappij en de inwoner van Heerde van ons vraagt of nodig heeft. Daarbij komt de beweging uit de medewerker zelf. De verantwoordelijkheid ligt laag. Taakvolwassenheid en eigenaarschap is het uitgangspunt.

In een kleine, digitaal werkende en efficiënt ingerichte organisatie als de gemeente Heerde is namelijk elke rol, elke medewerker, van toegevoegde waarde. Geen enkele taak kan achterwege blijven. De medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal van onze organisatie. Optimaal functioneren, inspiratie, persoonlijke ontwikkeling, goede begeleiding, helder opdrachtgeverschap en dus professionele aansturing zijn geen luxe, maar noodzaak.

We gebruiken een aantal werklocaties in de gemeente Heerde
De meeste collega’s werken in een ‘’hybride’ vorm thuis en op het gemeentekantoor.

De uitvoering van het sociaal domein gebeurt op de locatie van Stip (Steun- en informatiepunt). Onze buitendienst werkt vanaf de gemeentewerf en in het Raadhuis zitten het college van burgemeester en wethouders, de griffie en het bestuurssecretariaat. Daar worden ook de commissie- en raadsvergaderingen gehouden.

Opdracht
In de komende periode moet de overname van het beheer van de Brede School Rhijnsberg worden voorbereid en per 1 januari 2027 zijn overgenomen.  Als projectleider zorg jij dat de overname van het beheer met al haar aspecten soepel en succesvol verloopt, qua proces, zowel inhoudelijk als communicatief met alle betrokkenen. De vorm van beheer is in lijn met vergelijkbare beheersituaties binnen de gemeente en is gebaseerd op het accommodatiebeleid.

Om te komen tot een beheerconstructie moeten diverse taken worden opgepakt, waaronder:

Gebouwbeheer:
Inventarisatie en overname en actualisatie van (onderhouds)contracten, inclusief onderaannemers zoals schoonmaakdiensten. Doel is de dienstverlening zo in te richten dat hiermee alle gebouwvereisten en noodzakelijk dienstverlening zijn geregeld, in lijn met de visie en beleid van de gemeente.

Financieel beheer
Financiële en administratieve overnemen. Kennis MI vergoedingen, onderwijsvastgoed en regels is een pre. Opzetten van de financiële inrichting en opzetten van methodiek van kosten en calculaties en eindafrekeningen als ook servicelasten afrekeningen.

In de steigers zetten van een passende beheer constructie in nauwe samenwerking met de facilitair regisseur en met de samenwerkende partijen, bijvoorbeeld door het maken en vastleggen van afspraken:

o   Demarcatie afspraken;

o   Afspraken huurders;

o   Afspraken gebouw- en dagelijks beheer (ook financieel);

o   Gebruikersoverleg starten;

o   Huurovereenkomsten en servicelasten afrekeningen.

 Als projectleider stel je notities op, zorg je voor afstemming met interne en externe belanghebbenden en bereid je indien nodig besluitvorming voor.

Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor alle betrokkenen gedurende deze overname, denk aan gebruikers en scholen binnen de Brede School op het gebied van facilitair beleid en onderhoud je deze relaties. Dit doe je mede door het organiseren en voorzitten van gebruikersoverleggen.

Je bent een gedreven professionele projectleider die voortdurend kijkt naar de verbetering en optimalisatie van de facilitaire diensten. Je bent in staat de regie te houden en de voortgang te bewaken.

Je werkt hierbij nauw samen met andere adviseurs, onze facilitair regisseur, facilitair beheerder, juristen en contractmanagers. Je hebt ervaring met het opzetten en uitvoeren van projecten en contractbeheer, waaronder budgetsturing.