Contractbeheerder

Dit ga je doen

Team Inkoop is bezig met de verdere professionalisering van contractbeheer en
contractmanagement. Een actuele, volledige en betrouwbare contract- en
leveranciersadministratie is daarbij essentieel. Dit belang neemt verder toe door
veranderende wet- en regelgeving, waaronder ontwikkelingen rondom de Wet
toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (WTTA) en andere relevante
verplichtingen op het gebied van leveranciers-, contract- en inhuuradministratie.

Per 1 januari 2025 heeft een samenvoeging van twee inkoopafdelingen
plaatsgevonden. Beide afdelingen werkten tot dat moment met een eigen
administratie, werkwijze en procesinrichting. De organisatie werkt er nu aan om de
processen, systemen en administraties te uniformeren en toekomstbestendig in te
richten.

De opdracht richt zich op het op orde brengen, beheren en structureel verbeteren van
het contractbeheer binnen de inkoopafdeling. De
contractbeheerder/inkoopadministrateur zorgt ervoor dat inkoopcontracten correct,
volledig en tijdig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt. Daarbij is het van belang

dat niet alleen de huidige contractadministratie wordt bijgewerkt, maar ook dat de
werkwijze duurzaam wordt ingericht, zodat de organisatie hier langdurig gebruik van
kan maken. Dit zal gebeuren in een nauwe samenwerking met collega’s van het
support-change team.

Daarnaast wordt op dit moment gewerkt aan de inrichting van Source-to-Contract in
Mercell. De opdrachtnemer heeft de opdracht om actief bij te dragen aan een
inrichting die aansluit bij de toekomstige behoeften van de organisatie. Hierbij gaat
het onder meer om het eenduidig vastleggen van contractinformatie,
leveranciersgegevens, looptijden, verlengingsopties, verantwoordelijke
budgethouders, verplichtingen en relevante signaleringen.

Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het meedenken over de wijze waarop
informatie moet worden vastgelegd in het kader van relevante wet- en regelgeving.
Door de komst van de WTTA moeten leveranciers die arbeidskrachten ter beschikking
stellen periodiek gecontroleerd kunnen worden.

De opdracht vraagt daarmee om een combinatie van uitvoerende
contractbeheerwerkzaamheden, administratieve zorgvuldigheid, procesmatig denken
en het kunnen vertalen van wet- en regelgeving naar een werkbare administratieve
inrichting.

• Het actualiseren, controleren en aanvullen van de bestaande contractadministratie.
• Het juist, volledig en uniform vastleggen van nieuwe inkoopcontracten.
• Het verwerken van wijzigingen in bestaande contracten, zoals verlengingen,
  beëindigingen, contactpersonen, leveranciersgegevens en gewijzigde afspraken.
• Het bewaken van contracttermijnen, verlengingsopties, opzegtermijnen en andere
  relevante actiemomenten.
• Het tijdig signaleren van benodigde acties richting contracteigenaren, budgethouders,
  inkopers en andere betrokken collega’s.
• Het ondersteunen van collega’s en budgethouders bij vragen over contractinformatie en
  de vastlegging daarvan.
• Het opstellen van periodieke rapportages over de status van de contractadministratie,
  lopende contracten, aankomende acties en mogelijke risico’s.
• Het signaleren van onvolledigheden, afwijkingen en verbeterpunten in de
  contractadministratie.
• Het bijdragen aan de verdere inrichting van Source-to-Contract in Mercell.
• Het meedenken over een uniforme werkwijze voor contractbeheer en
  contractmanagement binnen de samengevoegde inkoopafdeling.
• Het uitwerken en vastleggen van een proces voor structureel contractbeheer, zodat
  werkzaamheden overdraagbaar en duurzaam geborgd zijn.
• Het inrichten van een werkwijze voor het vastleggen van informatie die nodig is in het
  kader van relevante wet- en regelgeving.