Managementassistent

Dit ga je doen

Voor gemeente Utrecht is Magnit Global op zoek naar een Managementassistent Werk & Inkomen.

Utrecht heeft jou nodig!

Ben jij een organisatietalent dat blij wordt van structuur aanbrengen, ontzorgen en overzicht creëren? Dan hebben wij een mooie tijdelijke opdracht voor jou. Voor het organisatieonderdeel Werk & Inkomen zoeken wij een ervaren Managementassistent die ervoor zorgt dat managers zich kunnen richten op hun kerntaken, terwijl jij alles achter de schermen soepel laat verlopen.
Je komt terecht in een maatschappelijke organisatie die dagelijks werkt aan het vergroten van de zelfstandigheid van inwoners van Utrecht. Van werk en inkomen tot schuldhulpverlening en participatie: jouw ondersteuning draagt indirect bij aan het welzijn van duizenden inwoners.

Dit is je werk
Als Managementassistent ben jij het aanspreekpunt en de steunpilaar voor twee managers. Je ondersteunt hen op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak en zorgt ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt.
Je beheert complexe agenda’s en mailboxen, organiseert afspraken en bijeenkomsten en zorgt ervoor dat informatie tijdig op de juiste plek beschikbaar is. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling geeft jou energie.

Je belangrijkste verantwoordelijkheden:
• Beheren van complexe agenda’s en mailboxen van managers
• Stellen van prioriteiten en bewaken van de planning
• Organiseren van interne en externe afspraken
• Zorgdragen voor een correcte verwerking van vergaderstukken in IBABS
• Bewaken van de aansluiting tussen Outlook-agenda’s en IBABS
• Uitvoeren van HR-ondersteunende werkzaamheden, zoals:
– plannen van afspraken met de bedrijfsarts;
– ondersteunen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers;
– verwerken van personeelsmutaties.
• Organiseren en ondersteunen van projecten, bijeenkomsten en evenementen
• Vervangen van collega’s binnen het officemanagementsecretariaat bij afwezigheid
• Uitvoeren van uiteenlopende administratieve werkzaamheden, zoals zaalreserveringen, bestellingen en facilitaire ondersteuning

Dit is je werkplek
Je gaat aan de slag binnen het Officemanagementsecretariaat van Werk & Inkomen. Samen met vijf collega’s ondersteun je managers en medewerkers zodat zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren.
Binnen het team heerst een prettige en collegiale sfeer. Er wordt hard gewerkt, maar er is ook ruimte voor humor, samenwerking en het helpen van elkaar.

Jij hebt:
• MBO+ werk- en denkniveau
• Ruime ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe organisatie
• Ervaring met het ondersteunen van managers of directeuren op het gebied van agenda- en mailboxbeheer
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Ervaring met Microsoft Office, met name Outlook en Teams
• Het vermogen om snel nieuwe systemen eigen te maken
• Ervaring met systemen zoals SAP, Ubeeo of IBABS is een pré

Jij bent:
• Proactief en ziet werk liggen voordat erom gevraagd wordt
• Organisatorisch sterk en houdt moeiteloos overzicht
• Communicatief vaardig op verschillende niveaus
• Flexibel en goed in het schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden
• Stressbestendig en accuraat, ook wanneer het druk is
• Dienstverlenend en klantgericht
• Een echte ontzorger die energie krijgt van regelen en organiseren
• Collegiaal en een fijne sparringpartner voor managers en collega's

Goed om te weten:
• Het betreft een tijdelijke opdracht ter vervanging van zwangerschapsverlof voor de duur van 6 maanden.
• Startdatum: 1 september 2026 (liefst eerder indien mogelijk voor overdracht).
• Omvang: 36 uur per week heeft de voorkeur (32 uur is bespreekbaar).
• Woensdag is de enige mogelijke parttime dag.
• Je werkt 2 dagen per week op kantoor, donderdag is een vaste kantoordag. De tweede kantoordag kan in overleg worden bepaald.
• Vrijdag is een reguliere werkdag en kan vanuit huis worden gewerkt.
• Werkdagen zijn: maandag, dinsdag, woensdagochtend, donderdag en vrijdag.
• Gesprekken vinden plaats op 6 augustus, met een mogelijke tweede gespreksdatum op 10 augustus.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina (https://www.werkenbijutrecht.nl/over-ons/diversiteit-en-inclusiviteit/).
————————————————————————————————————————————————————————
Aanvullende informatie:
Het is niet toegestaan kandidaten voor te stellen als de kandidaat in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest. Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest.

• Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands.
• Screening dient afgerond te zijn voordat een kandidaat mag starten.
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao. De aanvraag is ingedeeld in schaal 12 (CAO Gemeenten).
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening inclusief de VOG.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke recruiter.
• Bij voldoende aanmeldingen kan de aanvraag eerder gesloten worden.