Senior adviseur administratieve organisatie.

Dit ga je doen

Wat ga je doen?

• Voeren van input- en verdiepingsgesprekken met inhoudelijke experts en (gedelegeerde) proceseigenaren.
• Proactief signaleren/adviseren over verbeteringen, bijdragen aan het draagvlak en benodigde besluitvorming daarvoor.
• Proactief signaleren/escaleren bij de gedelegeerd proceseigenaar en verbindend bespreekbaar maken bij stakeholders van eventuele meningsverschillen of onduidelijkheden over werkinstructies/handleidingen of processen.
• Proactief over oplossingsrichtingen adviseren.
• Zelfstandig opstellen, herschrijven en structureren van werkinstructies/handleidingen zodanig dat ze goed aansluiten op workflows en datastromen in het zaaksysteem en het document management systeem.
• Bijdragen aan een uniforme opzet en vormgeving van alle werkinstructies/handleidingen binnen de organisatie
• Vastleggen van afspraken over beheer, versiebeheer en actualisatie.
• Inrichten en bewaken van het borgingsproces (wie is eigenaar, wanneer wordt geactualiseerd, waar worden instructies beheerd).
• Ondersteunen bij het implementeren en uitdragen van werkinstructies binnen teams.

Achtergrond opdracht:

SodM is sinds vorig jaar druk doende om het informatiebeheer van haar processen projectmatig verder op orde te brengen. Het doel daarvan is om de efficiëntie, kwaliteit en consistentie van haar toezichtsprocessen en advisering verder te verbeteren. Fouten kunnen daardoor worden verminderd, kwaliteit verbeterd, nieuwe toezichthouders/adviseurs worden sneller ingewerkt Een twintigtal primaire processen worden op dit moment in het project SPRINT stapsgewijs geanalyseerd en verbeterd. Dat heeft o.a. tot gevolg dat de afgesproken procesverbeteringen in goede, eenduidige en toegankelijke werkinstructies moeten worden vertaald die op langere termijn beheerd kunnen worden. Vijf VTH-processen zijn ondertussen afgerond en wachten met urgentie op verdere uitwerking in werkinstructies voor de uitvoerende inspecteurs. Het gaat daarbij om actualisering van bestaande- en uitwerken van nieuwe werkinstructies. De overige 15 processen worden stapsgewijs aangepakt en zullen dus volgens die SPRINT-projectplanning worden vrijgegeven voor uitwerking naar werkinstructies. Het is mogelijk dat er gedurende dit hele SPRINT proces even geen uit te werken processen beschikbaar zijn en dat dus de inzet voor de uitwerking van werkinstructies tijdelijk moet worden afgeschaald. Dat vraagt ook flexibiliteit van de kant van de opdrachtnemer in deze.

Wij zoeken daarom tijdelijk voor de periode van minimaal 1 jaar een ervaren , communicatieve en zelfstandige sr medewerker administratieve organisatie die zich richt op het planmatig vastleggen, uniformeren en borgen/beheren van werkinstructies, handleidingen en werkafspraken binnen de organisatie. Waar mogelijk draag je ook bij aan de implementatie ervan. Daarnaast leidt jij als extern ingehuurde kracht een interne collega op die, nadat jij jouw opdracht hebt afgerond, het werk binnen SodM overneemt.