Inhuur Projectleider Digitalisering Postkamer

Dit ga je doen

Achtergrond en aanleiding
De postkamer van Tilburg University staat aan de vooravond van een belangrijke transitie
richting een centrale, digitaal georganiseerde en toekomstbestendige post- en logistieke
organisatie. Het doel is het realiseren van een digitaal gestuurde postkamer met minimale
fysieke handelingen, efficiënte goederenstromen en veilige digitale documentverwerking.
Dit draagt bij aan gestandaardiseerde, duurzame en schaalbare logistieke processen die passen
bij het hybride werken en de ambities van de universiteit.

Opdrachtomschrijving
De projectleider is verantwoordelijk voor de centrale regie en realisatie van deze
digitaliseringsslag. De kern van de opdracht bestaat uit:

4

• Analyseren en aanscherpen van de huidige beschreven processen (‘IST’) en in detail
uitwerken van de knelpunten;
• De beschreven toekomstige (digitale) postkamer (‘SOLL’) aanscherpen en in detail
verder uitwerken;
• Het begeleiden van het selecteren, contracteren en de implementatie van het extern
laten digitaliseren van inkomende post, de koppeling aan het zaaksysteem Djuma en het
borgen van een efficiënt pakket- en logistiek proces in onder andere werkinstructies. Na
een aanbesteding is het DMS-systeem Djuma gekozen. De implementatie moet nog
starten. Afstemming met planning hiervoor van belang;
• Het organiseren van een heldere samenwerking met betrokken afdelingen (F&H, IV/ IT,
project VIA);
• Het borgen van kennisoverdracht en het meenemen van personele aspecten zoals
mogelijke FTE-wijzigingen.
Optioneel
• Indien de lopende aanbesteding voor multifunctionele printers (MFP's) tot gunning leidt,
is optioneel voorzien dat de projectleider (mede) verantwoordelijk wordt voor de
afstemming en/of technische implementatie van de MFP's, gezien de verwachte overlap
in uitvoeringsperiode met de digitalisering van de postkamer.
(Deze eventuele uitbreiding van de opdracht wordt, indien aan de orde, in onderling
overleg vastgelegd via een aanvullende overeenkomst of wijziging van de bestaande
overeenkomst)

Verantwoordelijkheden en taken
• Procesanalyse en -optimalisatie, digitaliseringstrajecten begeleiden;
• Aansturen/ afstemmen van leveranciers, contracten, SLA’s en compliance (privacy,
archiefwet);
• Inrichten van projectstructuur, rapporteren van voortgang, risico’s en beslispunten;
• Opstellen van een Project Initiatie Document met duidelijke scope, planning,
afhankelijkheden en budget;
• Borgen van informatiebeheer en het realiseren van een beheerorganisatie voor de
nieuwe processen;
• Zorgen voor verandering en acceptatie binnen het team met aandacht voor
kennisborging en overdracht;
• Rapporteren aan management en relevante stakeholders.
• Optioneel, indien van toepassing: coördineren en/of technisch begeleiden van de
implementatie van MFP's.

Competenties en vaardigheden
• Sterk in projectmanagement en verandermanagement;
• Analytisch, procesmatig en resultaatgericht;
• Communicatief vaardig op verschillende niveaus (zowel intern als extern);
• Integer en proactief in samenwerking en besluitvorming.