Managementassistent/projectondersteuner – cluster MO

Dit ga je doen

Jouw functie

In deze rol ondersteun je de teammanagers van de afdeling Onderwijs. Je bereidt samen met collega’s relevante afspraken voor, je plant de overleggen en je beheert de agenda van teammanager(s), waarbij je let op relevantie en haalbaarheid. Je houdt je bezig met het organiseren van teamdagen waarbij je de zaken regelt van locatie en faciliteiten tot lunch en andere benodigdheden. Je plant de grotere overleggen voor teamleden met externe partners en faciliteert de catering en de locatie. Daarnaast ben je als ondersteunend projectmedewerker verantwoordelijk voor het op papier zetten en afstemmen van de werkprocessen van het team managementondersteuning van de afdeling. Je beschrijft deze werkprocessen en toetst ze aan de uitvoering. Je doet voorstellen hoe deze documenten te positioneren binnen de informatiestructuur van de afdeling.

Jouw profiel

Jij kan goed organiseren en plannen en je bent gestructureerd en resultaatgericht. Je houdt overzicht. Je kan goed samenwerken, ben communicatief sterk, legt snel contacten, stapt makkelijk in lopende processen, kan je die snel eigen maken. Je durft om hulp te vragen aan collega’s en kan goed voortbouwen op eerdere stukken en werkzaamheden. Tegelijkertijd ben je zelfstandig, bent je in staat zelf voorstellen te doen en ben je pro actief. We vinden het belangrijk dat je affiniteit hebt met het sociaal domein en in het bijzonder met het thema onderwijs en ontwikkelen. Ervaring met het beschrijven, afstemmen en verder uitwerken van werkprocessen is iets waar jij blij van wordt. Is er iets niet afgerond? Dan ben jij die proactieve collega om de komende periode een grote slag te maken. Je zorgt ervoor dat afspraken netjes en optijd worden gemaakt en afgerond. Je bent punctueel en het werken met deadlines schrikt jou dan ook niet af.

Eisen

• Je hebt minimaal een mbo-niveau 4 opleiding afgerond;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring als managementassistent binnen een overheidsorganisatie, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt werkervaring met het beheren en coördineren van de agenda van een afdelingshoofd óf directie-lid, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt werkervaring met deadlines én met bestuurlijke afspraken, opgedaan in de afgelopen 2 jaar.

Wensen

• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met het werken voor teammanagers in een gemeente met meer dan 160.000 inwoners waarbij je afspraken hebt gemaakt met én voor onderwijs-organisaties;
• Je hebt minimaal 3 maanden werkervaring met het beschrijven en vastleggen van werkprocessen binnen een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
• Je hebt minimaal 3 maanden werkervaring met bestellingen via het systeem Oracle;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring binnen het sociaal domein of binnen het onderwijs / opleidingsdomein.

De directie en afdeling

De afdeling onderwijs is onderdeel van de directie Sport, Onderwijs, en Cultuur van de gemeente Rotterdam. Een directie die gedreven wordt door passie en met een hart voor Rotterdam. De directie biedt álle Rotterdammers de mogelijkheden en tools om hun kwaliteiten op verschillende vlakken te ontdekken, te ontwikkelen en in te zetten. Om te leren, te bewegen, uit te blinken, te recreëren, te inspireren, te ervaren, en te ontspannen. Om te léven. Wij geloven dat iedere Rotterdammer eerlijke kansen verdient en zijn ervan overtuigd dat we verschil kunnen maken. Wij geloven dat sport, onderwijs en cultuur van grote maatschappelijke waarde zijn. Sport, onderwijs en cultuur maken Rotterdammers fysiek en mentaal gezonder, weerbaarder, gelukkiger, creatiever, kansrijker, zelfredzamer, gelijker, en socialer. Alles waar we aan werken verrijkt Rotterdam(mers).

De afdeling onderwijs heeft als doel het verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs en bevorderen dat het Rotterdamse onderwijs zijn leerlingen naar de beste kwalificatie brengt. De afdeling bestaat uit 5 teams; het team Jonge Kind&Bedrijfsvoering, het team Primair Onderwijs, het team Voortgezet Onderwijs, het team MBO/HBO/WO&managementondersteuning en het team Onderwijshuisvesting.

Als MA werk je samen in een subteam met vier andere management ondersteuners. Iedere MA is gekoppeld aan één of twee teamleiders. Dit kleine team werkt veel samen en pakt met elkaar de behoeften en vragen van de teamleiders en van de teams op. Je hebt regelmatig een werkoverleg en veel contact via mail, telefoon en op kantoor. Thuiswerken en op kantoor werken wisselt elkaar af. Hier maak je samen afspraken over.

Onze organisatie

Bij Maatschappelijke Ontwikkeling ben je altijd in de benen. Wij zitten nooit stil en

stimuleren Rotterdammers hun talent te ontwikkelen en maatschappelijk actief te zijn.

Daarbij gaan we uit van de kracht van de Rotterdammers, ook als zij niet op eigen benen

kunnen staan. We bieden lichte ondersteuning als de omgeving die niet kan bieden of

intensievere zorg waar dat nodig is. Zo helpen we om stappen vooruit te zetten. Alles

gericht op een grotere zelfredzaamheid en betere gezondheid van Rotterdammers.

Daarnaast doen we meer aan cultuur dan subsidies verstrekken. We willen graag dat

meer publiek gebruik maakt van het culturele aanbod en stimuleren vernieuwende

culturele activiteiten. Kortom, we zetten ons in voor alle Rotterdammers met betrekking

tot welzijn, zorg, onderwijs, sport en cultuur.

Waar wij van zijn

Sport, kunst, muziek, toneel, dans, schrijven, literatuur, theater, musea, onderwijs, wij

zijn ervan! Heb je een steuntje in de rug nodig om bijvoorbeeld in beweging te blijven?

Daar zijn wij ook van. En als het nodig is dat we ons ongevraagd bemoeien met de zorg

voor mensen, dan doen wij dat. Mensen en hun ontwikkeling staat bij ons centraal en dat

kunnen we alleen samen met Rotterdammers doen.

Concreet gaan wij over:

– sport, onderwijs, kunst en cultuur

– de GGD

– veilig opgroeien

– welzijn, zorg en schulden

– ouderen en eenzaamheid

– taal en laaggeletterdheid

De Procedure

Weging

Op basis van de totaalscore op de subgunningscriteria wordt bepaald welke inschrijver de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. De weging van de subgunningscriteria is:

• 30 % prijs
• 70 % kwaliteit

De weging van de afzonderlijke vragen is weergegeven in de vragenlijst.

Verificatiegesprek

De kandidaten die aangeboden zijn in de inschrijvingen die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 3 kandidaten.

Geschatte gespreksduur per gesprek: 30 – 60 minuten

Tijdens het verificatiegesprek wordt geverifieerd of de kandidaat voldoet aan de gestelde competenties, eisen en wensen.

Inschrijvingen

Inschrijver kan 1 kandidaat aanbieden.