Backoffice / Supportmedewerker -Learning & Development (L&D)

Dit ga je doen

Voor Rijkswaterstaat in Utrecht en Capelle aan den IJssel zijn wij op zoek naar een Medior Backoffice / Supportmedewerker Learning & Development (L&D).

De opdracht richt zich op backoffice-, administratieve-, coördinerende- en L&D-ondersteuningswerkzaamheden.

Kantoordagen / Hybride: De kandidaat dient minimaal 2 dagen per week fysiek aanwezig te zijn op locatie. Daarom zijn een rijbewijs B en eigen vervoer vereist. Het exacte hybride werkpatroon is niet verder gespecificeerd.

LET OP: Voorafgaand aan het aanbieden van een kandidaat dienen onderstaande voorwaarden volledig te worden nageleefd. Het niet voldoen aan één of meerdere voorwaarden resulteert in onmiddellijke uitsluiting van deelname aan toekomstige aanvragen van Rijkswaterstaat:
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zsm een geschikte kandidaat aan;
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht. In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld;
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS;
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in. Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld. Deze gegevens worden door de klant ontvangen bij de aanbieding;
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan;
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden; zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken
• het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen;
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden. Mochten er door één partij meerdere kandidaten aangeboden worden, dan zullen wij alle kandidaten moeten afwijzen.
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Voor de bescherming tegen overstromingen beheert en onderhoudt Rijkswaterstaat 200 km aan primaire keringen, 500 km aan regionale keringen en zes stormvloedkeringen. Omdat kennis en vakmanschap hiervoor onmisbaar is, wordt de Waterveiligheidsacademie ingericht. De noodzaak is gebleken dat Rijkswaterstaat een meer adequate aanpak nodig heeft om de (veranderende) kennisbehoefte op het domein van waterveiligheid te faciliteren en structureel te borgen.

Opdrachtomschrijving
Rijkswaterstaat staat voor een opgave rondom Waterveiligheid. De Waterveiligheidsacademie (WVA) wordt momenteel ingericht om voldoende kennis in de organisatie te brengen, kennis te laten stromen en mensen te binden en te boeien.

De WVA omvat meerdere Leerhuizen en is volop in ontwikkeling. De Leerhuizen richten zich op de domein specifieke kennis en expertise binnen hun eigen kennisgebied. De WVA verbindt deze leerhuizen met elkaar en borgt de generieke kennis over waterveiligheid die voor alle domeinen relevant is. Overzicht over de voortgang en samenhang van alle leerhuizen is daarvoor essentieel.

Het team van de WVA bestaat uit een kernteam, onderwijskundigen, OTO-coördinatoren en inhoudsexperts die zich bezighouden met de inhoudelijke ontwikkeling van leertrajecten, communities en leeractiviteiten.

Om dit team te versterken en te ontlasten, zoeken we een medior backoffice medewerker Learning & Development (L&D). Door de backoffice- en coördinatiewerkzaamheden over te nemen, kunnen de onderwijskundigen en anderen zich volledig richten op hun eigen kerntaken. De backoffice medewerker is het organisatorische en administratieve hart van de WVA.
Resultaat opdracht

– De backoffice medewerker L&D ondersteunt het team van de Waterveiligheidsacademie op operationeel en organisatorisch vlak.
– De onderstaande (deel)resultaten en doelstellingen worden (zelfstandig) met het volbrengen van de opdracht behaald.
– Beheren en bijhouden van het LMS en de cursusadministratie, inclusief 1e lijns support aan deelnemers (accounts, toegang, inlogproblemen).
– Organiseren van trainingen: inschrijvingen, uitnodigingen, planningen, support en beheer van de mailbox.
– Verwerken en controleren van deelnemersgegevens.
– Verzorgen van certificering waar van toepassing.
– Beheren, verzamelen en verwerken van evaluaties en rapportages over deelname en voortgang.
– Regelen van logistiek bij fysieke trainingen (ruimtes, materiaal, catering).
– Ondersteunen van trainers en het bredere WVA-team.
– Opstellen en bijwerken van communicatie, waaronder mails en templates.
– Notuleren bij overleggen en verslagen rondsturen.
– Bewaken van deadlines en voortgang van lopende werkzaamheden.
– Bijhouden van eenvoudige budgetoverzichten en verwerken van facturen.
– Optreden als sparringpartner op procesniveau en het doen van voorstellen voor procesverbetering.
– Bijhouden en actualiseren (functioneel borgen) van het kennisraamwerk Waterveiligheid.

Opgemerkt wordt dat het werk bij de WVA dynamisch is: de precieze prioritering van het werk en de bijbehorende resultaten kan worden bijgesteld als de situatie daar om vraagt.

Leiding en toezicht
Deze opdracht vindt plaats binnen de Waterveiligheidsacademie (onderdeel afdeling Waterveiligheid van WVL).

De backoffice medewerker L&D valt onder het kernteam van de WVA en werkt nauw samen met de onderwijskundigen van de WVA, OTO-coördinatoren, trainers, functioneel beheerders, deelnemers en andere betrokken partijen binnen en buiten Rijkswaterstaat.

Meest essentiële competenties
-Jij bent een praktisch ingestelde en proactieve medewerker die het team van de Waterveiligheidsacademie ontlast door de backoffice soepel te laten draaien.
-Je bent betrouwbaar, nauwkeurig en accuraat in je werk, houdt overzicht wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen en stelt prioriteiten zonder dat anderen daar achteraan hoeven.
-Je werkt zelfstandig maar bent ook sterk in samenwerking.
-Je bent servicegericht en communicatief vaardig, zowel schriftelijk als mondeling, en schakelt gemakkelijk met verschillende mensen in de organisatie, van deelnemers en trainers tot teamleden en management.
-Je gaat discreet om met persoonsgegevens en houd je aan de daarvoor geldende afspraken en regelgeving.
-Je bent flexibel, past je makkelijk aan op nieuwe situaties en denkt proactief mee over hoe processen beter of efficiënter kunnen.

Eisen
Eis 1
Kandidaat heeft werkervaring met Excel en Outlook.
Eis 2
Kandidaat heeft werkervaring met digitale samenwerkingstools, zoals SharePoint en Teams.
Eis 3
Kandidaat heeft werkervaring met administratieve processen.
Eis 4
Kandidaat heeft werkervaring met het gelijktijdig uitvoeren van meerdere uiteenlopende taken en projecten.
Eis 5
Kandidaat beschikt over een zeer goed niveau van formeel Nederlands in woord en geschrift.
Eis 6
Kandidaat is bereid om minimaal 2 dagen fysiek op locatie aanwezig te zijn. In bezit van rijbewijs B en beschikking over een auto is daarvoor nodig.

Wensen
Wens 1
Mate van werkervaring met LMS-systemen en met Moodle en/of Class LMS.
Wens 2
Mate van ervaring met werken in of voor een (leer)academie.
Wens 3
Ervaring met samenwerking op verschillende niveaus in de organisatie, o.a. functioneel beheer, projectteams en deelnemers.
Wens 4
Mate van werkervaring binnen (semi)overheidsorganisaties.
Wens 5
Mate van werkervaring waarbij Engels actief is gebruikt, in woord en geschrift.