Projectmanager capaciteitsmanagement

Dit ga je doen

Opdrachtgever

Organisatie en Personeel Rijk (O&P Rijk) is hét expertisecentrum voor personeels- en organisatievraagstukken binnen de Rijksoverheid. Als shared service organisatie (SSO) ondersteunt O&P Rijk ministeries, uitvoeringsorganisaties en rijksmedewerkers met een breed palet aan hr dienstverlening. Van salarisverwerking voor rijksambtenaren tot loopbaanontwikkeling, bedrijfszorg, de Banenafspraak en strategische organisatievraagstukken: alles wordt goed geregeld. O&P Rijk ontzorgt het Rijk en draagt bij aan een wendbare en toekomstbestendige overheid. Home | OP Rijk

Businessunit en afdeling

Organisatie en Personeel Rijk (O&P Rijk) bevindt zich in een transitie waarin grip op de projectenportefeuille essentieel is. Binnen de afdeling Portfolio & Realisatie (P&R) wordt het overzicht bijgehouden over alle lopende projecten binnen O&P Rijk. Op dit moment vindt er nog geen structureel capaciteitsmanagement plaats. Hierdoor is er onvoldoende zicht op de match tussen de vraag vanuit projecten en de daadwerkelijke beschikbaarheid van experts en teams. O&P Rijk wil hier verandering in brengen en zoekt een ervaren projectmanager om dit fundament te leggen.

Project / Doel

Het hoofddoel is het functioneel ontwerpen, inrichten en implementeren van capaciteitsmanagement voor de lopende projectenportefeuille binnen O&P Rijk, bij voorkeur gefaciliteerd in de tool Fortes Change Cloud (FCC). Door het juist inrichten van het capaciteitsmanagement is de organisatie in staat om de juiste afwegingen te maken ten aanzien van het doorgang geven van projecten en het plannen van projecten.

Doelstellingen:

• Korte termijn: Inzichtelijk kunnen maken of de gevraagde capaciteit vanuit de lopende projecten matcht met de beschikbare capaciteit van experts en teams
• Lange termijn: Het creëren van een prognose- en planningsmethode om bottlenecks (overvraging van teams/experts) vroegtijdig te signaleren, zodat er proactief gestuurd en geschoven kan worden in de projectenplanning.

Opdrachtomschrijving

De scope van de uitgevraagde opdracht omvat in eerste instantie het functioneel inrichten van het capaciteitsmanagement voor de projectenportefeuille zoals deze nu bij de afdeling P&R bekend is. De inrichting moet ook passend zijn voor de gehele organisatie, zodat op termijn ook lijnbeheer en veranderopgaven binnen het capaciteitsmanagement kunnen worden opgenomen. Het is aan de projectmanager om hiervoor een werkbare aanpak uit te werken, deze te vertalen naar de functionele inrichting van Fortes Change Cloud (FCC) en de implementatie binnen de organisatie te begeleiden.

Van de projectmanager wordt verwacht dat zij/hij de volgende resultaten oplevert:

Kaders en randvoorwaarden

• Opstellen van een helder plan voor capaciteitsmanagement (toegevoegde waarde, wat gebeurt wanneer, wie moet wat doen, randvoorwaarden en kaders).
• Definiëren van de benodigde rollen en verantwoordelijkheden (bijv. portfoliomanager, resource-eigenaar, projectmanager en boardleden).

Functionele inrichting in Fortes Change Cloud (FCC) of een ander dashboard met sturingsinformatie

• Vertalen van het proces naar een praktische functionele inrichting in FCC.
• Zorgen voor een eenduidige data-invoer (standaardisatie van rollen, skills en urenregistratie/-planning).

Organisatie-adoptie en cultuur

• Begeleiden en trainen van teams en projectmanagers in de nieuwe werkwijze.
• Creëren van draagvlak en het meenemen van de organisatie in het belang van betrouwbare capaciteitsplanning.

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden

• WO opleiding
• Aantoonbare ervaring met het vanaf de grond opbouwen van capaciteitsmanagement binnen de (Rijks)overheid of een complexe projectenorganisatie (1000>).
• Ervaring met of diepgaande kennis van Fortes Change Cloud (FCC) is een sterke pré.
• Bekend met IPMA, Prince2 en Agile
• Bekend met presentatie en analyse tools
• Sterke communicatieve vaardigheden; in staat om weerstand om te buigen naar medewerking en management en werkvloer met elkaar te verbinden.
• Fulltime beschikbaar en minimaal 2 dagen per week aanwezig op kantoor.
• Communicatief zeer vaardig en Nederlandstalig.