Projectsecretaris financiële analyse – cluster MO

Dit ga je doen

Jouw functie

Het tijdelijke project richt zich op de financiële analyse van uitgaven binnen de Jeugdwet, met als doel meer inzicht en grip te krijgen op kosten, ontwikkelingen en sturingsinformatie.

Als projectsecretaris ondersteun je de projectleider en het projectteam bij de organisatie, voortgang en vastlegging van het project. Je zorgt voor structuur, overzicht en zorgvuldige documentatie, zodat besluitvorming op ambtelijk en bestuurlijk niveau goed wordt ondersteund.

Werkzaamheden

• Ondersteunen van de projectleider bij de uitvoering van het project financiële analyse Jeugdwet
• Voorbereiden, plannen en notuleren van project-, werkgroep- en stuurgroepoverleggen
• Vastleggen en bewaken van acties, besluiten en deadlines
• Inrichten en bijhouden van de projectadministratie en documentstructuur
• Ondersteunen bij het opstellen van voortgangsrapportages, memo’s en bestuurlijke stukken
• Bewaken van samenhang tussen planning, inhoud en besluitvorming
• Afstemmen met betrokkenen vanuit beleid, financiën, control en data/IT
• Signaleren van risico’s, knelpunten en afhankelijkheden binnen het project

Jouw profiel

Als projectsecretaris ben je in de eerste plaats integer, resultaatgericht en proactief. Je werkt binnen de gemeente Rotterdam en weet je goed te bewegen in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving. Je bent flexibel, stressbestendig en hebt een ondernemende houding. Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken en bent in staat om een actieve rol te pakken in zowel de organisatie als de inhoud van projecten. Je neemt initiatief en verantwoordelijkheid en ondersteunt niet alleen, maar draagt ook bij aan het gericht sturen op projectresultaten. Je bent sterk in samenwerken en beweegt gemakkelijk tussen verschillende belangen en stakeholders. Daarbij weet je om te gaan met tegengestelde belangen en onverwachte situaties. Je bent communicatief vaardig, kunt goed luisteren en komt, gevraagd en ongevraagd, met passende oplossingen en adviezen. Je bent in staat om structuur, overzicht en voortgang binnen projecten te organiseren en te bewaken, en zorgt voor heldere afstemming tussen betrokken partijen. Hierbij stel je prioriteiten en werk je planmatig en secuur. Daarnaast wordt van je verwacht dat je inhoudelijk betrokken bent bij het project, bijvoorbeeld door het voorbereiden van besluitvorming, het opstellen van notities en het signaleren van risico’s en knelpunten. Je hebt er affiniteit mee om werkzaamheden steeds slimmer en efficiënter in te richten.