Manager projectbeheersing – Ontwerp en Realisatie

Waterschap Aa en Maas

Wij werken 24 uur per dag met water. Dat doen we voor zo’n 778.000 inwoners en bedrijven en de natuur in het oosten van Brabant. Dagelijks onderhouden en inspecteren wij dijken, zuiveren wij 300 miljoen liter water en zorgen we voor veilig, voldoende en schoon water. Onze hoogste prioriteit is om bij te dragen aan de veiligheid, gezondheid en het welzijn van de inwoners in deze regio. Bovendien staan wij voor innovatief en duurzaam waterbeheer. Dit doen wij voor nu en later, zodat ook onze kinderen en kleinkinderen hier de vruchten van kunnen plukken.

Het werkgebied van Aa en Maas ligt in het oostelijk deel van de provincie Noord-Brabant en heeft een omvang van ruim 161.000 hectare en ligt in meerdere gemeenten: ‘s-Hertogenbosch, Oss, Helmond, Meierijstad, Heusden, Maashorst, Deurne, Gemert-Bakel, Bernheze, Land van Cuijk, Laarbeek, Someren, Asten, Boekel, St. Michielsgestel, Geldrop-Mierlo, Waalwijk, Vught, Nuenen. In de gemeenten Waalwijk, Vught, Nuenen en Heeze-Leende beheert Aa en Maas een aantal onbewoonde gebieden, zoals natuur- of landbouwgronden.

Bij dit waterbeheer laten wij ons continu leiden door onze missie: “Het ontwikkelen, beheren en in stand houden van gezonde, robuuste en veerkrachtige watersystemen, die ruimte bieden aan een duurzaam gebruik voor mens, dier en plant in het gebied, waarbij de veiligheid is gewaarborgd en met oog voor economische aspecten”.

Vanuit onze missie hebben we de volgende hoofdtaken:

Veilig water,  burgers en bedrijven bieden we veiligheid tegen overstromingen door de dijken goed te beheren. Ook onderhouden wij beken, weteringen en sloten om wateroverlast te voorkomen.

Voldoende water, wij zorgen voor voldoende water voor de land- en tuinbouw én natuurgebieden.

Schoon water, voor 778.000 inwoners en bedrijven maken wij het afvalwater weer schoon. Ook controleren wij de waterkwaliteit van recreatieplassen. Bovendien zorgen wij dat beken, sloten en weteringen schoon zijn.

Het project

De afdeling Ontwerp & Realisatie is verantwoordelijk voor de uitvoering van met name civiele projecten in het watersysteem (voldoende water) en de waterketen (schoon water). In afwachting van een werknemer in vast dienst verband is er behoefte aan de inzet van een Manager Projectbeheersing die kan invliegen bij verschillende projecten. De projecten betreffen o.a. maar niet uitsluitend renovatiewerkzaamheden op een rioolwaterzuivering (RWZI) en een kunstwerk/object in het watersysteem.

Let op! Voor deze opdracht is het waterschap voornemens 2 opdrachtnemers te contracteren, bij voldoende geschiktheid betekend dit dat de top 2 ieder een opdracht gegund krijgt.   De behoefte voor beide opdrachten is identiek en wordt daarom via één DAS uitvraag gedaan

Voorwaarden
Op de opdracht zijn de Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden 2018 van toepassing (AWVODI 2018). Met de Opdrachtnemer wordt een overeenkomst van opdracht gesloten conform het bij deze aankondiging gevoegde model. De kandidaat dient een geheimhoudings- en integriteitsverklaring te ondertekenen conform het bij deze aankondiging gevoegde model. Indien de betreffende adviseur in de functie waarop de Overeenkomst betrekking heeft, omgang met persoonsgegevens heeft, dan zal het adviesbureaus dat of intermediair die de adviseur ter beschikking stelt als verwerker worden aangemerkt en dient een verwerkersovereenkomst ondertekend te worden conform het bij deze aankondiging gevoegde model.

Overige voorwaarden

1. Indiening: Het niet tijdig indienen van de Inschrijving leidt tot uitsluiting van verdere deelname aan deze aanbestedingsprocedure.

2. Maximum aantal kandidaten: Een bureau mag maximaal twee kandidaten aanbieden.

3. Deelname kandidaat: het bureau wat de kandidaat aanbiedt dient de kandidaat op de hoogte te stellen van zijn deelname aan de procedure. Indien dezelfde kandidaat door twee verschillende bureaus wordt aangeboden, zal het bureau met het hoogste tarief uitgesloten worden van de procedure.

4. Beoordeling: De kandidaat moet ervan op de hoogte zijn dat hij/zij wordt aangeboden voor de rol.

Als een kandidaat door meerdere bureaus wordt ingeschreven, dan wordt alleen de inschrijving van deze kandidaat met de laagste prijs cq laagste uurtarief meegenomen in de beoordeling.

5. Gunning: Indien het geoffreerde tarief boven de vastgestelde raming komt kan het waterschap besluiten niet tot gunning over te gaan.

6. Gestanddoeningstermijn: De Inschrijving dient een gestanddoeningstermijn te hebben van 50 dagen na de dag waarop de uiterste termijn voor het indienen van de inschrijvingen is verstreken. Het waterschap kan verzoeken de termijn van gestanddoening te verlengen. Aan een zodanig verzoek kan door de inschrijver geen aanspraak op de opdracht worden ontleend. In geval door een (afgewezen) inschrijver een kort geding wordt aangespannen tegen de gunningsbeslissing van het waterschap, gaat de inschrijver door indiening van een inschrijving akkoord met een automatische verlenging van de gestanddoeningstermijn tot 14 kalenderdagen na vonnis in kort geding.

7. Eisen, voorwaarden en voorbehoud: De Inschrijving voldoet aan de gestelde eisen. De (algemene) leveringsvoorwaarden van inschrijver zijn niet van toepassing. Het waterschap wijst deze van de hand. Er zijn geen voorbehouden gesteld aan de ingediende inschrijving.

8. Onjuistheden: Alle documenten zijn met zorg samengesteld. Mocht Inschrijver desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan maakt Inschrijver deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op het uiterste tijdstip voor het indienen van vragen, bekend met een opgave van de correctievoorstellen en eventuele onderbouwing. Ook eventuele bezwaren tegen (delen van) dit document dient u zo spoedig mogelijk schriftelijk kenbaar te maken. Van inschrijvers wordt een proactieve houding verwacht. Dit betekent dat een inschrijver geen rechtsgeldig beroep kan doen op onvolkomenheden of tegenstrijdigheden die door hem niet binnen de hiervoor genoemde termijn aan de orde zijn gesteld, terwijl dit redelijkerwijs wel mogelijk was geweest. Ten aanzien van deze onvolkomenheden of tegenstrijdigheden heeft de inschrijver in die situatie zijn rechten verwerkt.

9. Schadevergoeding: Het waterschap behoudt zich het recht voor de opdracht uiteindelijk niet te gunnen. In dat geval hebben de inschrijvers geen recht op schadevergoeding betreffende de gemaakte kosten in het kader van deze aanbesteding.

10. Recht: Op de opdracht is Nederlands recht van toepassing.

11: Uurtarief: Het op te geven uurtarief excl. BTW dient een all-in uurtarief te betreffen waarin alle kosten waaronder, maar niet gelimiteerd tot: salariskosten, reis- en verblijfkosten, overheadkosten, sociale lasten, algemene kosten, opleidingskosten, vervanging en winst en risico dienen te zijn inbegrepen.

Wijze van beoordeling

Het waterschap beoordeelt de inschrijvingen als volgt:

• De procesleider van het waterschap controleert de inschrijvingen op volledigheid. Indien Inschrijver één of meerdere (gevraagde) documenten niet heeft ingestuurd of op één of meerdere documenten gevraagde informatie ontbreekt, dan kan het waterschap Inschrijver uitsluiten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.
• De procesleider van het waterschap controleert of Inschrijver de eisen en bepalingen, die zijn omschreven in deze nadere uitvraag en de overige aanbestedingsdocumenten, gelezen en begrepen heeft. Indien Inschrijver inschrijft gaat het waterschap ervan uit dat u akkoord gaat met deze eisen en bepalingen.
• Daarna verspreid de procesleider van het waterschap de kwalitatieve stukken aan het beoordelingsteam. De inschrijvingen worden als eerste individueel beoordeeld. De resultaten worden gebundeld
• om te komen tot een gezamenlijk kwalitatief oordeel. Als het kwalitatieve oordeel is gemaakt, worden de prijzen door de procesleider bekend gemaakt aan het beoordelingsteam waarna de definitieve BPKV wordt bepaald. De procesleider begeleidt de beoordeling, maar beoordeelt zelf niet mee.

Mededeling van de gunningsbeslissing

Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan de inschrijver met wie het waterschap de overeenkomst wil sluiten, zullen de overige inschrijvers eveneens een mededeling van deze gunningsbeslissing ontvangen.

Zij ontvangen hiertoe een mededeling met tevens een motivering voor de redenen van de afwijzing. Het waterschap verzendt de motivering digitaal naar de contactpersoon van de aanbesteding.

Zolang er niet op alle punten volledige overeenstemming is bereikt, is er geen sprake van enige gebondenheid van Waterschap Aa en Maas. In dat geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten.

Rechtsbescherming

Indien inschrijver het niet eens is met de gunningsbeslissing kan beroep ingesteld worden tegen deze beslissing bij de rechtbank Oost-Brabant locatie 's-Hertogenbosch. Postbus 70584, 5201 CZ ’s-Hertogenbosch. De mededeling van het waterschap van een voorgenomen gunningsbeslissing houdt geen aanvaarding in, als bedoeld in artikel 6:217, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek, van het aanbod van de Inschrijver.

Het waterschap sluit niet eerder de overeenkomst op basis van een gunningsbeslissing dan nadat een termijn van vijf (5) kalenderdagen na (digitale) bekendmaking van de mededeling van die gunningsbeslissing is verstreken.

Een inschrijver verliest zijn recht om op te komen tegen de gunningsbeslissing wanneer het waterschap niet binnen bovenstaande termijn na de (digitale) bekendmaking van de gunningsbeslissing is gedagvaard in kort geding voor de bevoegde voorzieningenrechter. De opschortende termijn dient inschrijver derhalve ook als een vervaltermijn te zien waarbinnen hij tegen de gunningsbeslissing in rechte kan opkomen.

Het volgende tot de opschortende termijn dienen in acht te worden genomen:

• Indien een afgewezen inschrijver voor het verstrijken van de opschortende termijn een kort geding aanhangig heeft gemaakt en de dagvaarding daarvan betekend is op het adres van het waterschap, zal het waterschap in beginsel de uitkomst van deze procedure (in eerste aanleg) afwachten voordat er verder uitvoering wordt gegeven aan de gunningsbeslissing en ondertekening van de opdracht.
• Inschrijvers die een voorziening in rechte willen vragen tegen de gunningsbeslissing dienen dit tijdig voor de afloop van de hierboven vermelde opschortende termijn schriftelijk mede te delen aan het waterschap onder gelijktijdige toezending van een conceptdagvaarding en met vermelding van de datum waarop de rechter de zaak zal behandelen.
• Om te voorkomen dat een uitgebrachte dagvaarding het waterschap niet tijdig bereikt verzoeken wij Inschrijver zo spoedig mogelijk een afschrift van de dagvaarding te mailen naar: inkoop@aaenmaas.nl.

Bij een aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat tussen het waterschap en ondernemers ontevredenheid ontstaat over hoe we in de aanbestedingsprocedure hebben gehandeld. Dat kan leiden tot een klacht. Hiervoor hebben we de Klachtenregeling Aanbesteding opgesteld. Het doel hiervan is om klachten over een aanbesteding op een laagdrempelige wijze af te handelen.

Wie er een klacht in kan dienen en welke regels er verder gelden, leest u in de Klachtenregeling van Aa en Maas. U vindt de klachtenregeling op https://www.aaenmaas.nl/overons/samenwerken/klachten-aanbesteden/. Ook vindt u daar het digitale klachtenformulier.

Omschrijving van de opdracht

Waterschap Aa en Maas wil graag twee opdrachtnemers contracteren voor het uitvoeren van werkzaamheden op het vlak van IPM-rol Managerprojectbeheersing. Hierbij wordt gedacht aan een kandidaat op medior (5-7 jaar relevante werkervaring) of senior (>7 jaar relevante ervaring) niveau.

Manager projectbeheersing

Als manager projectbeheersing ben je verantwoordelijk voor het aanbrengen en behouden van overzicht en de andere (IPM) teamleden te voeden met jouw inzichten.

Als manager projectbeheersing:

-          stel je betrouwbare voortgangsrapportages op en je legt tijdig de benodigde stuurinformatie aan het project- en programmateam voor zodat belangrijke besluiten weloverwogen genomen kunnen worden;

-          stel je een planning op en bewaak je de opgestelde planning en monitor je de uitgaven;

-          begeleid je het proces van reviewen en toetsen;

-          zorg je dat kostenramingen opgesteld worden volgens de juiste kaders, waaronder SSK-ramingen, en voer je analyses uit;

-          bewaak je budgetten en zorg je voor het tijdig betalen van facturen (met medewerking van projectondersteuners);

-          zorg je voor het beheersen van de scope inclusief de wijzigingen van het project;

-          ben je verantwoordelijk voor het informatieproces dat leidt tot een toegankelijk en traceerbaar projectdossier;

-          organiseer en begeleid je risicosessies en vertaal je de resultaten van deze sessies in beheersmaatregelen waarbij je het effect hiervan kunt aangeven op de planning en de kosten, je ziet tevens toe op de opvolging hiervan;

-          stel je productkwaliteitsplannen op en bewaakt de kwaliteit van het project waarbij je toeziet op het naleven van afgesproken processen en procedures;

-          Werk je de nieuw aan te nemen vaste medewerker van Aa en Maas in.

Werkafspraken

-          Geen gezagsverhouding

-          In overleg is het gewenst 1 dag per week ten kantore van Waterschap Aa en Maas aanwezig te zijn, dit kan de projectlocatie betreffen

-          Zelfstandige uitvoering

• Resultaatgerichte betaling: Er wordt achteraf afgerekend op nacalculatie. De Opdrachtnemer bespreekt vooraf met Opdrachtgever per deelopdrachten wat het aantal te verwachte en maximum uren zijn. Opdrachtnemer monitort periodiek het aantal besteedde uren (cumulatief) per deelopdracht.

Vaardigheden

• Uitstekende uitdrukkingsvaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Organisatorische vaardigheden, zorgt voor duidelijke werkprocessen, verantwoordelijkheden en besluitvorming
  Motiveren en verbinden – brengt mensen in beweging en zorgt voor een gezamenlijke richting.

Opties aanvullende werkzaamheden

•         Optie 1: uitbreiding uren initiële looptijd tot maximaal 16 uur per week.

•         Optie 2: verlenging van de opdracht met maximaal 12 maanden inclusief de optie om uren uit te breiden tot maximaal 16 uur per week.

•         Optie 3: verlenging van de opdracht met maximaal 12 maanden inclusief de optie om uren uit te breiden tot maximaal 16 uur per week.

•         Optie 4: verlenging van de opdracht met maximaal 12 maanden inclusief de optie om uren uit te breiden tot maximaal 16 uur per week.

De wijze waarop hier invulling aan gegeven kan worden, is op dit moment nog niet bekend. Opdrachtgever beslist gedurende de opdracht, in overleg met de kandidaat/bureau, of deze opties ook daadwerkelijk gelicht zullen worden.

Randvoorwaarden opdracht

• Aanvang opdracht dient binnen 14 dagen na definitieve gunning te geschieden;
• Er dient gewerkt te worden volgens de processen en procedures van het waterschap;
• De in te zetten Manager projectbeheersing (MpB) mag niet in meerdere personen verdeeld te worden;
• De opdracht of een deel van de opdracht mag niet door andere medewerkers worden uitgevoerd van opdrachtnemer op kantoor (door de backoffice);
•  Indien de MpB niet voldoet gedurende de duur van de nadere opdracht aan de gestelde competenties, de benodigde expertise ontbreekt of geen match heeft met het opdrachtgeversteam is het waterschap gerechtigd om hem of haar te laten vervangen;

• Continuïteit van de MpB dient gewaarborgd te zijn middels vervanging van tenminste hetzelfde kwaliteitsniveau welke binnen 21 dagen ingeschakeld dient te worden. Indien er sprake is van vervanging vanuit de zijde van Opdrachtnemer dient dit vooraf ter goedkeuring aan Opdrachtgever worden voorgelegd. Kosten voor het eventueel inwerken van een vervanger, komen voor rekening van de Opdrachtnemer;
• Halfjaarlijks, of zoveel vaker of minder vaak dan door WSAM nodig geacht wordt, vindt er een evaluatiegesprek met de betreffende MpB plaats.

Voorwaarden voor deelname

Met het doen van een inschrijving stemt de inschrijver in met de bij deze uitvraag gevoegde contractdocumenten: