Documentalist -Circulaire Werf Duivelseiland

Dit ga je doen

Voor Rijkswaterstaat in Utrecht, Rotterdam en Dordrecht zijn wij op zoek naar een Documentalist.

Kantoordagen / Hybride:
– Hybride werken: Ja.
– Dinsdag en/of woensdag op locatie (Utrecht, later mogelijk Rotterdam of Dordrecht).

LET OP: Voorafgaand aan het aanbieden van een kandidaat dienen onderstaande voorwaarden volledig te worden nageleefd. Het niet voldoen aan één of meerdere voorwaarden resulteert in onmiddellijke uitsluiting van deelname aan toekomstige aanvragen van Rijkswaterstaat:
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zsm een geschikte kandidaat aan;
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht. In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld;
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS;
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in. Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld. Deze gegevens worden door de klant ontvangen bij de aanbieding;
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan;
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden; zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken
• het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen;
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden. Mochten er door één partij meerdere kandidaten aangeboden worden, dan zullen wij alle kandidaten moeten afwijzen.
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving
Er zijn van die projecten die je binnen Rijkswaterstaat niet vaak voorbij ziet komen. Circulaire Werf Duivelseiland is zo’n project, zeg maar gerust: een vreemde eend in de bijt. Maar des te meer interessant en mooi om aan te werken. Het project is lastig te plaatsen in de RWS-kaders: het lijkt niet op de typische aanlegprojecten en het is ook geen onderhoud of vernieuwing. Een relatief klein project met een compact team van enthousiaste pioniers waarin iedereen zich bewust is van de grote belangen die we behartigen: enerzijds het belang van circulair werken in het algemeen en anderzijds de belangen die gemoeid zijn met het project Van Brienenoordbrug, het eerste brugproject dat gebruik maakt van Circulaire Werf Duivelseiland. Hoe gaaf is het om aan dit project jouw bijdrage te leveren?!

Voor het project Circulaire Werf Duivelseiland zijn we op zoek naar een documentalist. De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project.

De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het document managementsysteem. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.

Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
– het opstellen en actueel houden van de autorisatiematrix;
– het verlenen en intrekken van autorisaties;
– het maken van rechtengroepen met unieke rechten;
– het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
– instructie geven aan (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
– het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
– het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
– het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
– toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de vigerende kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
– het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
– het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB;
– het inrichten van werkomgevingen en datarooms en het inhoudelijk migreren van de documenten en het updaten/invullen van de metadata;
– managen van documenten en informatiestromen, de coördinatie van het reviewproces van door de aannemer opgeleverde producten in intensieve samenwerking met contractmanagement en de IPM-rolhouders.

Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata.
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur.
Voor dit project gelden de kaders en richtlijnen van de Vernieuwingsprojecten, voorheen V&R.

Leiding en toezicht
De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.

Meest essentiële competenties
– analytisch denkvermogen; verbanden kunnen leggen
– dienstverlenende en klantgerichte instelling
– hands-on mentaliteit
– goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
– rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
– didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
– luisteren; de vraag achter de vraag kunnen achterhalen
– nauwkeurigheid
– omgevingsbewustzijn; je weet wat er binnen de organisatie speelt
– proactieve instelling
– plannen en organiseren; je kan op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen
– zelfontwikkeling; je leert van je omgeving en van situaties, en past dit toe op je werk
– zelfstandigheid; je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt

Eisen
1. Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde Mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
2. De kandidaat is bereid om de dinsdag en/of woensdag op locatie te werken, ook als de locatie lastig bereikbaar is met het openbaar vervoer. De belangrijkste locatie is op dit moment RWS kantoor Westraven, in de toekomst mogelijk een kantoor te Rotterdam en/of de bouwkeet op Duivelseiland in Dordrecht.
3. Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
4. Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
5. Ervaring met het zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen
1. De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met rijk infrastructurele projecten.
2. De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail).
3. Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
4. Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
5. De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.