Assistent -Directieraad

Dit ga je doen

Voor de Gemeente Eindhoven zijn wij op zoek naar een Assistent Directieraad.

Ben jij de nieuwe veelzijdige, creatieve ondersteuner van de directieraad? Hou je van ontzorgen en organiseren en heb je zin in deze uitdaging? Dan hebben wij de vacature voor jou!

Jouw rol:
Je komt te werken bij de afdeling Bestuurszaken. Wij bieden ondersteuning aan de directieraad. De directieraad bestaat uit een algemeen directeur/gemeentesecretaris en vier directeuren. Daarnaast ontzorgen wij het college van burgemeester & wethouders van de gemeente Eindhoven.
• Je bewaakt de complexe agenda en zorgt voor rust en overzicht. Daarbij hou je rekening met de inhoudelijke, organisatorische en prioritaire aard en politiek-bestuurlijke verhoudingen;
• Je denkt voortdurend twee stappen vooruit zodat de directeur zonder zorgen om organisatorische zaken de dag door komt;
• Je zorgt dat de directeur altijd tijdig en correct geïnformeerd is. Je behandelt en beoordeelt binnengekomen gesprekken en correspondentie op belang en urgentie, voegt proactief naar eigen inzicht benodigde informatie toe, zet deze door of bewaakt de afhandeling;
• Je organiseert multidisciplinaire overleggen, verzorgt verslaglegging en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en genomen besluiten.
• Je bent achtervang ondersteuning directieraad (DR-dossier coördineren, agenderen via Notubiz, notuleren, terugkoppelen, besluitenlijst)

Katja, assistent directieraad: ''Als directie assistent is geen 1 dag hetzelfde. Een functie waar je al je creativiteit op los kunt laten. Plannen, organiseren, puzzelen en samenwerken in een leuke groep management assistenten.''

Met wie werk je samen?
Je komt te werken op de afdeling Bestuurszaken. Daar werk je samen met dertien bestuursassistentes voor college van B&W en de directieraad (drie assistentes). Je werkt voor een of meerdere directeuren, maar kunt ook achtervang zijn voor bestuursassistenten die voor B&W werken.

Dit breng jij mee:
• Je hebt een hbo werk- en denkniveau;
• Je hebt enkele jaren secretariële ervaring op directie- of bestuursniveau in het bedrijfsleven, bij de overheid of andere non-profitorganisaties;
• Je brengt structuur aan en pikt snel nieuwe informatie op en legt snel verbanden. Ook weet je de juiste prioritering aan te brengen en kun je goed zelfstandig werken, maar ook in teamverband;
• Je spreekt en schrijft correct Nederlands en je hebt daarnaast een goede kennis van de Engelse spreek- en schrijftaal;
• Je gaat goed om met vertrouwelijke informatie en bent daarin integer en discreet (een VOG-P verklaring is noodzakelijk);
• Je bent stressbestendig en bij onverwachte gebeurtenissen flexibel in werktijden en bereid om wanneer nodig langer door te werken.
• De kandidaat mag geen vakantie gepland hebben gedurende de looptijd van de opdracht.

Waar kom jij voor staan?
Eindhoven groeit en bruist. We bouwen aan een stad waar iedereen zich thuis voelt en innovatie bloeit. Samen maken we onze organisatie klaar voor de toekomst. Diversiteit en inclusie zijn daarbij essentieel: bij ons is ruimte voor iedereen. Juist door verschillen maken we samen onze grote plannen waar. Eindhoven: werk waar je voor staat.

Aanvullende informatie (1):
• CV & Motivatie toegespitst op de opdracht, graag in het Nederlands aanleveren en in PDF-format. Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Bied dus zsm een geschikte kandidaat aan.
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao. Deze inzet valt in schaal 8 – midden van de Gemeenten cao.
• Het is niet toegestaan een extra schakel toe te passen tussen de kandidaat en de leverancier die de kandidaat aanbiedt.
• Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar).
• Gelieve max. twee kandidaten aanbieden per leverancier.
• Een kandidaat mag niet bij meerdere aanvragen tegelijkertijd aangeboden worden.

Aanvullende informatie (2):
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe via de Portal. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van de gemeente Eindhoven. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u deze opvragen bij inhuur@eindhoven.nl.
• Het tarief is afhankelijk van de kennis en kunde van de kandidaat.