Ketensecretaris – cluster DV

Dit ga je doen

Jouw functie

Als Ketensecretaris ondersteun en adviseer je de 3 afdelingsmanagers op directie brede portefeuilles en complexe vraagstukken voor de afdeling, de keten of overstijgend. Specifieke aandachtsgebieden zijn afhankelijk van de positionering in de Keten.

De werkzaamheden zijn op inhoud en proces. Je kunt hierbij denken aan bestuurlijke vraagstukken vanuit de keten aanpak op thema’s zoals implementatie cruise belasting, sociaal incasseren en het verbeteren van de processen Burgerzaken. Je bent tevens in staat om te adviseren, organiseren en coördineren van: Keten bijeenkomsten, financiële voortgangsrapportages of HR-vraagstukken zoals aanpak op MTO, Verzuim.

Je hebt een aanjaagrol naar het lijnmanagement op bestuurlijke thema’s en pilots. Je kunt op inhoud en proces adviseren en hebt een coördinerende rol in de afstemming met onder andere het MT en/of de Keten. Je houdt je bezig met de kwalitatieve borging van kritieke processen zoals financiën, advisering over en vertaling van bestuurlijke ontwikkelingen naar de uitvoering en afstemming met tal van (externe) partijen.

Wat ga je doen?

• Als secretaris van het afdelings-MT bereid je MT- en ketenoverleggen voor. In overleg met het management stel je de agenda op, bewaak je de kwaliteit en tijdigheid van de stukken, nodig je deelnemers uit en zorg je voor de registratie en opvolging van acties en besluiten.
• Je bent een kritische sparringpartner voor jouw afdelingsmanager en voorziet hem of haar gevraagd en ongevraagd van advies.
• Je bewaakt de planning, voortgang, acties en besluiten van het MT en de keten. Daarbij zorg je voor goede verslaglegging en een tijdige en correcte opvolging van afspraken.
• Je vervult naast de rol van MT-secretaris ook de rol van (keten)secretaris van de overleggen waarvoor de afdelingsmanager vanuit zijn of haar rol als ketenmanager verantwoordelijk is.
• Je bent rolbewust en weet collega's te activeren en motiveren om eigenaarschap te nemen en zelfstandig zaken op te pakken.
• Je zoekt op verzoek of eigen initiatief vraagstukken uit en brengt hierover advies uit aan de afdelingsmanager en, waar nodig, aan teamleiders.
• Je bereidt werkbezoeken en heidagen voor en stemt het programma en de inhoud af met het MT en/of de afdelingsmanager.
• Je coördineert waar nodig uiteenlopende trajecten, zoals de opvolging van de MTO-aanpak en DPIA-vraagstukken.
• Je zet besluiten en actiepunten uit en draagt zorg voor de verzending van stukken richting onder andere managers, de OR, de wethouder en het college.
• Je bent voor jouw afdeling de spil in processen rondom belangrijke piekmomenten, zoals de voorjaarsretraite, de voorjaarsnota en de begrotingsbehandeling binnen jouw portefeuille(s).

Jouw profiel

Je bent een proactieve en toegankelijke professional die gemakkelijk schakelt binnen een complexe en dynamische omgeving. Dankzij jouw organisatiesensitiviteit begrijp je politieke en bestuurlijke verhoudingen en weet je hier zorgvuldig en effectief mee om te gaan. Je bent een natuurlijke verbinder die collega's weet te enthousiasmeren, mee te nemen en in beweging te krijgen.

Je neemt initiatief, pakt nieuwe vraagstukken met nieuwsgierigheid en energie op en voelt je verantwoordelijk voor het realiseren van resultaten. Daarbij werk je zelfstandig, stel je de juiste prioriteiten en weet je hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden. Je brengt structuur aan, bewaakt voortgang en behoudt overzicht, ook wanneer er veel tegelijkertijd speelt. Juist in een omgeving met veel dynamiek en verschillende belangen ben jij degene die rust brengt en ervoor zorgt dat zaken georganiseerd en beheerst blijven verlopen.