Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner

Dit ga je doen

We zijn op zoek naar jou!
Voor de afdeling Samenleving zijn wij op zoek naar een Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner 28 uur, van 23-09-2026 tot 01-03-2027 (vervanging zwangerschaps- en bevallingsverlof)

Dit is het team
In de afdeling Samenleving werken beleid en uitvoering nauw met elkaar samen. De afdeling bestaat uit een team Beleid, dat bestaat uit alle beleidsadviseurs (op de gebieden jeugd, Wmo participatie, sport, gezondheid, onderwijs en nieuwkomers) en een team Uitvoering. Dit team bestaat uit consulenten Wmo, participatie en jeugd (frontoffice) en medewerkers die zijn belast met administratieve, financiële en ondersteunende werkzaamheden (backoffice). In je rol als afdelingsondersteuner ondersteun je de gehele afdeling Samenleving, inclusief het Afdelingshoofd en de twee Teamleiders, bij hun dagelijkse werkzaamheden.

Wat ga je doen?
Samen in een team van ondersteuners zijn jullie verantwoordelijk voor de volgende taken:

• Verzorgen en opstellen van beschikkingen voor partners in het maatschappelijk veld.
• Overeenkomsten en beschikkingen laten ondertekenen en versturen 
• Rugzakjes kunst- en cultuureducatie verwerken 
• Eerste aanspreekpunt bij vragen over applicaties zoals Outlook en Onegov 
• Verzorgen van secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de medewerkers en het afdelingshoofd en teamleiders:
• Afspraken plannen en organiseren, intern als extern en locatie regelen;
• Facturen voorcoderen en verplichtingen aanmaken in Key2financiën;
• Verzorgen van de projectenadministratie;
• Verzorgen van agenda’s voor bestuurlijk overleg;
• Aanmelden en wegwijs maken nieuwe collega’s en regelen laptop en telefoon
• Representatieregeling uitvoeren (bloem, lunch, cadeau enz) 
• Beleidsregels publiceren via Daadkracht 
• Postverdeler Onegov 
• Verzorgen van correspondentie en het maken van overzichten 
• Administratief toetsen en zo mogelijk afhandelen van subsidieaanvragen, onder meer op het gebied van onderwijs, cultuur en media.
• Zorgdragen voor inhoudelijke en financiële overzichten voor het jaarlijkse subsidieprogramma en -proces en ondersteunen van de subsidiecoördinator.
• Schema’s maken en stukken leveren voor de accountantscontrole o.a. subsidieprogramma,
• Plannen van trainingen, cursussen, bijeenkomsten en andere (personeels)gesprekken.
• Het assisteren en ondersteunen op verschillende terreinen zoals het verzamelen van informatie, samenstellen van complexe (digitale) dossiers, het maken van overzichten, en voorstellen voor kwaliteitsverbetering binnen de afdeling daar waar het gaat om administratieve- en secretariële procedures en processen.

Wat verwachten wij van jou?
Functie-eisen
Je hebt tenminste een Mbo-opleiding afgerond (voorkeur secretariële opleiding) en je hebt ervaring met vergelijkbare werkzaamheden bij een gemeente. Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Persoonskenmerken
Wij zoeken een enthousiaste aanpakker met een plezierige persoonlijkheid die stressbestendig is. We hebben inwerktijd voor je gereserveerd, maar zoeken wel iemand die snel bij ons in kan springen.
Je bent proactief en communicatief sterk. Je denkt in oplossingen en je houdt ervan mee te denken om een ander optimaal te ondersteunen. Samenwerken is een tweede natuur voor jou. Je bent ondernemend, flexibel en wilt graag het maximale uit jezelf halen.
Kerncompetenties: eigenaarschap, planmatig werken, verplaatsen in de klant en hiernaar handelen.

Dit bieden wij
Je kunt rekenen op een afwisselende tijdelijke job. Er is een prettige en collegiale werksfeer en de verantwoordelijkheden liggen laag in de organisatie.
We bieden flexibele werktijden, waarbij deels thuiswerken mogelijk is. Voorkeur voor werkdagen op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag.

De gesprekken vinden plaats op 3 en 8 september. Gelieve hier rekening mee te houden. 

Opdrachtgever heeft beoordeeld of de opdracht geschikt is om te worden uitgevoerd door een zelfstandig ondernemer. Hierbij is gekeken naar de aard van de werkzaamheden, aansturing tijdens de uitvoering en inbedding in de organisatie. Daarbij heeft opdrachtgever geconcludeerd dat de (aard van de) opdracht zich niet leent om door een zelfstandig ondernemer te worden uitgevoerd.