Documentalist -Hoofdwatersysteem & Vaarwegen MN

Dit ga je doen

Voor Rijkswaterstaat in Utrecht en Lelystad zijn wij op zoek naar een Documentalist / Adviseur Informatiebeheer (Records Manager).
De opdracht richt zich op documentmanagement, digitaal archiveren, dossierbeheer en het begeleiden van projectteams bij de informatiehuishouding binnen drie water- en infrastructuurprojecten.

Kantoordagen / Hybride:
Maandag: Lelystad (Stormvloedkering Ramspol)
Dinsdag: Lelystad (Vaarwegen Noord)
Woensdag: Utrecht (Programma Rijkskeringen)
Overige uren kunnen naar verwachting in overleg worden ingevuld, maar de opdracht kent expliciete teamdagen op locatie.

LET OP: Voorafgaand aan het aanbieden van een kandidaat dienen onderstaande voorwaarden volledig te worden nageleefd. Het niet voldoen aan één of meerdere voorwaarden resulteert in onmiddellijke uitsluiting van deelname aan toekomstige aanvragen van Rijkswaterstaat:
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zsm een geschikte kandidaat aan;
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht. In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld;
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS;
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in. Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld. Deze gegevens worden door de klant ontvangen bij de aanbieding;
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan;
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden; zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken
• het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen;
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden. Mochten er door één partij meerdere kandidaten aangeboden worden, dan zullen wij alle kandidaten moeten afwijzen.
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving
Deze opdracht omvat inzet als documentalist voor een drietal projecten die allen gerelateerd zijn aan het hoofdwatersysteem en het netwerk aan vaarwegen in de regio Midden Nederland:
– Programma Rijkskeringen, teamdag woensdag in Utrecht
– Projectteam Stormvloedkering Ramspol, teamdag maandag in Lelystad
– Projectteam Vaarwegen Noord, teamdag dinsdag in Lelystad

De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project, onder aansturing en begeleiding door de aan de projecten verbonden Managers Projectbeheersing.

De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.

Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.
Tenslotte dienen een aantal projectdossiers overgedragen te worden (en hierop voorbereid te worden) aan het centrale Archief.
Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerkers zodat deze zich bewust zijn van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
– Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
– Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
– Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
– Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
– Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
– Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
– Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
– Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders;
– Het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
– Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
– Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB;
– Opschonen van de projectdossiers op concept documenten, ontbrekende metadata, dubbele bestanden;
– Check op de mailbox op archiefwaardige documenten;
– Check of deze mogelijk al in Connect aanwezig zijn;
– Toekennen van BSD codes en bewaartermijnen;
– Schrijven van een overdrachtsplan;
– Uitvraag doen bij DIM voor een MAT-analyse.

Resultaat opdracht
1. Ingerichte projectdossiers volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en die voldoen aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);
3. Overdracht van projectdossiers van afgeronde opdrachten aan het centraal archief.

Leiding en toezicht
Ja

Meest essentiële competenties
– Analyseren/ analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
– Dienstverlenende en klantgerichte instelling
– Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
– Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
– Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
– Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
– Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
– Nauwkeurigheid
– Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
– Proactieve instelling
– Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
– Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
– Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)

Eisen
1. Kandidaat beschikt aantoonbaar minimaal over HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
2. Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
3. Aantoonbaar ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
4. Aantoonbaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.

Wensen
1. Mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring met het toepassen van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld WOO, AVG, Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid).
2. Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
3. Mate waarin de kandidaat beschikt over ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.