Coördinator Sponsoring Project IJsselkogge

Dit ga je doen

Aanleiding
Binnen het project IJsselkogge is besloten om sponsoring als pilot in te zetten als aanvullende financierings- en betrokkenheidsbron. Hiervoor is een kader vastgesteld met uitgangspunten, toetsingscriteria, uitsluitingsgronden en procesafspraken. Voor een zorgvuldige en professionele uitvoering van deze pilot is tijdelijke capaciteit nodig voor coördinatie, acquisitie, relatiebeheer, beoordeling van sponsorvoorstellen en interne afstemming. Deze inzet is aanvullend op de bestaande projectorganisatie van IJsselkogge en werkt binnen het vastgestelde kader.

Sponsoring is voor de gemeente Kampen nieuw terrein. Er is nog geen gemeentebrede ervaring mee opgedaan. Juist daarom biedt deze pilot de kans om samen met ondernemers, organisaties en de samenleving verbinding te leggen rond een bijzonder stuk Kampens erfgoed. De kandidaat brengt hiervoor de kennis en ervaring mee die de gemeente helpt om deze aanpak verder vorm te geven.

Opdracht

Het doel van deze inzet is het op een zorgvuldige, transparante en beheersbare wijze toepassen van sponsoring binnen het project IJsselkogge, binnen de grenzen van het vastgestelde sponsorkader en in afstemming met de betrokken partijen, waaronder het Stedelijk Museum Kampen, de projectorganisatie en collega’s van economische zaken en juridische zaken.

De coördinator sponsoring is verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie van sponsoractiviteiten binnen de pilot. De inhoudelijke projectleiders en de museale directie blijven verantwoordelijk voor de inhoudelijke keuzes binnen hun eigen domein. De coördinator opereert op het snijvlak van acquisitie, integriteit en bestuurlijke verantwoording.

Kerntaken en verantwoordelijkheden

De coördinator sponsoring is verantwoordelijk voor:

• Het operationeel maken van het vastgestelde sponsorkader in een praktisch werkproces;
• Het inventariseren, benaderen en beoordelen van potentiële sponsoren aan de hand van het toetsingskader;
• Het voeren van verkennende en vervolggesprekken met bedrijven, organisaties en andere potentiële partners en het maken van sponsoringsafspraken;
• Het in afstemming met het Stedelijk Museum Kampen uitwerken van sponsorpakketten en bijbehorende tegenprestaties, passend bij het museale karakter en de toekomstige exploitatie;
• Het bijhouden van een sponsorregister en het zorgdragen voor transparante en navolgbare vastlegging van afspraken;
• Het periodiek rapporteren over voortgang, opbrengsten en risico's richting projectleiding, ambtelijk opdrachtgever en bestuurlijk opdrachtgever;
• Het voeren van regie op het sponsorproces zonder museale of inhoudelijke verantwoordelijkheid over te nemen;
• Het opstellen van de evaluatie van de pilot, waarin wordt beschreven in hoeverre sponsoring heeft bijgedragen aan het project IJsselkogge, welke kansen dit biedt voor toekomstige projecten binnen de gemeente, en welke organisatorische inrichting daarvoor nodig zou zijn.

Resultaat
Een sponsorregister en eindevaluatie die uiterlijk twee weken voor afronding van de opdracht worden opgeleverd aan de ambtelijk opdrachtgever, met daarin minimaal 20 benaderde partijen, de status van elk traject en een onderbouwd advies over vervolg. De evaluatie bevat tevens een advies aan de organisatie over de vraag of sponsoring breder ingezet zou kunnen worden binnen de gemeente, en zo ja, voor welke processen en projecten dit kansrijk is. 

Randvoorwaarden

• De coördinator sponsoring werkt zelfstandig en stemt af met het Stedelijk Museum Kampen, het projectteam IJsselkogge en betrokken vakafdelingen.
• Periodieke rapportage aan projectleiding, ambtelijk opdrachtgever en bestuurlijk opdrachtgever vindt plaats met als doel kennisdeling en het op elkaar afstemmen van processen, niet als sturing op de werkzaamheden zelf.
• De coördinator is niet ingebed in de lijnorganisatie en vervangt geen medewerker.
• De opdrachtnemer organiseert zelf middelen, planning en werkwijze binnen de grenzen van de opdracht, het project IJsselkogge en het sponsorkader.