Project “Wasstraat” Informatiebeheer in beweging

Dit ga je doen

Aanleiding:
Gemeente Nieuwegein werkt aan het verbeteren van haar informatie- en databeheer in de breedste zin van het woord. Dagelijks maakt de gemeente gebruik van grote hoeveelheden informatie en data. Een deel van de oude informatie is weliswaar (digitaal) opgeslagen maar blijkt niet altijd eenvoudig vindbaar, is onvoldoende beheerd en zeker niet altijd voorzien van bewaartermijnen en metadatering. De informatie is versnipperd en bevindt zich vaak nog op oude omgevingen of netwerkschijven. Documenten zijn soms dubbel opgeslagen of bewaard op persoonlijke schijven en omgevingen. Bij medewerkers heerst verwarring over waar informatie zich bevindt of zou moeten bevinden, wat de status ervan is en op welk moment deze moet worden gearchiveerd.

Met het verstrijken van de tijd raken dit soort omgevingen voller en voller. Hierdoor wordt het steeds lastiger om deze oude informatie snel en efficiënt terug te vinden. Naast stijgende beheerkosten neemt daarmee ook het risico toe dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien, verloren gaat of niet tijdig vernietigd wordt. Om dit risico te beperken en de medewerkers meer houvast te bieden, maar ook als voorbereiding op toekomstige ontwikkelingen, is een gerichte opruimactie onvermijdelijk.

Door verschillende omstandigheden is het in de organisatie lastig gebleken een dergelijke opruimactie helemaal in eigen beheer uit te voeren. Gemeente Nieuwegein zoekt externe ondersteuning voor het begeleiden van haar (acht) afdelingen bij het versneld opschonen, opnieuw ordenen én beheren van hun oude documenten en data volgens een vaste aanpak, een ‘wasstraat’. Deze ondersteuning houdt zowel het formuleren en uitvoeren van een (bewezen) schoningsaanpak in als het begeleiden van de medewerkers tijdens die uitvoering. Het doel is om afdelingsgewijs meer grip te krijgen op de informatie in een nieuwe omgeving zodat deze vanaf dat moment beter vindbaar en beschikbaar is én blijft voor (her)gebruik en samenwerking binnen afdelingen en met andere stakeholders voor zolang dat nodig is. Gemeente Nieuwegein ziet een projectmatige aanpak voor zich. Projectmanagement is daarom onderdeel van de opdracht.

Doel van de opdracht:
Het, volgens een vaste aanpak, begeleiden, ondersteunen en instrueren van alle afdelingen en hun medewerkers om (oude) informatie consequent en consistent op te schonen en, voor nu en in de toekomst, op de juiste locatie op te slaan. Met als resultaten:

• Opgeruimde en beheerde werkomgevingen, waarin alleen actuele en relevante informatie op de juiste plek bewaard blijft voor zolang dat nodig is;
• Niet relevante of verlopen informatie is verwijderd;
• Een professioneel gemanaged project met tijdig gemelde beheersrisico’s;
• Toepasbare en toekomstbestendige werkwijze(n) voor alle medewerkers in de omgang met documenten en informatie. 

Gewenste situatie:

• De wasstraat is in de hele organisatie uitgevoerd en toegepast;
• Oude documenten en data zijn opgeschoond, verwijderd of verplaatst naar een nieuwe omgeving, waar nodig verrijkt met metadata;
• Medewerkers weten waar en hoe ze documenten (met welke metadata) nu én in de toekomst moeten opslaan;
• Documenten zijn beter vindbaar en (her)bruikbaar;
• Alle informatie is voorzien van retentietermijnen;
• Het aantal dubbele en onjuist opgeslagen documenten is geminimaliseerd;
• Teams en afdelingen zijn in staat efficiënter samen te werken door gezamenlijke afspraken, instructies en kennisoverdracht;
• De aandacht voor effectieve samenwerking, archivering en informatieveiligheid is verhoogd.

Werkzaamheden binnen deze opdracht:

• Formuleren standaard schoningsaanpak van oude(re) informatie;
• Dagelijkse projectleiding en -verantwoording (inclusief planning, sturing en rapportage), (Afdelingsgewijs) Uitvoeren schoningsaanpak;
• Inventarisatie en analyse van de huidige document- en dataopslag;
• Identificeren van exoten in de dataopslag;
• Vertaling opslag huidige documenten naar de nieuwe documentopslag en –structuur;
• Opschonen en plaatsen van documenten in een logische structuur;
• Adviseren over structuur, retentietermijnen en metadata;
• Begeleiden van en uitleg geven aan medewerkers tijdens en over de werkwijze;
• Medewerkers coachen bij het bepalen welke informatie en bestanden moeten worden meegenomen naar de omgeving en welke moeten worden verwijderd, gearchiveerd of verplaatst;
• Monitoren en vastleggen van de toepassing van de aanpak en signaleren van beheersrisico’s en verbeterpunten.

Gemeente Nieuwegein verwacht van de externe partij:

• Een voorstel voor een bewezen schoningsaanpak en grove planning om bovengenoemde doelen te bereiken;
• Medewerker(s) om die aanpak samen met de gemeente Nieuwegein uit te voeren;
• Aantoonbare ervaring met het uitvoeren van de aanpak, documentanalyse en documentbeoordeling;
• Aantoonbare ervaring met structureren en ordenen van informatie;
• Dagelijkse leiding van het project;
• Sterke communicatieve vaardigheden, overtuigingskracht en coaching vaardigheden;
• Kennis van gemeentelijke werkprocessen en relevante wet- en regelgeving (informatiebeheer, privacywetgeving en retentietermijnen);
• Kennis van gemeentelijke documentomgevingen, zoals Teams, zaak- en processystemen, Document Managementsystemen;
• Startdatum uiterlijk 1-11-2026;
• Beoogde duur van het project: 9 manden.

• Formuleren standaard schoningsaanpak van oude(re) informatie;
• Dagelijkse projectleiding en -verantwoording (inclusief planning, sturing en rapportage),(Afdelingsgewijs) Uitvoeren schoningsaanpak;
• Inventarisatie en analyse van de huidige document- en dataopslag;
• Identificeren van exoten in de dataopslag;
• Vertaling opslag huidige documenten naar de nieuwe documentopslag en –structuur;
• Opschonen en plaatsen van documenten in een logische structuur;
• Adviseren over structuur, retentietermijnen en metadata;
• Begeleiden van en uitleg geven aan medewerkers tijdens en over de werkwijze;
• Medewerkers coachen bij het bepalen welke informatie en bestanden moeten worden meegenomen naar de omgeving en welke moeten worden verwijderd, gearchiveerd of verplaatst;
• Monitoren en vastleggen van de toepassing van de aanpak en signaleren van beheersrisico’s en verbeterpunten.