Portfolio ondersteuner

Dit ga je doen

Algemeen:
Team PIV (Projecten Informatie Voorziening) bestaat uit zo’n 12 Projectmanagers en 4
Projectondersteuners. Zij worden functioneel aangestuurd door de Project Portfolio
Manager (PPM). De teammanager PIV is hun hiërarchisch leidinggevende. Samen zorgen
de PPM, Projectmanagers en Projectondersteuners ervoor dat alle IV-projecten in de
Leidse regio succesvol worden uitgevoerd.

Specifiek deze opdracht:
De Portfolio Ondersteuner assisteert de PPM bij zijn werkzaamheden. Deels zijn dit
activiteiten om een helder en compleet beeld van alle projecten in de portfolio te krijgen
en te houden, en deels zijn dit activiteiten op het vlak van financiën zoals het
organiseren en uitvoeren van de doorbelasting van projectposten aan de
opdrachtgevers. Vanwege deze financiële taken en de samenwerking die daarbij
plaatsvindt met de afdeling Financiën, is kennis van en handson ervaring met financiële
processen en werkzaamheden vereist. Omdat de rol van Portfolio Ondersteuner niet de
hele periode 32 uur in de week vergt, zal de kandidaat ook als Projectondersteuner
(PMO) ingezet worden. De verdeling tussen beide rollen wordt in overleg bepaald.

Wat ga je dan doen?
In de rol van Portfolio Ondersteuner:
• Maken van periodieke (financiële) portfolio rapportages;
• Coördineren van de aanmaak en vervallen van items in het tijdschrijf- en
financiële systeem;
• Checken van de actualiteit van de projectregistraties en het opvolgen hiervan.
• Mede opstellen en coördineren van de doorbelasting van de projecten aan
opdrachtgevers en toezien op tijdige afhandeling hiervan;
• Ondersteunen in algemene zin van de project portfolio manager en de
teammanager PIV.
In de rol van Projectondersteuner (PMO):
• Bijwerken van (financiële) planning;
• Beheren van de integrale projectplanning (in gebruikte planningssoftware);
• Registreren en opstellen van actielijsten, issue- en risk logs, RFC’s (requests for
changes), risicoanalyses, besluiten en overige wijzigingen;
• Bewaken van kwaliteitsaspecten en zorgdragen voor de projectuitvoering volgens
standaarden en procedures;
• Onderhouden van capaciteit- en resourceplanning en afhandelen van inhuur van
externe medewerkers;
• Opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages (planning en
financiën);

• Verzorgen en verbeteren van communicatie naar projectleden en overige
stakeholders;
• Opzetten, beheren en bewaken van projectdossiers;
• Assisteren van projectmanager bij het structureren van projecten.