Projectcoördinator A

Dit ga je doen

(Alleen detachering, géén zzp)
Je bent verantwoordelijk voor de regie op de aan te leveren en te verzenden stukken vanuit de
Programmadirectie, maar ook vanuit de sectorpartijen, en bewaakt daarbij de kwaliteit van het toets- en
het rapportageproces. Je doet proactief voorstellen om het aanleverproces te verbeteren en voort deze uit.
Daarbij kun je een veelheid aan informatie overzichtelijk structureren en weet je de actualiteit daarvan
goed te bewaken. Je werkt vanuit de drie pijlers van projectbegeleiding: coördineren, procesbewaking en
registreren. Dit komt goed van pas bij het zelfstandig opstellen van agenda’s, correspondenties, notities
en verslagen. Je ondersteunt de vergadereffectiviteit en houdt het overzicht over de acties en opvolging
uit de diverse overleggen.
Je bent een echte teamverbinder en zet je jouw ruime ervaring in op meerdere vlakken om de organisatie
verder te brengen.
Ook buiten de reguliere programmawerkzaamheden pak jij een rol in processen en netwerken binnen de
programmadirectie.
Coördineren: Jij zorgt voor het afstemmen en organiseren van activiteiten, mensen, middelen en
informatie om ervoor te zorgen dat de voorbereidingen naar de teams op alle onderdelen soepel en
efficiënt verlopen. Je signaleert, geeft zelfstandig sturing aan procesoptimalisaties &
verbeterideeën en brengt focus aan waar nodig. Je legt connecties tussen de acties en afspraken
binnen de grote groep diverse sectorpartijen en ministerie van IenW en weet iedereen scherp te
houden binnen de doelstellingen van het programma. Op het gebied van programmabeheersing
voer je regelmatig voortgangsoverleggen met de verschillende sectorpartijen. Naast de rol van
sparringpartner van de manager Programmabeheersing, ben je samen met de Manager
Programmabeheersing de spil in het programmateam.
Procesbewaking/ Toetsproces/ Rapportageproces: Jij zorgt dat het team zich aan de planning houdt
en dat wanneer dit niet lukt, bekeken wordt hoe het wel kan. Hierbij worden afwijkingen goed
gemotiveerd. Daarbij heb je een coördinerende rol in het toetsproces en bewaak je (proces)
planningen in overleg met de Manager Programmabeheersing
Registreren / administreren: Je brengt structuur aan en legt de gegevens, communicatie, besluiten
en documentatie systematisch vast. Zo waarborg je transparantie, verantwoording en
terugvindbaarheid. Je doet dit deels zelf en ziet erop toe dat anderen zich aan de archiveringsregels
houden. Je bent in staat zelfstandig een eerste reviewslag te slaan in documentatie en kan feedback
terugkoppelen, voordat deze bij de Manager Programmabeheersing belandt.

Over de klant:
Omschrijving van de afdeling
De programmadirectie ERTMS coördineert en regisseert de invoering van ERTMS in Nederland. De
invoering betekent een grote verandering in het spoorsysteem voor zowel de infrastructuur, het materieel
dat erover rijdt en het personeel dat ermee werkt. Het is een grote opgave om ERTMS met alle betrokken
partijen op een beheerste manier te implementeren in het werkend vervoersysteem. Dagelijks vervoeren
we grote aantallen reizigers en goederen veilig en betrouwbaar over het spoor. De treinbeveiliging is
daardoor cruciaal. Onder leiding van de programmadirectie ERTMS vervangen we het huidige deels
analoge systeem door het digitale European Rail Traffic Management System (ERTMS).

Binnen de Programmadirectie ben je onderdeel van het Team Programmabeheersing. Dit team helpt de
Manager Programmabeheersing met het genereren van stuurinformatie en verantwoordingsinformatie.
Op basis van de input van het team kan het management het programma besturen.

• Je bent verantwoordelijk voor de regie op de aan te leveren en te verzenden stukken vanuit de Programmadirectie, maar ook vanuit de sectorpartijen, en bewaakt daarbij de kwaliteit van het toets- en het rapportageproces.
• Je doet proactief voorstellen om het aanleverproces te verbeteren en voort deze uit.
• Je kunt een veelheid aan informatie overzichtelijk structureren en weet je de actualiteit daarvan goed te bewaken.
• Je werkt vanuit de drie pijlers van projectbegeleiding: coördineren, procesbewaking en registreren.
• Zelfstandig opstellen van agenda’s, correspondenties, notities en verslagen.
• Je ondersteunt de vergadereffectiviteit en houdt het overzicht over de acties en opvolging uit de diverse overleggen.
• Coördineren: afstemmen en organiseren van activiteiten, mensen, middelen en informatie; zorgen dat voorbereidingen naar de teams op alle onderdelen soepel en efficiënt verlopen.
• Procesbewaking/Toetsproces/Rapportageproces: coördinerende rol in het toetsproces en bewaken van (proces)planningen in overleg met de Manager Programmabeheersing.
• Registreren/administreren: Brengt structuur aan en legt gegevens, communicatie, besluiten en documentatie systematisch vast; ziet erop toe dat anderen zich aan de archiveringsregels houden; voert een eerste reviewslag uit in documentatie en koppelt feedback terug.