Project secretaris

Gemeente Woerden

Uitzenden
05-10-2026
18 uur

€2.875 — €4.065 / maand

6 maanden

MBO

Nog 6 dagen

Dit ga je doen

Team
Team Veiligheid waarbij de kandidaat werkt voor het cluster Openbare Orde en Veiligheid

Opdracht
Voor het programma Weerbare Samenleving zijn de gemeenten Woerden en Oudewater op zoek naar een administratief en organisatorisch sterke projectondersteuner die de projectleider ondersteunt bij de uitvoering van drie deelprojecten. Het programma richt zich op de implementatie van maatregelen vanuit de VNG om de organisatie en inwoners beter voor te bereiden op maatschappelijke crises en verstoringen.
De opdrachtnemer verzorgt de secretariële en organisatorische ondersteuning van de projectgroepen en draagt bij aan een efficiënte voorbereiding, uitvoering en opvolging van overleggen en bijeenkomsten. Tot de werkzaamheden behoren onder andere het plannen en organiseren van vergaderingen, het beheren van agenda's, het voorbereiden en versturen van agenda's en vergaderstukken, het notuleren van bijeenkomsten, het opstellen en verspreiden van verslagen en het bijhouden van actie- en besluitenlijsten.
Daarnaast ondersteunt de opdrachtnemer bij de organisatie van interne en externe bijeenkomsten en zorgt voor een adequate afstemming tussen de betrokken projectgroepen en stakeholders. De werkzaamheden worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met de projectleider Weerbare Samenleving.
De inzet vindt plaats op maandag, dinsdag en donderdag. Voor vergaderingen en bijeenkomsten is fysieke aanwezigheid op locatie gewenst. Het doel van de opdracht is het bieden van professionele projectondersteuning, zodat de projectleider zich kan richten op de inhoudelijke aansturing en realisatie van de beoogde projectresultaten.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Dit ben jij

Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
Aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker, managementassistent,
projectondersteuner of backofficemedewerker in de afgelopen 5 jaar
Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het plannen,
organiseren en ondersteunen van projectvergaderingen en/of bestuurlijke
overleggen binnen een gemeentelijke organisatie
Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met notuleren,
actiepuntenbeheer, agenda- en vergadercoördinatie

Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie of andere
overheidsinstelling in een secretariële, administratieve of
projectondersteunende functie
Aantoonbare werkervaring met het organiseren, voorbereiden en coördineren
van projectvergaderingen, bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten met
diverse stakeholders
Aantoonbare werkervaring met notuleren, verslaglegging, actiepuntenbeheer
en het bewaken van de voortgang van afspraken en besluiten
Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning en het werken met
digitale samenwerkings- en projectmanagementsystemen zoals Microsoft 365,
Teams, SharePoint, Monday.com of vergelijkbare applicaties

Team TenMonks

Het proces

Dit verhaal gaat over jou

De zoektocht – waar begin je?

Elke maand ontvangen we honderden vacatures. Die publiceren we op onze website, maar we blijven niet achteroverleunen. Ons team gaat actief op zoek naar de juiste match. Misschien vind jij ons, of wij jou – hoe dan ook: we maken snel contact.

De kennismaking – een goed gesprek, geen kruisverhoor

Jij ziet een interessante opdracht of wij denken dat er een goed bij je past. We bellen om je beter te leren kennen en de opdracht door te nemen. Wat vind jij belangrijk? Wat zijn je ambities? We houden het persoonlijk én to the point. Zo verkennen we samen wat de juiste match voor je is en wat daarmee ook het beste voor de klant is.

Afspraken maken – helder en zonder kleine lettertjes

Past de opdracht bij jouw expertise? Top. We bespreken de voorwaarden, je gewenste salaris en hoe de opdracht eruitziet. Omdat het om overheidsvacatures gaat, kunnen de eisen complex zijn en het proces tijdrovend – maar daar helpen wij je soepel doorheen.

Introductie – wij regelen de papierwinkel

Je levert een bijgewerkt cv, motivatie en eventuele referenties aan. Wij stellen de introductie samen, volledig afgestemd op de wensen van de opdrachtgever. Alles wat we bespreken komt daarin terug – eerlijk, transparant en geen verrassingen.

Even geduld – maar we houden je op de hoogte

Overheidsprocessen kunnen soms traag zijn. Wij geven je vooraf een realistische tijdlijn en houden je tussendoor op de hoogte. Geen radiostilte, maar duidelijke updates.

Op gesprek – goed voorbereid op pad

Word je uitgenodigd? Mooi! We plannen samen het gesprek en bereiden het grondig voor. We geven je tips & tricks en duiken in de inhoud van de opdracht. Het doel: jouw kansen maximaliseren.

Go of No-Go – samen evalueren

Na het gesprek evalueren we hoe het ging. Wil jij door en ziet de opdrachtgever het ook zitten? Dan koppelen we je aan één van onze uitzendpartners. Zij regelen het uitzendcontract. Is het toch geen match? Dan halen we feedback op en zoeken we verder.

Aan de slag – alles geregeld, jij kunt starten

Bij een succesvolle bemiddeling leggen we alle afspraken vast in een overeenkomst. Je uitzendpartner regelt het contract, de administratie en zorgt ervoor dat je netjes en op tijd betaald wordt. Jij hoeft alleen maar te focussen op je werk (en een taart sturen mag altijd 😉).

Service – ook ná de start zijn we er voor je

Zolang je aan de opdracht werkt, blijven wij je aanspreekpunt. Ook kan je regelmatig uitnodigingen van ons verwachten voor kleine events en borrels bij ons op kantoor. Heb je vragen over je opdracht, verlenging of indexaties? Eén belletje en we helpen je verder. Is de opdracht afgerond? Dan zoeken we met plezier naar een volgende uitdaging voor je.

Iets voor jou?

Laat het ons weten!

Reageer op deze vacature via TenMonks en ons recruitment team neemt contact met je op om de match te verkennen.