Projectmanager -Ondersteuner

Dit ga je doen

Utrecht heeft jou nodig!

Het zal je vast niet zijn ontgaan: betaald parkeren en Utrecht. Een onderwerp dat leeft in de stad en regelmatig maatschappelijke en politieke aandacht krijgt. De gemeente Utrecht werkt daarom al geruime tijd aan de invoering van een nieuw Parkeermanagementsysteem (PMS).

Het programma bevindt zich inmiddels in de laatste fase van de implementatie. Diverse onderdelen zijn al succesvol gerealiseerd, zoals het inwonersdeel, bezoekerskorting en zakelijk parkeren. Tegelijkertijd wordt nog gewerkt aan onderdelen zoals garageparkeren en ontheffingen. Om deze laatste fase succesvol af te ronden zijn wij op zoek naar een ervaren Programma- / Projectondersteuner (PMO'er).

Binnen het programma werken we dagelijks aan een gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig parkeersysteem voor inwoners, ondernemers en bezoekers van Utrecht. Dit doen we samen met leveranciers, interne teams, stakeholders en eindgebruikers. Vanwege de bestuurlijke en politieke gevoeligheid van het onderwerp parkeren zoeken we een professional die zich prettig voelt in een complexe omgeving en hierin structuur, overzicht en ondersteuning kan bieden.

Dit is je werk;

Als Programma- / Projectondersteuner (PMO'er) ondersteun je de programmamanager en het programmateam bij de uitvoering van het programma Invoering Parkeermanagementsysteem. Je zorgt voor overzicht, bewaakt afspraken en voortgang en ondersteunt bij de dagelijkse coördinatie van diverse werkzaamheden binnen het programma.

Je bent een belangrijke schakel binnen het team en draagt eraan bij dat processen soepel verlopen, besluitvorming goed wordt voorbereid en betrokken partijen tijdig worden geïnformeerd.

Je belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Ondersteunen bij de planning, organisatie en coördinatie van projecten en programmaonderdelen
• Bijdragen aan en meelezen op het programmaplan en andere programmadocumentatie
• Opstellen en bewaken van actielijsten, planningen en voortgangsoverzichten
• Voorbereiden, plannen en notuleren van overleggen, stuurgroepen en werksessies
• Bewaken van actiepunten en zorgen voor tijdige opvolging hiervan
• Afstemmen met interne en externe stakeholders over voortgang, afspraken en planning
• Beheren, structureren en actualiseren van project- en programmadocumentatie
• Ondersteunen bij rapportages, managementinformatie en voortgangsrapportages
• Bewaken van afspraken rondom externe inhuur en ondersteunen bij de administratieve regie hierop
• Signaleren van knelpunten, risico's en verbeterkansen binnen het programma
• Ondersteunen van de programmamanager bij uiteenlopende organisatorische en inhoudelijke werkzaamheden

Dit is je werkplek;

Je werkt binnen het programma Invoering Parkeermanagementsysteem van de gemeente Utrecht. Binnen dit programma werken verschillende teams, afdelingen, leveranciers en stakeholders samen aan de verdere ontwikkeling en implementatie van het nieuwe parkeersysteem.

Je komt terecht in een dynamische omgeving waarin techniek, dienstverlening, beleid en bestuurlijke belangen samenkomen. Daarbij werk je nauw samen met de programmamanager, projectteamleden, leveranciers en diverse gemeentelijke afdelingen.

Door de maatschappelijke en politieke impact van parkeren in Utrecht lever je een directe bijdrage aan een onderwerp dat zichtbaar is voor inwoners, ondernemers en bezoekers van de stad.

Jij hebt;

• HBO werk- en denkniveau
• Minimaal enkele jaren ervaring als PMO'er, projectondersteuner of programmaondersteuner binnen complexe projecten of programma's
• Ervaring met het ondersteunen van project- en programmamanagement
• Ervaring met planning, voortgangsbewaking en actiemanagement
• Ervaring met het organiseren, voorbereiden en notuleren van overleggen en besluitvormingsprocessen
• Ervaring met het opstellen en beheren van project- en programmadocumentatie
• Ervaring met stakeholdermanagement binnen een bestuurlijke of complexe organisatie
• Affiniteit met gemeentelijke organisaties, publieke dienstverlening of maatschappelijke vraagstukken is een pré
• Ervaring met het werken in een dynamische omgeving met meerdere betrokken partijen

Jij bent;

• Een senior PMO'er die zelfstandig werkt en verantwoordelijkheid neemt
• Proactief, energiek en positief ingesteld
• Nauwkeurig en gestructureerd in je werkwijze
• Organisatiesensitief en bestuurlijk bewust
• In staat om overzicht te bewaren binnen een complex programma
• Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk
• Verbindend en prettig in de samenwerking met uiteenlopende stakeholders
• Initiatiefrijk en niet bang om zaken zelfstandig op te pakken
• Resultaatgericht en oplossingsgericht
• Flexibel en in staat om snel te schakelen wanneer omstandigheden veranderen

Wat wij belangrijk vinden;

Vanuit jouw rol als PMO'er lever je een belangrijke bijdrage aan het succesvol afronden van de invoering van het Parkeermanagementsysteem. Daarbij vinden wij de volgende uitgangspunten belangrijk:

• Je creëert structuur, overzicht en voortgang binnen een complex programma
• Je denkt vooruit en signaleert tijdig risico's, afhankelijkheden en knelpunten
• Je draagt bij aan een professionele samenwerking tussen alle betrokken partijen
• Je ondersteunt de programmamanager actief bij het realiseren van programmadoelstellingen
• Je voelt je thuis in een politieke en bestuurlijke omgeving en weet hier zorgvuldig mee om te gaan
• Je neemt initiatief en verantwoordelijkheid voor de werkzaamheden die onder jouw beheer vallen
• Je draagt bij aan een toekomstbestendig parkeersysteem voor inwoners, ondernemers en bezoekers van Utrecht

—————————————————————————————————————————————————————-
Aanvullende informatie:
Het is niet toegestaan kandidaten voor te stellen als de kandidaat in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest. Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest.
• Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands.
• Screening dient afgerond te zijn voordat een kandidaat mag starten.
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao.
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening inclusief de VOG.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke recruiter.
• Bij voldoende aanmeldingen kan de aanvraag eerder gesloten worden.