Projectleider aanbesteden (2x)

Dit ga je doen

Voor een aantal aanbestedingen zoeken wij hiervoor 2 ervaren projectleiders voor het succesvol doorlopen van meerdere aanbestedingstrajecten, waaronder:
• het opzetten en aanbesteden van een landelijke raamovereenkomst voor het maaien van natte graslanden (met inzet van specialistisch materieel zoals rupsmaaiers);
• het opzetten en aanbesteden van regionale raamovereenkomsten voor GWW- en Bos- en groenwerken;
• het opzetten en aanbesteden van landelijke raamovereenkomsten voor de levering van plantsoen;
• het opzetten en aanbesteden van een landelijke overeenkomst voor het monitoren van flora en fauna en het karteren van vegetatie.
De organisatie opereert in een omgeving met uiteenlopende belangen, waaronder ecologie, beheer, techniek en gebruik. Dit vraagt om zorgvuldige afstemming en duidelijke besluitvorming.
De projectleider zal opereren naast een inkoopadviseur die de aanbesteding begeleidt. Er is een interne procedure die wordt gevolgd voor Europese aanbestedingen waarin taken en rollen zijn beschreven. De procedure is voorzien van de nodige sjablonen voor aanbestedingsdocumenten.
Omvang van de opdracht
De bovenstaande lijst is indicatief. Het kan zijn dat er aanleiding is om een aanbesteding in tijd te verplaatsen vanwege herprioritering, een aanbesteding te laten vervallen of een aanbesteding aan de lijst toe te voegen. Verder is het aantal uren eveneens indicatief. Een aanbestedingstraject is immers van vele factoren afhankelijk.
Verwacht wordt ongeveer 1400 uur capaciteit nodig te hebben. Dit is gebaseerd op de beschikbare historische gegevens en relevante toekomstverwachtingen. Het gaat uitdrukkelijk om een geraamde totale opdrachtwaarde die ter indicatie dient. Aan deze opdrachtwaarde kunnen geen rechten worden ontleend.
Aangezien de aanbestedingen voor een deel naast elkaar zullen lopen, is het noodzakelijk dat tenminste 2 projectleiders worden ingezet voor de uitvoering van de opdracht. Iedere inschrijver mag inschrijven met 1 of 2 kandidaten. Er is bij Staatsbosbeheer geen voorkeur of de in te huren kandidaten bij 1 bureau werken of bij meerdere bureaus. De beste 2 kandidaten worden ingehuurd, ongeacht door wie deze kandidaten zijn aangeboden.
Afhankelijk van de voortgang van de aanbestedingen wordt er per week meer of minder uur besteed door de in te huren kandidaten. Dit zal wekelijks worden afgestemd tussen de in te huren kandidaten en de teamleider van Team Inkoop.
Locatie opdracht
Het zwaartepunt van de opdrachten ligt in de Noordelijke provincies van Nederland (Drenthe, Overijssel, Flevoland). Het hoofdkantoor van Staatsbosbeheer staat in Amersfoort. Daarnaast heeft Staatsbosbeheer kantoorlocaties in Amsterdam, Schiedam, Tilburg, Slochteren, Wirdum (Leeuwarden) en Deventer. Verder zijn er een groot aantal werklocaties voor onze beheerteams, verspreid door heel Nederland. Team Inkoop werkt echter landelijk. De projectleiders werken meestal vanuit huis. Er wordt veel overlegd via Teams. Als zij het aanbestedingsteam, een inkoopadviseur of een interne opdrachtgever ontmoeten of een fysiek overleg hebben, dan gebruiken zij meestal 1 van de kantoorlocaties of de werklocaties van de beheerteams.

• Opstellen en bewaken van projectplanning en mijlpalen
• Aansturen van het projectteam/aanbestedingsteam en coördineren van stakeholders
• Inventariseren van behoeften binnen de organisatie
• Vertalen van behoeften en wensen naar functionele en aanbestedingsgeschikte eisen
• Voorbereiden van besluitvorming
• Signaleren en beheersen van risico’s
• Bewaken van budget en voortgang
• Afstemmen met interne stakeholders (gebruikers, beheerders, techniek, etc.)
• Verzamelen en structureren van inhoudelijke input voor het Programma van Eisen
• Organiseren en begeleiden van het aanbestedingsteam en de beoordelingscommissie
• Inhoudelijk voorbereiden van beantwoording van de Nota van Inlichtingen
• Bewaken van consistentie en kwaliteit van aanbestedingsdocumenten
• Voorbereiden van de implementatiefase na gunning