Inhuur adviseur verticaal transport

Dit ben jij

• De werkzaamheden van de adviseur (hoofdstuk 2). Vervolgens gaan we in op
  de eisen en wensen die we hebben met betrekking tot de kandidaat en de
  uitvoering van deze opdracht en op de wijze waarop we ingediende offertes
  beoordelen (hoofdstuk 3). Tot slot lichten we kort de procedure rondom
  vraag & antwoord toe en bespreken we de voorbehouden (hoofdstuk 4)
• Planning De planning van deze uitvraag is als volgt: Actie Datum
  Offerteaanvraag uitgestuurd via het DAS 17 september 2026 Deadline voor het
  stellen van vragen 22 september 2026, 12:00 uur Uiterste datum beantwoorden
  vragen door Tilburg University 24 september 2026 Deadline indienen offerte
  6 oktober 2026, 12.00 uur Bericht matchgesprek 8 oktober 2026
  Matchgesprekken 12 oktober 2026 ‘s-morgens Gunningsbesluit 13 oktober 2026
  Einde bezwaarperiode 20 oktober 2026 Start werkzaamheden 1 november 2026
  Deze planning staat ook in TenderNed. Mocht de bovenstaande planning
  onverhoopt afwijken van de planning in TenderNed, dan is de planning in
  TenderNed leidend. Bovengenoemde termijnen zijn voorlopige, indicatieve
  termijnen. Tilburg University behoudt zich het recht voor de aangegeven
  tijdsplanning te wijzigen. Wanneer we de planning wijzigen informeren we u
  hier tijdig over. Aan deze planning kunt u geen rechten ontlenen
• Communicatie Deze uitvraag verloopt volledig digitaal via het TenderNed
  platform (verder TenderNed). Dit houdt in dat alle communicatie via
  TenderNed plaatsvindt en alle documenten, zowel vanuit Tilburg University
  als vanuit u, via TenderNed worden geüpload en gedownload. 4 U treft
  instructies over het inschrijven via TenderNed op de servicepagina voor
  ondernemingen van TenderNed. Mocht u desondanks vragen hebben over de
  werking van het systeem dan kunt u contact opnemen met de servicedesk van
  TenderNed op telefoonnummer 0800-836 33 76. Uitsluitend in het geval
  TenderNed storingen vertoond, kunt u contact opnemen met de contactpersoon
  van Tilburg University: Ron Spapens Inkoopadviseur E-mail:
  j.a.r.m.spapens@tilburguniversity.edu Telefoon: +31 (0) 13 – 466 3745
  Telefonisch of ander contact over deze aanbestedingsprocedure met personen
  die werkzaam zijn bij of voor Tilburg University is niet toegestaan. Als u
  contact zoekt met het doel aanvullende informatie te verkrijgen, waardoor u
  een voordeel verkrijgt ten opzichte van de andere gegadigden, dan zal
  Tilburg University u van verdere deelname uitsluiten
• Opdrachtgever en Opdracht
• Opdrachtgever: divisie Facility Services De divisie Facility Services
  (FS) levert facilitaire- en vastgoed diensten, advies, beleid en services
  aan het College van Bestuur, medewerkers, studenten en gasten van Tilburg
  University. De belangrijkste taken van de divisie zijn vastgoedbeheer,
  campusontwikkeling, het aanbieden van sportvoorzieningen,
  evenementondersteuning, post & documentmanagement en het regisseren van
  schoonmaak, catering en beveiligingsdiensten. Kortom, het zo aantrekkelijk
  mogelijk maken van studeren, werken en verblijven op de campus. Binnen FS
  valt deze uitvraag onder de afdeling Real Estate Management (REM) en het
  team Beheer en Onderhoud (B&O). Real Estate Management (REM) Deze afdeling
  houdt zich bezig met vastgoed. Hier vallen o.a. onder vastgoedplanning,
  campusontwikkeling, verhuur en ruimtenormering, gebouw onderhoud,
  energiebeheer en servicediensten, nieuwbouw en renovatieprojecten
• Opdracht- en functieomschrijving Binnen onderhavige DAS-aanvraag zoeken
  we naar een professional die zelfstandig al het advieswerk rondom het
  verticaal transport kan uitvoeren en technisch kan beoordelen. Tilburg
  University heeft circa 33 personenliften en een 4-tal gevelliften,
  daarnaast een 2-tal trapliften en enkele heffers verdeeld over een 19-tal
  gebouwen (Huurpanden vallen buiten deze scope). Tilburg University is op
  zoek naar een ervaren adviseur inzake het beheer en onderhoud van deze
  installaties. Voorbeelden van werkzaamheden zijn
• Het adviseren m.b.t. beheer en onderhoud van de liftinstallaties
• Het adviseren m.b.t. beheer en onderhoud van de
  gevelonderhoud-installaties
• Het ter beschikking stellen van een online portal welke 24/7 toegankelijk
  is voor Tilburg University. Na beëindiging overeenkomst dient alle
  relevante data via een Excel sheet ter beschikking gesteld te worden aan
  Tilburg University. TiU is eigenaar van deze data 5
• Het opstellen van een MJOP voor alle verticaal transport installaties
• Het periodiek controleren van de statussen van de lift- en
  gevelonderhoud-installaties; Naast de beschreven werkzaamheden dient u
  rekening te houden met het feit dat Tilburg University te allen tijde
  advies wenst in te winnen i.v.m. vervanging, groot onderhoud of
  renovatietrajecten die betrekking (kunnen) hebben op de installaties. De
  leveringstermijn van de diensten dient maximaal 10 werkdagen dagen te zijn.
  Aldus, indien Tilburg University een aanvraag doet om advies uit te
  brengen, of anderszins dienstverlening van de Opdrachtnemer verlangt, dient
  deze binnen 10 werkdagen geleverd te worden. Daarnaast dienen afspraken op
  locatie die op verzoek van Tilburg University gepland, binnen 10 werkdagen
  na dat verzoek plaats te vinden. Overeenkomst Tilburg University wenst een
  raamovereenkomst te sluiten voor 2 jaar met de optie om deze viermaal met 1
  jaar te verlengen bij wederzijds goedvinden en tevredenheid. Ingangsdatum
  van de overeenkomst is 1 november 2026, de overeenkomst zal eindigen op 30
  september 2028. Indien gebruik wordt gemaakt van de verlengingsopties zal
  de overeenkomst uiterlijk eindigen op 30 september 2032. Beschrijving van
  de werkzaamheden adviseur verticaal transport De werkzaamheden
  (hoofdactiviteiten) die adviseur minimaal dient te verrichten zijn
  onderstaand omschreven
• Het adviseren van beheer en onderhoud van 33 stuks liftinstallaties*,
  waarvan de meest voorkomende liften van het fabricaat zijn
• OTIS; ii. Schindler; iii. Kone
• Het adviseren van beheer en onderhoud van 4 stuks
  Gevelonderhoud-installaties;*
• Het in beheer hebben van een portal welke toegankelijk is voor Tilburg
  University
• Beheer onderhoud transportinstallaties, beheermanagement
• Het verzamelen en beheren van (gevel- en trap-) lift technische gegevens,
  zoals: o Keuringsrapporten; o Technische dossiers en overige relevante
  gegevens van de transportinstallaties voor het maken en samenstellen van
  een beheerdossier per transportinstallatie; Het bewaken van overzichten,
  zoals: o Keuringsoverzicht voor keuringsbewaking
  (keuringsstatusoverzichten); o Onderhoudskosten; o Looptijden; o
  Reparatieplanningen e.d. o Het controleren van
  storingsregistratie-overzichten; o Tarievenlijsten; o Budgetkosten; o
  Uitgevoerd onderhoud e.d
• Het houden van periodiek kwartaaloverleg, op locatie, in samenwerking met
  de contractbeheerder van Tilburg University en/of de onderhoudspartij; * De
  genoemde aantallen kunnen tijdens de contractperiode variëren; 6
• Het verzorgen van aanvragen t.b.v. planmatig onderhoud. Controleren van
  offertes, uitgevoerde werken en facturen
• Het periodiek controleren van facturen van storingen, uitgevoerd
  correctief onderhoud. Het controleren van offertes voor reparaties en
  correctief onderhoud
• Het periodiek herinspecteren van minimaal 25% van het lift- en
  gevelinstallatiebestand per beheersjaar (volgens de inspectiemethodiek
  worden installaties om de vier jaar geïnspecteerd omdat veranderingen in de
  conditie dan pas meetbaar zijn). Als er geen verlenging plaats vindt, dan
  zal Tilburg University accepteren dat de herinspecties naar rato looptijd
  overeenkomst zijn uitgevoerd
• Bekend met merk onafhankelijke onderdelen o.a. https://www.boehnke-
  partner.com/unternehmen ; De kenmerken van de onderhavige opdracht zijn als
  volgt: Tilburg University wenst met een 1 partij een raamovereenkomst af te
  sluiten (zie bijlage 1). Inschrijver dient bij inschrijving akkoord te gaan
  met de concept raamovereenkomst. Eventuele aanpassingsvoorstellen dienen
  voor de deadline voor het stellen van vragen te worden gesteld De kenmerken
  van de onderhavige opdracht zijn als volgt: Beoogde stardatum: 1 november
  2026 Einddatum: 30 september 2028 Verlengingsopties: Ja, maximaal voor de
  duur vier maal 1 jaar. Het totaal aan verlengingen zal in geen geval de
  maximale duur van 4 jaar overschrijden. De overeenkomst loopt dus
  definitief af op 30 september 2032. De uiteindelijke overeenkomst die
  afgesloten wordt is overeenkomstig een van de formats zoals akkoord
  bevonden bij toelating tot het DAS Inhuur van Tilburg University, waarbij
  voor deze opdracht de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden voor Diensten 2025
  (ARVODI 2025) van toepassing worden verklaard. Nadere opdrachten worden
  verstrekt in volgorde van ranking in deze DAS uitvraag, d.w.z. dat eerst
  aan de kandidaat met de hoogste score zal worden benaderd. Als deze
  kandidaat niet beschikbaar is, dan wordt de kandidaat met de een na hoogste
  score benaderd. Mocht ook deze kandidaat niet beschikbaar dan zal de
  kandidaat met de twee na hoogste score benaderd. Daarnaast benadrukt
  Tilburg University dat u c.q. uw kandidaat gehouden is aan de geldige
  gedragsregels, zoals u heeft verklaard bij het indienen van uw verzoek tot
  toelating
• Eisen en Wensen, Beoordeling & Gunning Om in aanmerking te komen voor de
  omschreven opdracht dient u uiterlijk 6 oktober 2026 om 12.00 uur uw
  offerte in te dienen in TenderNed. Uw offerte bestaat uit de volgende
  onderdelen
• CV (zie 3.1)
• Antwoorden op (meerkeuze)vragen (gunningscriterium Kwaliteit, zie 3.2) 7
• De digitale omgeving dient een weergave te bevatten van data van
  installaties, keuringen, onderhoud, inspecties, MJOP e.d. Het overzicht van
  alle installaties mogen op 1 tabblad weergegeven zijn. De installaties
  dienen wel afzonderlijk benaderbaar te zijn en per installatie moet de
  mogelijkheid zijn om een rapportage te draaien met alle informatie van de
  installatie
• De digitale omgeving dient duidelijk leesbaar te zijn (o.a. taal- en
  woordgebruik, zinsconstructies)
• De digitale omgeving dient ruime Rapportage mogelijkheden te hebben
• De digitale omgeving dient een praktische en gebruiksvriendelijke opmaak
  te hebben en visuele aantrekkelijke rapportages
• De digitale omgeving biedt de mogelijkheid om resultaten direct te
  downloaden naar Excel en PDF
• De digitale omgeving dient dusdanig te zijn ingericht dat Tilburg
  University in het geval van een toekomstige aanbesteding liftonderhoud de
  benodigde technische data en onderhoudsstatus conform NEN2767 vanuit de
  digitale omgeving kan exporteren naar een Excel bestand
• De digitale omgeving dient daarnaast een up-to-date Meer Jaren Onderhoud
  Planning (MJOP) en een Meer Jaren Onderhoud Begroting (MOJB) te bevatten: 8
  Deze planning dient tenminste een periode van 15 jaar inzichtelijk te
  maken; o Deze planning dient in grote mate overeen te stemmen met die van
  de liftonderhoudpartijen; o De codering van de liften dient overeen te
  komen met de benaming van Tilburg University en het keuringsinstituut. (Op
  dit moment is dat TüV); o De mogelijkheid om keuringsrapporten c.q.
  certificaten op te slaan; o Resultaten moet kunnen worden gedownload in een
  CSV-bestand of een Excel bestand
• Tilburg University is op het moment van aanbesteden bezig om zijn
  gebouwassets in een MJOP te verwerken (Planon). Adviseur zal t.z.t. vanuit
  dit systeem moeten werken. Kandidaat dient bij de inschrijving een
  toelichting op de digitale omgeving toe te voegen, bij voorkeur een link
  naar en demo-omgeving. Als er geen demo-omgeving beschikbaar is, is het ook
  toegestaan om een pdf-rapportage aan te leveren die de essentie van het
  programma goed weergeeft. Een demonstratie dient tijdens een gesprek op
  locatie gegeven te worden. 10 De adviseur dient te zorgen dat de
  continuïteit gewaarborgd is bij langere afwezigheid, dat wil zeggen meer
  dan 1 maand, van de adviseur. 11 Competenties
• Sterk organiserend vermogen
• Stressbestendigheid en flexibiliteit
• Uitstekende communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk)
• Vermogen om snel te schakelen tussen verschillende dossiers en/of taken
• Samenwerkingsgerichtheid
• Oplossingsgericht en proactief handelen
• Digitale vaardigheid en systeemaffiniteit 12 Backup procedure; 12.1
  Tilburg University wil de garantie dat er een backup procedure is bij de
  Opdrachtnemer; 13 Toegankelijkheid 13.1 Tilburg University wil de
  toegankelijkheid tot de omgeving gewaarborgd hebben, ook in geval van
  verstoringen. De termijn voor uitval mag maximaal 30 dagen bedragen. De
  maximale uitval is 30 dagen van de omgeving die beschikbaar wordt gesteld
  om deze informatie te raadplegen; 14 Exit voorwaarden (zie bijlage 2)