Procesmodelleur VTH

Dit ga je doen

Situatieomschrijving
Binnen Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) worden de werkprocessen opnieuw beschreven. In workshops halen inhoudelijk experts per proces op hoe het werk verloopt en wat wet- en regelgeving voorschrijft. Wat ontbreekt is capaciteit om die opbrengst uit te schrijven tot volwaardige procesbeschrijvingen: dat werk is belegd bij het kwaliteitsteam, dat daarvoor in Q4 2026 de uren niet heeft. De opdracht betreft acht VTH-processen, van vooroverleg en vergunningverlening tot toezicht, meldingen, handhavingsverzoeken en bezwaar en beroep.

Doel is dat die procesinformatie wordt vastgelegd in procesplaten en processtapbeschrijvingen die voldoen aan de conventies binnen VTH, zodat ze door de proceseigenaar kunnen worden vastgesteld en bruikbaar zijn als basis voor borging, audits en de inrichting van het nieuwe zaaksysteem.

De opdracht omvat de acht VTH-processen hieronder. De procesmodelleur start met de processen waarvan de workshop is afgerond en kan zo vanaf dag één produceren.

De urenverdeling over de processen wordt niet vooraf vastgesteld. De procesmodelleur levert binnen tien werkdagen na start een planning op met een onderbouwde urenraming en opleverdatum per proces, en de aannames waarop die raming rust. De kwaliteitscoördinator keurt deze planning goed; daarna geldt de planning als afsprakenkader en worden afwijkingen tijdig gemeld. Het totaal bedraagt indicatief circa 780 uur voor de initiële opdrachtperiode van zes maanden. Indien de opdracht wordt verlengd kunnen we aanvullende afspraken maken over de benodigde inzet.

Processen kunnen pas worden uitgeschreven nadat de bijbehorende workshop heeft plaatsgevonden.

Op te leveren resultaat

Eerste oplevering is de planning met urenraming. Daarna levert de procesmodelleur per proces een compleet processenhandboek op, opgebouwd volgens de conventies binnen VTH:

• Een overzichtsplaat van het ketenproces en de aansluiting op aanpalende processen;
• Een procesplaat op deelprocesniveau, en waar nodig een detailplaat op processtapniveau;
• Elke procesplaat zowel als Visio-bronbestand als in BPMN formaat, zodat de plaat importeerbaar is in een procesmanagementtool;
• Per processtap een beschrijving met de vaste onderdelen — ID en naam, beschrijving, input/output, verantwoordelijke rol, gebruikte applicaties, verwijzing naar werkinstructies, afwijkingen en uitval, gerelateerde processtappen — in een tabel met vaste labels, niet als lopende tekst;
• Een voorblad met documentgegevens, wijzigingshistorie en reviewlijst, waarop is vermeld uit welke versie van de procesplaat de opgenomen afbeelding is geëxporteerd;
• Kennisoverdracht aan het kwaliteitsteam over de gehanteerde werkwijze, de toepassing van de VTH-conventie en het opstellen van procesbeschrijvingen, zodat de organisatie deze werkzaamheden zelfstandig kan voortzetten.

Acceptatiecriteria

Een oplevering geldt als afgerond wanneer:

• De checklist bij oplevering uit  het conventiedocument volledig is doorlopen;
• D procesplaat uitsluitend processtappen bevat (geen handelingen), elke stap één tastbaar resultaat en één verantwoordelijke rol heeft, en de gebruikte BPMN-symbolen beperkt blijven tot de afgesproken set;
• Het document geen placeholders, open vragen of interne werkaantekeningen meer bevat;
• Het Visio-bronbestand in de afgesproken SharePoint-bibliotheek staat, met de juiste naamaanduiding;
• De ID-conventie uit het conventiedocument  consistent is toegepast en de vaste onderdelen per processtap in de tabelvorm met vaste labels zijn vastgelegd;
• De procesplaat ook in BPMN formaat is opgeleverd en de afbeelding in het beschrijvingsdocument uit exact die versie is geëxporteerd;
• De kwaliteitscoördinator akkoord heeft gegeven op vorm en volledigheid en de proceseigenaar op de inhoudelijke juistheid;
• De kennisoverdracht heeft plaatsgevonden en betrokken medewerkers zijn meegenomen in de gehanteerde werkwijze, gebruikte methodiek en documentatiestandaarden.

De procesmodelleur levert schrijf- en modelleercapaciteit, geen inhoudelijk oordeel. Aangeleverde procesinhoud wordt binnen VTH getoetst aan wet- en regelgeving; afwijkingen komen op de knelpuntenlijst en worden niet zelfstandig door de procesmodelleur opgelost. De procesmodelleur beheerst de Nederlandse taal op minimaal niveau C1 in woord en geschrift. Dit vanwege de Nederlandstalige opleveringen. 

Randvoorwaarden
Beschrijf de voorwaarden waarbinnen de opdracht wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld:

• De procesmodelleur VTH werkt zelfstandig, stemt indien nodig af met betrokkenen binnen het team/ opdrachtgever, en levert het eindproduct op zonder hiërarchische aansturing of zonder afhankelijkheid van het team.
• Vrijheid in de werkvorm, locatie en planning, mits het eindresultaat conform opdracht en tijdig wordt opgeleverd.
• De procesmodelleur VTH is niet ingebed in de lijnorganisatie en vervangt geen medewerker. De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd, waarbij de opdrachtgever enkel het eindresultaat toetst. Er vindt geen aansturing plaats op het proces, maar uitsluitend toetsing op de afgesproken resultaten. De procesmodelleur bewaakt en organiseert zelf zijn/haar inzet, middelen en planning.