Procesondersteuner/ Managementassistent

Gemeente Nieuwegein

Uitzenden
12-10-2026
24 uur

€3.246 — €4.556 / maand

3 maanden

Nog 11 dagen

Dit ga je doen

Opdracht
Vanwege het vertrek van de huidige procesondersteuner zoeken wij per direct een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De opdracht loopt tot eind januari 2027 met optie tot verlenging. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.

Werkzaamheden
De tijdelijke procesondersteuner/managementassistent maakt onderdeel uit van de vakgroep Management en Ondersteuning en werkt nauw samen met de andere procesondersteuner.
In deze rol worden onder andere de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen;
Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling;
Voorbereiden en (indien nodig) notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag);
Beheer van de gezamenlijke mailbox;
Het bijhouden van ons zaaksysteem CRM;
Het opstellen van inkoopopdrachten en verwerken in Inconto;
Meedenken over procesverbeteringen;
Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering);
Opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem;
Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief;
Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem;
Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.;
Postbeheer.

De tijdelijke procesondersteuner/managementassistent maakt onderdeel uit van de vakgroep Management en Ondersteuning en werkt nauw samen met de andere procesondersteuner.
In deze rol worden onder andere de volgende werkzaamheden uitgevoerd:
Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen;
Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling;
Voorbereiden en (indien nodig) notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag);
Beheer van de gezamenlijke mailbox;
Het bijhouden van ons zaaksysteem CRM;
Het opstellen van inkoopopdrachten en verwerken in Inconto;
Meedenken over procesverbeteringen;
Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering);
Opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem;
Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief;
Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem;
Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.;
Postbeheer.

Dit ben jij

Beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de gevraagde inzet gedurende de
volledige opdrachtperiode, waarbij inzet op donderdag vereist is
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent,
directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende
functie
Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en
administratieve ondersteuning
Aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en overige
schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving

Aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse,
bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een
gemeentelijke organisatie of andere overheidsorganisatie
Aantoonbare werkervaring met complex agendebeheer, vergaderondersteuning,
administratieve processen en het ondersteunen van management of directie
Persoonlijke motivatie waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de
opdracht, communicatieve vaardigheden en motivatie voor deze opdracht

Team TenMonks

Het proces

Dit verhaal gaat over jou

De zoektocht – waar begin je?

Elke maand ontvangen we honderden vacatures. Die publiceren we op onze website, maar we blijven niet achteroverleunen. Ons team gaat actief op zoek naar de juiste match. Misschien vind jij ons, of wij jou – hoe dan ook: we maken snel contact.

De kennismaking – een goed gesprek, geen kruisverhoor

Jij ziet een interessante opdracht of wij denken dat er een goed bij je past. We bellen om je beter te leren kennen en de opdracht door te nemen. Wat vind jij belangrijk? Wat zijn je ambities? We houden het persoonlijk én to the point. Zo verkennen we samen wat de juiste match voor je is en wat daarmee ook het beste voor de klant is.

Afspraken maken – helder en zonder kleine lettertjes

Past de opdracht bij jouw expertise? Top. We bespreken de voorwaarden, je gewenste salaris en hoe de opdracht eruitziet. Omdat het om overheidsvacatures gaat, kunnen de eisen complex zijn en het proces tijdrovend – maar daar helpen wij je soepel doorheen.

Introductie – wij regelen de papierwinkel

Je levert een bijgewerkt cv, motivatie en eventuele referenties aan. Wij stellen de introductie samen, volledig afgestemd op de wensen van de opdrachtgever. Alles wat we bespreken komt daarin terug – eerlijk, transparant en geen verrassingen.

Even geduld – maar we houden je op de hoogte

Overheidsprocessen kunnen soms traag zijn. Wij geven je vooraf een realistische tijdlijn en houden je tussendoor op de hoogte. Geen radiostilte, maar duidelijke updates.

Op gesprek – goed voorbereid op pad

Word je uitgenodigd? Mooi! We plannen samen het gesprek en bereiden het grondig voor. We geven je tips & tricks en duiken in de inhoud van de opdracht. Het doel: jouw kansen maximaliseren.

Go of No-Go – samen evalueren

Na het gesprek evalueren we hoe het ging. Wil jij door en ziet de opdrachtgever het ook zitten? Dan koppelen we je aan één van onze uitzendpartners. Zij regelen het uitzendcontract. Is het toch geen match? Dan halen we feedback op en zoeken we verder.

Aan de slag – alles geregeld, jij kunt starten

Bij een succesvolle bemiddeling leggen we alle afspraken vast in een overeenkomst. Je uitzendpartner regelt het contract, de administratie en zorgt ervoor dat je netjes en op tijd betaald wordt. Jij hoeft alleen maar te focussen op je werk (en een taart sturen mag altijd 😉).

Service – ook ná de start zijn we er voor je

Zolang je aan de opdracht werkt, blijven wij je aanspreekpunt. Ook kan je regelmatig uitnodigingen van ons verwachten voor kleine events en borrels bij ons op kantoor. Heb je vragen over je opdracht, verlenging of indexaties? Eén belletje en we helpen je verder. Is de opdracht afgerond? Dan zoeken we met plezier naar een volgende uitdaging voor je.

Iets voor jou?

Laat het ons weten!

Reageer op deze vacature via TenMonks en ons recruitment team neemt contact met je op om de match te verkennen.