MDTO-Specialist

Dit ga je doen

Opdracht
ZonMw werkt aan de verdere professionalisering van de informatiehuishouding en de implementatie van eisen uit de Archiefwet, Woo en duurzame toegankelijkheid van informatie. Hiervoor is behoefte aan een specialist die de organisatie ondersteunt bij het ontwerpen en implementeren van een MDTO-conform metadataschema.

Doel van de opdracht
Het ontwikkelen en opleveren van een toekomstbestendige metadata-inrichting op basis van de standaard MDTO (Metadata voor Duurzame Toegankelijkheid), passend binnen de informatiearchitectuur en de gebruikte systemen zoals Microsoft 365 en een Document Management Systeem (CORSA) zodat ZonMw voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.

Werkzaamheden
De opdrachtnemer voert onder andere de volgende werkzaamheden uit:

• Opstellen van een organisatiebreed metadataschema op basis van MDTO.
• Inventariseren van bestaande metadata- en dossierstructuren.
• Uitvoeren van een fit-gap analyse tussen huidige en gewenste situatie.
• Adviseren over inrichting van metadata binnen DMS-, zaak- en M365-platformen.
• Mappen van de metadata naar de geldende MDTO
• Vertalen van wet- en regelgeving naar praktische metadata-eisen.
• Opstellen van implementatieadviezen en migratiestrategieën.
• Afstemming met adviseurs informatiehuishouding, informatiemanagers, architecten, functioneel beheerders en proceseigenaren.
• Documenteren van ontwerpen, beslissingen en beheerafspraken.

De specialist werkt nauw samen met adviseurs documentaire informatiehuishouding, architecten, informatiemanagers, functioneel beheerders en andere stakeholders binnen de afdeling I&A.

Op te leveren resultaten, en wanneer deze op te leveren:

·         Organisatiebreed MDTO-conform metadataschema.

·         Metadatawoordenboek inclusief definities, eigenaarschap en beheerafspraken.

·         Fit-gap analyse huidige versus gewenste situatie.

·         MDTO-mappingdocument.

·         Implementatie- en migratieplan voor CORSA en Microsoft 365.

·         Adviesdocument voor governance en beheer van metadata.

·         Besluitdocument met ontwerpkeuzes en uitgangspunten.

·         Kennisoverdracht aan beheerorganisatie.

Fasering van de opdracht, en wanneer deze op te leveren:

Fase 1: Analyse (geschatte duur: 1-2 maanden)

• Inventarisatie bestaande metadata, documentstructuren en informatiesystemen.
• Interviews met stakeholders.
• Opstellen huidige situatie.

Fase 2: Ontwerp (geschatte duur: 2-3 maanden)

• Ontwikkelen MDTO-conform metadataschema.
• Uitwerken metadatawoordenboek.
• Uitvoeren fit-gap analyse.
• Afstemming met architectuur en informatiebeheer.

Fase 3: Implementatieadvies (geschatte duur: 1-2 maanden)

• Mapping naar CORSA en M365.
• Opstellen implementatie- en migratiestrategie.
• Opstellen governance- en beheerafspraken.

Fase 4: Oplevering (geschatte duur: 1 maand)

• Definitieve documentatie.
• Presentatie aan stakeholders.
• Kennisoverdracht.