Projectsecretaris

De opdracht bestaat uit
De opdrachtnemer wordt ingezet voor het opleveren van projectmatige ondersteuningsproducten ten behoeve van het programma Duurzame Gemeentelijke Opvang (DGO), gericht op de realisatie van opvangvoorzieningen voor asielzoekers en duurzame huisvesting voor Oekraïense ontheemden en statushouders. De opdracht omvat onder andere:

• Het opstellen en opleveren van een actueel projectbeheersingsdossier, bestaande uit onder meer planningen, mijlpalenoverzichten, actielijsten en risicoregisters;
• Het voorbereiden en opleveren van vergaderproducten ten behoeve van project- en stuurgroepbijeenkomsten, waaronder agenda's, besluitenlijsten en verslaglegging;
• Het opstellen en opleveren van voortgangsrapportages, memo's, presentaties en andere projectdocumentatie ter ondersteuning van besluitvorming;
• Het inrichten, actualiseren en opleveren van een gestructureerd projectarchief conform de vooraf gestelde gemeentelijke richtlijnen;
• Het opleveren van stakeholderoverzichten, communicatiedocumenten en informatiesets ten behoeve van de projectorganisatie.

Resultaat
De opdracht is succesvol uitgevoerd wanneer:

• Een volledig en actueel projectbeheersingsdossier is opgeleverd gedurende de looptijd van de opdracht;

• De afgesproken projectdocumentatie tijdig, volledig en inhoudelijk onderbouwd beschikbaar is gesteld voor bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming;

• Vergader- en besluitvormingsdocumenten conform planning zijn opgeleverd;

• Het projectarchief compleet, toegankelijk en volgens de overeengekomen richtlijnen is ingericht en overgedragen;

• Alle overeengekomen producten uiterlijk op de afgesproken momenten zijn opgeleverd, zodat de projectorganisatie de vervolgstappen zelfstandig kan uitvoeren.

De opdrachtnemer bepaalt zelf op welke wijze deze resultaten worden gerealiseerd.

Randvoorwaarden

• De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig en voor eigen rekening en risico uit;
• De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de eigen inrichting van werkzaamheden, planning, werkwijze en inzet van middelen;
• Afstemming met betrokken stakeholders vindt uitsluitend plaats voor het verkrijgen van noodzakelijke informatie en het toetsen van eindproducten;
• De opdrachtgever stuurt niet op de uitvoering van de werkzaamheden, maar beoordeelt uitsluitend de opgeleverde resultaten;
• De opdrachtnemer maakt geen onderdeel uit van de lijnorganisatie, vervangt geen medewerker en ontvangt geen hiërarchische aansturing;
• Vrijheid bestaat ten aanzien van werkplek, werktijden en werkmethode, voor zover dit de tijdige oplevering van de overeengekomen resultaten niet belemmert;
• De opdracht richt zich op het opleveren van projectproducten en documentatie en niet op het vervullen van een structurele functie binnen de organisatie.