Programma Managementassistent

Dit ga je doen

Voor de Gemeente Eindhoven zijn wij op zoek naar een Programma Management Assistent.

Secretariële werkzaamheden
• Beheert agenda’s en maakt/verzet afspraken (met gevoel voor organisatie, functies en rollen waardoor goede prioriteitsstelling wordt gemaakt)
• Afhandeling van vragen, verzoeken en gesprekken
• Organiseert bijeenkomsten, vergaderingen en overleggen. Meestal intern en soms extern (bijvoorbeeld bijeenkomsten met inwoners, ondernemers)
• Bereidt met de programmamanager/projectleider overleggen voor (agenda, verzamelen stukken) en notuleert indien nodig.
• Bewaakt follow-up en voortgang van afspraken

Administratieve werkzaamheden
• Organiseert de Teams-omgeving van het programma en de projecten. Brengt daar structuur in aan en weet de faciliteiten van Teams goed te benutten en collega’s daarin te ondersteunen
• Beheert de mailbox: checkt de binnenkomende mail, zet deze door naar collega’s en beantwoordt zelf de routinematige mails, neemt vervolgacties en archiveert.
• Ondersteunt bij archivering van stukken, mails etc.
• Doet voorstellen ter verbetering van de administratieve processen

Overig
• Houdt planningen bij en bewaakt de voortgang
• Levert een inhoudelijke bijdrage aan projecten en evenementen, bewaakt en rapporteert over de voortgang van werkzaamheden bij projecten en evenementen. Maakt overzichten en planningen onder regie van de projectleiders of programma manager.

Eisen
– MBO werk- en denkniveau bij voorkeur in secretariële of administratieve richting
– De aangeboden kandidaat heeft enkele jaren ervaring als Programma-assistent of -ondersteuner of als projectondersteuner. Toelichting: Benoemen in het cv
– Uitstekende kennis van de Nederlandse taal zowel in woord als in geschrift
– Goede kennis MS-Officepakket
– Organisatiesensitiviteit, nauwkeurig en een proactieve werkhouding

Aanvullende informatie (1)
• CV & Motivatie toegespitst op de opdracht, graag in het Nederlands aanleveren en in PDF-format. Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Bied dus zsm een geschikte kandidaat aan.
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao. Deze inzet valt in schaal 8 – begin van de Gemeenten cao.
• Het is niet toegestaan een extra schakel toe te passen tussen de kandidaat en de leverancier die de kandidaat aanbiedt.
• Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar).

Aanvullende informatie (2):
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe via de Portal. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van de gemeente Eindhoven. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u deze opvragen bij inhuur@eindhoven.nl.
• Het tarief is afhankelijk van de kennis en kunde van de kandidaat.