Medewerker bestuurssecretariaat

Dit ga je doen

Opdracht 

Werken in het bestuurlijke hart van de Gemeente Tubbergen, dat is wat jij leuk vindt en energie van krijgt. Bestuurlijke stukken soepel door een strak proces leiden, complexe agenda’s beheren en bestuurders optimaal ondersteunen. Geen dag is hetzelfde en juist die dynamiek maakt jouw werk zo leuk. Plannen, organiseren en ontzorgen gaan jou van nature af en daarin ben jij ijzersterk.

Als secretaresse van met name het college en de gemeentesecretaris ben jij een onmisbare schakel. Je zorgt dat de dagelijkse gang van zaken efficiënt en zorgvuldig verloopt. Je beheert agenda’s, coördineert vergaderingen en bewaakt afspraken en processen. Dankzij jouw scherpe oog voor detail en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen loopt alles op rolletjes en wordt niets over het hoofd gezien.

Ben jij de proactieve en professionele collega die het bestuur volledig ontzorgt? Dan maken we graag kennis met je.

• Jij gaat secretariële en administratieve ondersteuning bieden aan het college van Tubbergen en de gemeentesecretaris.
• Jij bent verantwoordelijk voor de planning en de organisatie van de zeer fluctuerende agenda’s en het beheer van het zaaksysteem met betrekking tot de stukken voor het college.
• Jij bent verantwoordelijk voor de uitvoering met betrekking tot kabinetszaken.
• Hiervoor zit ontzorgen in je bloed en je ziet het als jouw verantwoordelijkheid dat het bestuur haar werk goed kan uitvoeren. Hierover zoek je uiteraard afstemming met de bestuurders en je team.
• Jij bent in staat door te vragen om zo duidelijkheid te verkrijgen over de aard en intenties van vergaderverzoeken voor bestuurders en organiseert de voorbereiding. De juiste mensen zitten aan tafel en de juiste informatie is tijdig en compleet beschikbaar.
• Hiernaast voer je ook diverse werkzaamheden uit op het secretariaat, dit in overleg of in afstemming met jouw directe collega’s.
• Al jouw werkzaamheden voer je professioneel, discreet en gestructureerd uit. Hiermee straal jij rust uit.

Jouw werkweek bestaat uit 28 uur, voor deze functie is het belangrijk dat jij in ieder geval op de vrijdag beschikbaar bent. Voorkeur overige werkdagen: maandag, dinsdag en donderdag.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.