Senior implementatiemanager nieuw zaaksysteem VTH

Dit ga je doen

Situatieomschrijving
De provincie Gelderland zoekt een ervaren Senior Implementatiemanager voor de implementatie van een nieuw zaaksysteem t.b.v. de afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH). De implementatiemanager is verantwoordelijk voor de integrale aansturing van het implementatietraject en vormt de verbindende schakel tussen management, gebruikers, leverancier, I&A, informatiebeheer/DIV en beheerorganisatie.

De opdracht richt zich nadrukkelijk niet alleen op de technische implementatie van het systeem, maar ook op procesinrichting, verandermanagement, gebruikersadoptie, leverancierssturing, migratie, testmanagement en de borging van het systeem binnen de beheerorganisatie. De implementatiemanager voert regie op alle samenhangende werkstromen en zorgt voor een beheerste invoering van het nieuwe systeem binnen de afdeling VTH.

De implementatiemanager evalueert de opleverresultaten tussentijds met de programmanager realisatie verbeter- en versnellingsplan VTH. De programmamanager is geworven met het oog op formatieve groei van de afdeling en het maken van de nodige interne verbeterslagen. Dat geldt voor de processen, het inzicht in en het gebruik van data, als ook de implementatie van het nieuwe zaaksysteem. 

De opdracht bestaat uit
De opdracht betreft het zelfstandig afronden en opleveren van een aantal concrete producten voor de implementatie van een nieuw zaaksysteem. Het gaat om een tijdelijke, afgebakende opdracht met een gemiddelde inzet van circa 24 tot 28 uur per week en een looptijd tot en met 31 januari 2028 (eventueel is een verlenging mogelijk).

1. Implementatiesturing en projectbeheersing

• Levert een gedragen implementatieplan op inclusief mijlpalen, afhankelijkheden en beslismomenten.
• Zorgt voor voorspelbare voortgang, tijdige besluitvorming en beheersing van risico's.
• Levert periodiek stuurinformatie over voortgang, kwaliteit, capaciteit, financiën en risico's.
• Stuurt op realisatie van de afgesproken scope, planning en resultaten.

1. Procesinrichting en verandermanagement

• Levert een werkbare en gedragen inrichting van processen binnen het nieuwe zaaksysteem.
• Borgt een succesvolle overgang van de huidige naar de nieuwe werkwijze.
• Creëert draagvlak bij management, proceseigenaren, gebruikers en ketenpartners.
• Zorgt voor succesvolle gebruikersacceptatie en ingebruikname van de oplossing.

1. Stakeholder- en leveranciersmanagement

• Verbindt management, gebruikers, informatiebeheer, ICT, functioneel beheer en leveranciers rondom gezamenlijke doelen.
• Stuurt leveranciers en implementatiepartners aan op resultaat, kwaliteit en planning.
• Borgt naleving van afspraken, contractuele verplichtingen en beoogde prestaties.
• Escaleert tijdig en zorgt voor adequate besluitvorming bij knelpunten.

1. Migratie

• Richt een afzonderlijk deelproject migratie in onder leiding van een deelprojectleider migratie.
• Stuurt de deelprojectleider aan en draagt eindverantwoordelijkheid voor de migratiestrategie, planning, kwaliteit en besluitvorming. Waaronder het opschonen van dossiers, documenten en zaakgegevens en het opstellen en uitvoeren van migratietesten.
• Borgt dat de migratie integraal onderdeel blijft van het implementatieprogramma en aansluit op processen, informatiebeheer en ingebruikname.

1. Testen, acceptatie en overdracht

• Zorgt voor een succesvolle uitvoering van gebruikersacceptatietesten, ketentesten en proefmigraties.
• Borgt dat geconstateerde bevindingen tijdig worden opgelost.
• Realiseert een beheerste overdracht naar beheer- en gebruikersorganisaties en levert een compleet overdrachtsdocument.

Resultaat en afronding

Eindresultaat: een stabiele en beheerste ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem binnen de afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH). 

Randvoorwaarden

• De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig en naar eigen inzicht uit en bepaalt zelf de wijze waarop, de planning en de plaats waar de werkzaamheden worden uitgevoerd, binnen de afgesproken looptijd en opleverresultaten.
• De gemiddelde inzet van circa 24 tot 28 uur per week is een inschatting van de benodigde omvang van de werkzaamheden en geen voorgeschreven werktijd of aanwezigheid.
• De opdrachtnemer maakt geen deel uit van de reguliere personele bezetting van de provincie en vervult geen structurele functie binnen de organisatie. De provincie stuurt op de afgesproken resultaten en oplevermomenten en niet op de wijze waarop de opdrachtnemer de werkzaamheden uitvoert.