Adviseur digitale toegankelijkheid

Dit ga je doen

Aanleiding
Digitale toegankelijkheid is een wettelijke verplichting voor overheidsorganisaties en een voorwaarde voor toegankelijke gemeentelijke dienstverlening. Gemeente Hellendoorn wil de digitale toegankelijkheid van haar informatie en diensten verbeteren.

De gemeente wil beginnen met een goed beeld van de wettelijke verplichtingen en de huidige situatie. Daarna wil zij de verantwoordelijkheden, processen en sturing zo inrichten dat toegankelijkheid structureel wordt meegenomen bij het maken, inkopen, beheren en publiceren van digitale informatie en diensten.

De opdracht raakt meerdere onderdelen van de organisatie, waaronder Communicatie, Informatievoorziening, ICT-beheer, Informatiebeheer/Archief, de Publieksbalie, Inkoop, Juridische Zaken en de vakafdelingen die digitale informatie en diensten ontwikkelen, beheren of publiceren.

Doel van de opdracht
De adviseur:

• Brengt de voor gemeente Hellendoorn geldende wet- en regelgeving en toegankelijkheidsstandaarden in beeld;
• Brengt de huidige organisatorische inrichting en beschikbare informatie over digitale kanalen in kaart;
• Maakt een gap-analyse tussen de geldende verplichtingen en de huidige situatie;
• Adviseert hoe digitale toegankelijkheid structureel in de gemeentelijke organisatie en werkprocessen kan worden geborgd;
• Levert een gefaseerde, uitvoerbare roadmap op voor de vervolgstappen.

De gemeente krijgt daarmee inzicht in wat aantoonbaar op orde is, wat nog niet op orde is, waar onvoldoende informatie beschikbaar is en welke acties, besluiten en capaciteit nodig zijn.

Opdrachtomschrijving
De opdracht bestaat uit een analyse- en adviesfase. De adviseur onderzoekt hoe digitale toegankelijkheid organisatorisch is belegd en hoe relevante verplichtingen in de praktijk worden uitgevoerd.

De adviseur betrekt daarbij de volledige levenscyclus van digitale informatie en diensten: van keuze en opdrachtverlening tot ontwerp, creatie, redactie, controle, publicatie, beheer, opslag en archivering.

De gap-analyse omvat:

• De toepasselijke verplichtingen en standaarden;
• De organisatorische inrichting, rollen, processen, kennis en capaciteit;
• De beschikbare informatie over websites, apps, intranetten, online formulieren, digitale documenten en andere digitale diensten;
• Bestaande toegankelijkheidsverklaringen, onderzoeken, contracten en interne afspraken.

De adviseur toetst aan de wet- en regelgeving en standaarden die op het moment van uitvoering op gemeente Hellendoorn van toepassing zijn. De adviseur benoemt de gebruikte bronnen en maakt eventuele interpretatievragen of juridische onzekerheden zichtbaar.

De opdracht omvat geen technische WCAG-audits en geen herstelwerkzaamheden aan afzonderlijke websites, apps of documenten. Als beschikbare informatie onvoldoende is om de feitelijke toegankelijkheid te beoordelen, benoemt de adviseur dit als kennishiaat en adviseert die welk onderzoek nodig is. Onbekende of niet onderzochte situaties worden niet als voldaan aangemerkt.

Werkzaamheden
De adviseur:

• Stelt met de opdrachtgever een plan van aanpak, planning en onderzoeksvragen op;
• Bestudeert relevante beleidsstukken, toegankelijkheidsverklaringen, auditrapporten, inkoop- en contractdocumenten, procesbeschrijvingen en andere beschikbare informatie;
• Brengt op hoofdlijnen in beeld welke digitale kanalen en producten bekend zijn, wie daarvoor verantwoordelijk is en welke leveranciers betrokken zijn;
• Onderzoekt hoe de gemeente digitale toegankelijkheid meeneemt bij het kiezen, ontwikkelen, inkopen, wijzigen en vervangen van digitale diensten en informatieproducten;
• Onderzoekt de processen voor het maken, bewerken, controleren, publiceren, beheren, opslaan en archiveren van webcontent en digitale documenten;
• Onderzoekt hoe de gemeente afweegt welk communicatiemiddel passend is, bijvoorbeeld een webpagina in plaats van een document, wanneer dat mogelijk en doelmatig is;
• Onderzoekt hoe toegankelijkheidseisen en controleafspraken zijn opgenomen in inkoop, aanbesteding en contract- en leveranciersmanagement;
• Brengt in beeld welke kennis en vaardigheden medewerkers nodig hebben en adviseert over bewustwording, instructies en eventuele opleidingen;
• Voert gesprekken met betrokken medewerkers en leidinggevenden;
• Maakt een gap-analyse en bespreekt voorlopige bevindingen met de opdrachtgever en betrokkenen;
• Organiseert of begeleidt een werksessie om de gewenste inrichting en prioriteiten te toetsen;
• Werkt de aanbevelingen en roadmap uit en presenteert de uitkomsten.

De adviseur stemt gesprekken en werksessies af met de opdrachtgever. De gemeente stelt relevante documenten beschikbaar en faciliteert de deelname van betrokken medewerkers.

Op te leveren resultaten

1. Plan van aanpak

Binnen twee weken na de start levert de adviseur een beknopt plan van aanpak op met:

• Onderzoeksvragen en werkwijze;
• Betrokken organisatieonderdelen en gesprekspartners;
• Benodigde documentatie;
• Planning en overlegmomenten;
• Wijze waarop de bevindingen worden gevalideerd.

1. Overzicht van de huidige situatie

Een overzicht van:

• Bekende websites, apps, intranetten, online formulieren en andere relevante digitale kanalen;
• Bekende digitale documenten of informatieproducten en de wijze waarop deze worden gepubliceerd;
• Verantwoordelijke organisatieonderdelen en betrokken leveranciers, voor zover bekend;
• Bestaande toegankelijkheidsverklaringen, onderzoeken, afspraken en procesbeschrijvingen;
• Ontbrekende informatie en aandachtspunten voor een volledige inventarisatie.

Dit is een overzicht op hoofdlijnen. Het is geen volledige inventarisatie van alle afzonderlijke bestanden en omvat geen technische beoordeling daarvan.

1. Gap-analyse wetgeving en huidige situatie

Een overzichtelijke analyse, bij voorkeur in een matrix. Per relevante verplichting of onderwerp vermeldt de adviseur:

• De wettelijke verplichting of norm en de bron daarvan;
• Op welke organisatieprocessen of digitale kanalen de verplichting van toepassing is;
• Welk bewijs of welke informatie over de huidige situatie beschikbaar is;
• De beoordeling: aantoonbaar op orde, gedeeltelijk op orde, niet op orde of onbekend;
• De geconstateerde gap of het ontbrekende bewijs;
• Het risico en de prioriteit;
• De aanbevolen actie en, waar mogelijk, een voorgestelde verantwoordelijke rol of afdeling.

De analyse onderscheidt expliciet tussen vastgestelde tekortkomingen, ontbrekende informatie, organisatorische tekortkomingen en mogelijke technische tekortkomingen die nader onderzocht moeten worden.

1. Adviesrapport organisatorische borging

Een praktisch en besluitrijp rapport met:

• Een voorstel voor bestuurlijk en ambtelijk eigenaarschap;
• Een voorstel voor coördinatie en verdeling van rollen en verantwoordelijkheden;
• De betrokkenheid van Communicatie, IV, ICT-beheer, Informatiebeheer/Archief, Publieksbalie, Inkoop, Juridische Zaken en de vakafdelingen;
• Aanbevelingen voor borging in de levenscyclus van digitale producten en diensten;
• Voorstellen voor werkprocessen rond contentcreatie, controle, publicatie, beheer en archivering;
• Aanbevelingen voor keuze en gebruik van toegankelijke digitale communicatiemiddelen en documenten;
• Voorstellen voor inkoop-, aanbestedings- en contractafspraken met leveranciers;
• Een voorstel voor bewustwording, kennisdeling, instructies en opleiding;
• Een voorstel voor sturing, monitoring en verantwoording;
• Benodigde capaciteit, middelen en randvoorwaarden;
• De besluiten die nodig zijn om de voorgestelde inrichting vast te stellen.

1. Gefaseerde roadmap

Een roadmap voor de eerste 12 tot 18 maanden met:

• Prioriteiten en volgorde van aanpak;
• Concrete acties en beoogde resultaten;
• Indicatieve planning en beslismomenten;
• Voorgestelde verantwoordelijke rol of afdeling;
• Afhankelijkheden en benodigde capaciteit;
• Eventuele aanvullende onderzoeken, audits of uitvoeringsopdrachten;
• Voorstellen voor structurele kennisopbouw en periodieke monitoring.

1. Samenvatting en presentatie

De adviseur levert een besluitvormingssamenvatting van maximaal twee pagina’s en licht het rapport en de roadmap toe aan de opdrachtgever en, indien gewenst, de gemeentelijke leiding.

Alle rapportages en presentaties worden in het Nederlands opgeleverd en digitaal toegankelijk opgemaakt.

Afbakening

Buiten deze opdracht vallen:

• Technische WCAG-audits van afzonderlijke websites, apps, documenten of andere digitale kanalen;
• Het toegankelijk maken of herstellen van afzonderlijke digitale producten;
• Een volledige inventarisatie of beoordeling van alle afzonderlijke bestanden;
• Het structureel beheren of actualiseren van toegankelijkheidsverklaringen namens de gemeente;
• De structurele invulling van de rol van coördinator digitale toegankelijkheid na afronding van de opdracht;
• Het opstellen van een volledig gemeentelijk inclusiebeleid.

De adviseur benoemt in de gap-analyse wel waar aanvullend technisch onderzoek of uitvoering nodig is, met een voorstel voor prioriteit en volgorde.

Profiel van de adviseur
De adviseur:

• Heeft aantoonbare expertise op het gebied van digitale toegankelijkheid en de toepasselijke wet- en regelgeving;
• Heeft ervaring met het uitvoeren van gap-analyses of vergelijkbare compliance- en organisatieanalyses;
• Heeft ervaring met het organisatorisch borgen van digitale toegankelijkheid in rollen, processen en verantwoordelijkheden;
• Begrijpt de samenhang tussen toegankelijkheid, content, documenten, digitale dienstverlening, informatiebeheer en leveranciersmanagement;
• Heeft ervaring met het opstellen van praktische adviezen, procesvoorstellen en roadmaps;
• Kan gesprekken voeren met medewerkers en leidinggevenden uit verschillende organisatieonderdelen;
• Kan complexe eisen vertalen naar begrijpelijke en uitvoerbare aanbevelingen;
• Heeft ervaring met werksessies en het creëren van draagvlak;
• Schrijft helder en bondig in het Nederlands.

• De adviseur:

  Stelt met de opdrachtgever een plan van aanpak, planning en onderzoeksvragen op;

• Bestudeert relevante beleidsstukken, toegankelijkheidsverklaringen, auditrapporten, inkoop- en contractdocumenten, procesbeschrijvingen en andere beschikbare informatie;
• Brengt op hoofdlijnen in beeld welke digitale kanalen en producten bekend zijn, wie daarvoor verantwoordelijk is en welke leveranciers betrokken zijn;
• Onderzoekt hoe de gemeente digitale toegankelijkheid meeneemt bij het kiezen, ontwikkelen, inkopen, wijzigen en vervangen van digitale diensten en informatieproducten;
• Onderzoekt de processen voor het maken, bewerken, controleren, publiceren, beheren, opslaan en archiveren van webcontent en digitale documenten;
• Onderzoekt hoe de gemeente afweegt welk communicatiemiddel passend is, bijvoorbeeld een webpagina in plaats van een document, wanneer dat mogelijk en doelmatig is;
• Onderzoekt hoe toegankelijkheidseisen en controleafspraken zijn opgenomen in inkoop, aanbesteding en contract- en leveranciersmanagement;
• Brengt in beeld welke kennis en vaardigheden medewerkers nodig hebben en adviseert over bewustwording, instructies en eventuele opleidingen;
• Voert gesprekken met betrokken medewerkers en leidinggevenden;
• Maakt een gap-analyse en bespreekt voorlopige bevindingen met de opdrachtgever en betrokkenen;
• Organiseert of begeleidt een werksessie om de gewenste inrichting en prioriteiten te toetsen;
• Werkt de aanbevelingen en roadmap uit en presenteert de uitkomsten.

  De adviseur stemt gesprekken en werksessies af met de opdrachtgever. De gemeente stelt relevante documenten beschikbaar en faciliteert de deelname van betrokken medewerkers.