Assistent Afdelingshoofd

Dit ga je doen

Opdracht
Voor onze afdeling Sociaal (Sociaal Domein, Publiekszaken) zoeken wij een zelfstandige en doortastende interim assistent afdelingshoofd die het afdelingshoofd tijdelijk ondersteunt bij de dagelijkse aansturing en organisatie van de afdeling.
De afdeling Sociaal  werkt aan uiteenlopende onderwerpen op het gebied van onder andere jeugd, Wmo, participatie, werk en inkomen en Burgerzaken. De dynamiek is groot en onderwerpen lopen regelmatig door elkaar heen. Juist daarom zoeken we iemand die snel kan schakelen, overzicht houdt en ervoor zorgt dat zaken worden opgepakt en afgerond.

Je bent een ondersteunende professional die naast het afdelingshoofd staat. Je neemt organisatorische en coördinerende werkzaamheden uit handen, zoekt zaken uit, stemt af met collega's en andere betrokkenen en houdt de voortgang in de gaten. Je hoeft daarbij niet overal zelf inhoudelijk specialist in te zijn. Wel weet je de juiste vragen te stellen, de juiste mensen te vinden en door te pakken wanneer dat nodig is. Je denkt na én bent hands-on. 

Deze opdracht is ook interessant voor iemand die graag een kijkje wil nemen in de keuken van een leidinggevende binnen een gemeentelijke organisatie.

Wat ga je doen?

De werkzaamheden zijn breed en afwisselend. Denk onder andere aan:

• Ondersteunen van het afdelingshoofd bij de dagelijkse organisatie van de afdeling;
• Voorbereiden, organiseren en opvolgen van overleggen en acties;
• Bewaken van afspraken, deadlines en voortgang;
• Uitzoeken van uiteenlopende organisatorische en inhoudelijke vraagstukken;
• Informatie verzamelen en op een rij zetten voor het afdelingshoofd;
• Afstemmen met medewerkers, beleidsadviseurs, consulenten, management en andere betrokkenen;
• Signaleren wanneer zaken blijven liggen of extra aandacht nodig hebben;
• Oppakken van praktische en organisatorische vraagstukken die zich gedurende de dag aandienen.

De opdracht is nadrukkelijk breed en dynamisch. De ene dag ben je bezig met het organiseren en voorbereiden van een overleg met bestuurders, de volgende dag zoek je een vraagstuk uit op een afdeling of stem je af met meerdere collega's over een dossier dat snel opgepakt moet worden.Je bent iemand die je om een boodschap kunt sturen. Je wacht niet af tot iemand precies vertelt wat je moet doen, maar denkt mee, stelt vragen en pakt zaken zelfstandig op.