Teammanager Nieuwkomers

Dit ga je doen

Opdracht
Het team Nieuwkomers is verantwoordelijk voor het organiseren van opvangplekken voor asielzoekers en Oekraïnse ontheemden. Het team is ontstaan in een crisissituatie ten tijde van het uitbreken van de oorlog in Oekraïne. De afgelopen tijd is ingezet op het brengen van rust en structuur in het team. Zo zijn er voor de opvang van Oekraïnse ontheemden locaties geregeld die voor de langere termijn beschikbaar zijn, zijn werkprocessen ontwikkeld en beschreven en is de administratie (financiën en contracten) beter gestructureerd. Daarmee is het team nu klaar om ingebed te worden in de organisatie. Deze inbedding duurt zeker tot 1 januari 2027 en tot die tijd is zowel personeel als inhoudelijk management van het team nodig.

De teammanager Nieuwkomers heeft de volgende opdracht:
Het programma Nieuwkomers bevindt zich in een overgangsfase van programmateam naar een structurele inrichting binnen de gemeentelijke organisatie. De opdracht van de teammanager is primair gericht op het leidinggeven aan het team, het begeleiden van de organisatorische inbedding van het programma in de lijn en het creëren van duurzame perspectieven voor medewerkers. In het proces van de inbedding van het programma werkt de teammanager samen met de organisatieadviseur. De teammanager stuurt op de implementatie binnen het vastgestelde plan van aanpak. Besluitvorming over de  definitieve inrichting ligt bij de directie na advies van de ondernemingsraad.

De teammanager draagt zorg voor rust, duidelijkheid en continuïteit binnen het team en zorgt ervoor dat de werkzaamheden, verantwoordelijkheden, processen en medewerkers tijdig en zorgvuldig worden ondergebracht binnen de domeinen/sectoren/teams van de organisatie.

De teammanager is:

• Verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het team met 14 medewerkers (6 vast en 8 extern) en creëert een stabiele en professionele werkomgeving.
• Eindverantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van de organisatorische inbedding van het programma Nieuwkomers binnen de gemeentelijke organisatie. Een belangrijk onderdeel van de opdracht betreft het begeleiden van medewerkers naar een structurele positie binnen de organisatie.
• Zorgt voor verbinding tussen het programma Nieuwkomers en de verschillende organisatieonderdelen.
• Is verantwoordelijk voor het opdrachtgeverschap op de ingezette externe capaciteit en bewaakt de continuïteit van de uitvoering.
• Bewaakt de voortgang van de inhoudelijke opgaven binnen het programma en fungeert als eerste aanspreekpunt richting management, directie en bestuur.

De teammanager neemt deel aan het MT sociaal domein en is voorzitter van het eigen teamoverleg. De teammanager neemt deel aan de portefeuillehouderoverleggen over de adviezen vanuit het team. Met de directeur Sociaal Domein is maandelijks een voortgangsoverleg. Van de teammanager wordt verwacht dat deze 75% van de tijd aanwezig is op het gemeentehuis of opvanglocatie als direct aanspreekpunt voor de teamleden, bestuur en management. De gemeente maakt gebruik van Office365, Youforce en Key2fin, ervaring met deze systemen is een pré.

Resultaat
Aan het einde van de opdracht: 

• Is het programma Nieuwkomers organisatorisch ingebed binnen de gemeentelijke organisatie;
• Hebben medewerkers duidelijkheid over hun structurele positie en toekomstperspectief;
• Zijn verantwoordelijkheden, processen en werkzaamheden duurzaam belegd;
• Is de afhankelijkheid van tijdelijke organisatievormen verminderd;
• Is sprake van een stabiel team en een zorgvuldige overgang naar de nieuwe organisatiestructuur;
• Zijn bestuur, management en medewerkers meegenomen in en voorbereid op de nieuwe situatie.

Randvoorwaarden
De teammanager Nieuwkomers is niet ingebed in de lijnorganisatie en vervangt geen medewerker. Het programma Nieuwkomers staat momenteel los van de lijnorganisatie. De functie wordt ook niet uitgevoerd door medewerkers die in dienstbetrekking zijn van de opdrachtgever en de specifieke kennis of certificering is niet in de organisatie beschikbaar. De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd, waarbij de opdrachtgever enkel het eindresultaat toetst. Er vindt geen aansturing plaats op het proces, maar uitsluitend toetsing op de afgesproken resultaten. De opdrachtnemer bewaakt en organiseert zelf zijn/haar inzet, middelen en planning.