Projectleider Europese Aanbesteding LMS

Dit ga je doen

Opdracht
SSC ONS en haar partners zijn op zoek naar een gedreven projectleider voor de aanschaf en implementatie van een nieuw Learning Management System (LMS).

Het huidige LMS-systeem nadert het einde van het contract (december 2027) en er moet een Europese aanbesteding worden voorbereid en inhoudelijk begeleid.  

Het doel is een toekomstbestendig LMS-platvorm te implementeren dat aansluit op de visie en leerbehoeften van SSC Ons en haar partners.

Het is daarbij niet wenselijk dat een partij de tool nog moet ontwikkelen, de uitvraag moet zich op bestaande techniek richten.

De projectleider is verantwoordelijk voor het gehele proces, van voorbereiding tot livegang:

• Het samen met de partners van SSC Ons realiseren van een toekomstbestendige visie op strategisch Leren & Ontwikkelen;
• Op basis van visie en input een vertaling maken naar functionele en inhoudelijke uitgangspunten in een programma van eisen voor de Europese aanbesteding van een nieuw Learning Management Systeem (LMS);
• Het projectteam aansturen voor de inhoudelijke voorbereiding, besluitvorming en implementatie van een LMS-systeem. De begeleiding van de formele aanbestedingsprocedure ligt binnen het projectteam bij de inkoopadviseur;
• De rol omvat ook het opstellen van aanbestedingsdocumenten, agenderen van overleggen, voortgangsbewaking, stakeholdermanagement en voorbereiden stukken voor besluitvorming;
• Bewaakt kwaliteit, planning en voortgangrapportages.

Randvoorwaarde
De opdracht heeft een looptijd van circa 15 maanden. De opdrachtnemer bepaalt zelfstandig de wijze van uitvoering en zet naar eigen inzicht de benodigde capaciteit in om de overeengekomen resultaten te realiseren. De gemiddelde inzet bedraagt naar verwachting circa 2 tot 3 dagen per week, waarbij de benodigde inzet per fase van de opdracht kan verschillen.

Na implementatie volgt een nazorgfase, waarvoor aanvullende inzet van de opdrachtnemer kan worden gevraagd indien dit noodzakelijk is voor een zorgvuldige overdracht en borging van de resultaten.

Voor de uitvoering van de opdracht stemt de opdrachtnemer af met betrokken interne en externe stakeholders, waaronder HR, ICT (waaronder IT-Architectuur), Inkoop, Functioneel Beheer binnen SSC Ons en relevante leveranciers en samenwerkingspartners. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het organiseren van de benodigde afstemming om de opdrachtdoelstellingen te realiseren.

Binnen het aanbestedingstraject werkt de opdrachtnemer samen met een Inkoopadviseur. De Inkoopadviseur verzorgt de inkooptechnische en procedurele begeleiding van het aanbestedingsproces, terwijl de opdrachtnemer verantwoordelijk is voor de inhoudelijke voorbereiding, coördinatie en realisatie van de opdracht.

Resultaatgebied 1: Visievorming Leren & Ontwikkelen 

• Inventariseren van ontwikkelingen, behoeften en ambities op het gebied van Leren & Ontwikkelen onder de partners en dit omzetten naar een gemeenschappelijk gedeelde visie (met gemeenschappelijk draagvlak);
• Marktverkenning: inbrengen van relevante marktontwikkelingen en innovaties in het L&O landschap en LMS/LXP markt die van invloed zijn in het proces van visievorming, programma van eisen en de uiteindelijke aanbesteding;
• Adviseren van de opdrachtgever en management van de partners over kansen, risico's en gewenste ontwikkelrichtingen. 

 Resultaatgebied 2: Voorbereiden en begeleiden van de aanbesteding

• Organiseren van marktconsultaties en stakeholderbijeenkomsten;
• Vertalen van de opgehaalde gemeenschappelijke behoeften naar uitgangspunten en randvoorwaarden voor toekomstige leeroplossingen;
• Opstellen en coördineren van het programma van eisen en wensen en daarmee vaststellen van functionele, organisatorische en gebruikersgerichte eisen;
• Zorgen voor een integrale afstemming tussen HR, Inkoop, ICT, functioneel beheer
• Tijdige voortgangsrapportages en afstemming met opdrachtgever en stakeholders;
• Coördineren van besluitvorming en afstemming binnen de organisaties van de partners, inclusief betrokkenheid OR.

Resultaatgebied 3: Stakeholdermanagement 

• Verbinden van belangen van verschillende partners van SSC-ONS;
• Creëren van draagvlak voor toekomstige keuzes en investeringen;
• Adviseren van opdrachtgever en management van de partners over risico’s en meenemen in de besluitvorming;
• Fungeren als aanspreekpunt voor inhoudelijke vraagstukken binnen het project.  

Resultaatgebied 4: Begeleiding van de implementatie van het LMS 

• Verantwoordelijk voor de voorbereiding, uitvoering en succesvolle ingebruikname van het aangekochte Learning Management System (en of voortzetting van het huidige);
• Aansturen van het implementatieteam;
• Coördineert de samenwerking tussen de partners, IT (SSC-ons) en leverancier;
• Bewaakt planning, kwaliteit en budget;
• Zorgt voor een soepele overgang en contracttransitie naar de nieuwe digitale leeromgeving met optimale gebruikersacceptatie. 

Op te leveren resultaten 

• Een volledige inhoudelijke voorbereiding van de aanbesteding, inclusief voorbereiding besluitvorming en betrokkenheid OR;
• Een uitgewerkt programma van eisen en wensen;
• Een gedragen advies ten aanzien van de selectie van een nieuwe leeroplossing;
• Een volledig afgeronde aanbesteding voor een LMS die aansluit bij strategisch leren en ontwikkelen;
• Succesvolle implementatie van het LMS-systeem bij alle partners;
• Livegang van het nieuwe systeem voor 1-1-2028.