Organisatie- programma adviseur voor de realisatie nieuwe bibliotheek Hilversum

Dit ga je doen

AV33084

Voor deze opdracht wordt adviseur Organisatie en Programma gevraagd.

Opdracht
Bibliotheek Hilversum
In het centrum van Hilversum wordt een nieuwe bibliotheek gerealiseerd voor de inwoners van de nieuwe gemeente. In de bibliotheek worden ook een aantal culturele en maatschappelijke organisaties gehuisvest.

De bibliotheek bevindt zich nu midden in de fase van verbouwing van de nieuwe locatie, het voorbereiden van de vernieuwde exploitatie voor een brede bibliotheekfunctie met een media component en een nog verdere verbreding en samenwerking met diverse maatschappelijke en culturele partijen in de stad.

De ontwikkeling van de nieuwe locatie vindt plaats door Bibliotheek Hilversum, onder leiding van de directie en Raad van Toezicht. Hiervoor hebben zij een bouwteam geformeerd. De gemeente heeft een kaderstellende- en subsidie verlenende rol en is ook borgsteller van de benodigde financiële investering.

De realisatie van de bibliotheek met een breed profiel in een bestaand pand is een complexe verbouwing, waarbij veel ontwikkelingen tegelijkertijd spelen. Recent is gebleken dat de business-case m.b.t de investering en toekomstige exploitatie (programma en organisatie), de sturing op de bouwkundige realisatie, en het omgevingsmanagement ontoereikend is. Daarnaast is ook uitloop in budget en tijd aan de orde.  Om die reden wil de gemeente twee aanvullende adviseurs aantrekken tot de oplevering van de nieuwe bibliotheek en de start van de nieuwe exploitatie, zodat de bibliotheek weer voldoende grip en regie krijgt op de genoemde onderwerpen.  

De twee adviseurs hebben het volgende profiel:

• Adviseur met financieel en bouwkundig profiel
• Adviseur met organisatorisch en inhoudelijk profiel  

Beschrijving proces tot nu toe
De gemeenteraad heeft op 21 september 2022 besloten tot vestiging van de nieuwe bibliotheek in de Gooische Brink. Hiermee geeft de gemeente invulling aan de wettelijke verplichting om een bibliotheekfunctie te realiseren. De raad heeft hiervoor twee borgstellingen van in totaal €16,7 miljoen verstrekt, voor door de bibliotheek aan te trekken leningen. De raad heeft bij de besluiten over de borgstelling het college van b en w verzocht het bouwproces door de bibliotheek en de risicosturing te volgen. In dit kader vindt er regulier (al geruime tijd geïntensiveerd in frequentie) bestuurlijk en ambtelijk overleg plaats over de voortgang van met name het bouwproces, de relatie met de omgeving, de afspraken met potentiële huurders en de financiën.

Afgelopen weken is gebleken dat de bibliotheek de businesscase van de nieuwe bibliotheek Gooische Brink niet sluitend krijgt. Hier liggen verschillende oorzaken aan ten grondslag, waaronder de financiële impact van de vertraging van de verbouwing. De financiële situatie van de bibliotheek (o.a. het werkkapitaal en liquiditeit), de risicobeheersing en de bouwplanning hebben zich neerwaarts bewogen. Hierdoor worden de door de gemeente gevraagde zekerheden in het kader van onder meer de borgstelling onzeker.

Gezien de huidige ontstane situatie is het college van mening dat de (financiële en bouwkundige) sturing, en de onzekerheid over de hoogte van het financiële tekort en de voortgang van de verbouwing moet worden doorbroken. Het college is voornemens om de gemeenteraad voor te stellen een extra financiële impuls te verstrekken zodat de realisatie/verbouwing van de nieuwe bibliotheek kan worden gecontinueerd. Tegelijkertijd treft de gemeente maatregelen die moeten leiden tot een meer intensieve en deskundige financiële en bouwkundige sturing, met als doel duidelijkheid over de definitieve hoogte van het tekort en de opleverdatum, en het realiseren van een gedegen, duurzame business-case voor de verbouwing en exploitatie.

Deze opdracht maakt onderdeel uit van een bredere ondersteuning van de realisatie van de nieuwe Bibliotheek Hilversum. Naast deze opdracht zet de gemeente een tweede adviseur in met een financieel en bouwkundig profiel. Van de adviseur wordt verwacht dat hij of zij afstemt en samenwerkt met deze adviseur om te komen tot een integraal beeld en advisering van de financiële, bouwkundige, organisatorische en inhoudelijke ontwikkelingen rondom de nieuwe bibliotheek. 
  
Adviseur Organisatie en Programma Profiel

• Academische (WO) werk- en denk niveau bij voorkeur aangetoond door een afgeronde WO opleiding in de cultureel organisatorische richting, zoals Cultuurwetenschappen, Kunst en Cultuurmanagement of vergelijkbaar.
• Minimaal 5 jaar ervaring als cultureel manager met zowel zakelijke (financieel/exploitatie en HR) als inhoudelijke en eindverantwoordelijke ervaring in de culturele sector, bij voorkeur in de bibliotheeksector.
• Ervaring in transformaties bij een culturele/maatschappelijke organisatie gericht op een brede vernieuwing.
• Ervaring in het verbinden van de organisatie (met aandacht voor de mensen die de nieuwe bibliotheek moeten gaan waarmaken), met culturele en maatschappelijke partners vanuit het oogpunt van toekomstige samenwerking.
• Ervaring met inhoudelijke ontwikkeling van programmering in de culturele sector, bij voorkeur ook voor bibliotheken.
   
  Taken en verantwoordelijkheden
• De adviseur brengt in kaart in hoeverre het door de bibliotheek ontwikkelde concept en programma van de nieuwe brede bibliotheekfunctie inclusief de media component en samen met huidige en potentiële samenwerkingspartners passend is ontwikkeld. En brengt waar nodig advies uit hoe dit in – en/of aan te vullen en rapporteert hierover aan het college.
• De adviseur toetst financiële ramingen in de exploitatiebegroting op inhoudelijke en organisatorische haalbaarheid. En brengt waar nodig advies uit hoe dit in – en/of aan te vullen en rapporteert hierover aan het college.
•  De adviseur brengt in kaart in hoeverre de vernieuwing (inrichting en werkprocessen) van de organisatie aansluit op de straks nieuwe werkwijze als brede bibliotheek met diverse partijen onder 1 dak. En brengt waar nodig advies uit hoe dit in – en/of aan te vullen en rapporteert hierover aan het college.
• De adviseur toetst of de geraamde inrichting en inventaris aansluit bij en bijdraagt aan het functioneren als brede bibliotheek en de verhuurfunctie en exploitatie van de bibliotheek. En brengt waar nodig advies uit hoe dit in – en/of aan te vullen en rapporteert hierover aan het college.
• De adviseur adviseert over de afstemming en communicatie met interne en externe stakeholders zoals winkeliers, aannemer, leveranciers. Waarbij ook aandacht is voor het zorgvuldig en adequaat communiceren over de planning van de werkzaamheden en de opleverdatum naar potentiële huurders en de directe omgeving (omwonenden en ondernemers).
• De adviseur denkt mee over de logistiek ten aanzien van de daadwerkelijke verhuizing van de huidige bibliotheek naar de nieuwe locatie en ingebruikname van ruimten door huurders.
• De adviseur toetst het beleid en de inzet van fondsenwerving en brengt zo nodig mogelijkheden in kaart.

Rolverdeling Adviseur Financieel en Bouwkundig & Adviseur Organisatie en Programma in relatie tot governance bibliotheek

• De adviseur adviseert en rapporteert elke twee weken of vaker formeel aan het college via de wethouder Cultuur als portefeuillehouder en de aangewezen ambtelijke contactpersonen.
• De adviseur adviseert de directie en Raad van Toezicht van de bibliotheek en ondersteunt hen in het maken van keuzes. Waar relevant vindt dit plaats in samenhang met de advisering door de andere voor deze opdracht ingezette adviseur.
• De bouwbegeleiding, budgetbewaking, risicobeheersing, algehele sturing op het bouwproces en het omgevingsmanagement blijft belegd bij het bouwteam o.l.v. directie en onder eindverantwoordelijkheid van de Raad van Toezicht van de bibliotheek.
• De (toekomstige) exploitatie en programmering blijft belegd bij de directie en onder eindverantwoordelijkheid van de Raad van Toezicht van de bibliotheek.