Programmamanager VTHA Zaaksysteem

Programmamanager VTHA-Zaaksysteem

De opdracht : De implementatie omvat zowel procesmatige, organisatorische, informatiekundige en veranderkundige aspecten als de technische implementatie.

De Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek (OFGV) staat aan de vooravond van de implementatie van een nieuw zaaksysteem voor VTHA (Vergunningen, Toezicht, Handhaving & Advies). De aanbesteding van het nieuwe zaaksysteem is nagenoeg afgerond. De volgende fase is de voorbereiding en realisatie van de implementatie.

Voor deze belangrijke organisatie brede verandering zijn wij op zoek naar een ervaren, daadkrachtige en organisatie sensitieve Programmamanager VTHA-Zaaksysteem.

Als programmamanager ben je integraal verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van de implementatie. Je zorgt voor samenhang tussen de verschillende onderdelen van het project en stuurt op een succesvolle inrichting, datamigratie, koppelingen, testen, opleiding en ingebruikname van het nieuwe systeem.

De opdracht vraagt nadrukkelijk meer dan alleen technische projectsturing. De implementatie heeft impact op processen, werkwijzen en medewerkers. Je zorgt daarom ook voor een goede inrichting van het verandertraject en begeleidt de organisatie naar een nieuwe manier van zaakgericht werken.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Als programmamanager:

• ben je verantwoordelijk voor de implementatie van het nieuwe VTHA-zaaksysteem, van inrichting en testen tot datamigratie en livegang;
• bewaak je de voortgang, planning, kwaliteit, het budget, risico's, afhankelijkheden en mijlpalen en stuur je tijdig bij;
• richt je de projectorganisatie in en zorg je voor een duidelijke verdeling van rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
• geef je functioneel leiding aan de betrokken projectleiders en bewaak je de samenhang tussen de verschillende deelprojecten;
• zorg je voor een effectieve besluitvormingsstructuur en leg je relevante vraagstukken tijdig voor aan de opdrachtgever en andere besluitvormers;
• stuur je op de afspraken met de softwareleverancier en ben je een stevige en professionele gesprekspartner;
• coördineer je de realisatie van noodzakelijke koppelingen en de aansluiting op relevante landelijke voorzieningen;
• zorg je voor een goede afstemming tussen de inrichting van het systeem, de werkprocessen en de behoeften van de verschillende gebruikers;
• werk je nauw samen met VTHA, Informatie & Kwaliteit, ICT, Applicatiebeheer, HRM, Bedrijfsvoering en andere betrokken disciplines;
• geef je richting aan het verandertraject en zorg je dat medewerkers tijdig worden geïnformeerd, betrokken en voorbereid;
• zorg je samen met de betrokken collega's voor passende communicatie, instructies en trainingen;
• rapporteer je periodiek over voortgang, risico's, resultaten en eventuele afwijkingen aan de opdrachtgever en relevante stakeholders.

Resultaat van de opdracht

De programmamanager zorgt ervoor dat:

• de implementatie van het nieuwe zaaksysteem volgens een heldere projectstructuur, budget en planning wordt uitgevoerd;
• de verschillende deelprojecten en disciplines effectief samenwerken en onderlinge afhankelijkheden worden beheerst;
• Het systeem wordt ingericht volgens de aanbesteding uitvraag en aangedragen best practice en zodanig dat de werkprocessen van de organisatie hierop aansluiten;

• de noodzakelijke datamigratie, koppelingen en testen tijdig en zorgvuldig worden uitgevoerd;
• besluitvorming en escalaties tijdig plaatsvinden;
• de samenwerking met de softwareleverancier professioneel en resultaatgericht verloopt;
• medewerkers en andere gebruikers goed worden meegenomen in de verandering;
• de organisatie aantoonbaar wordt voorbereid op de ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem en de nieuwe manier van zaakgericht werken.

De organisatie en projectomgeving

De programmamanager werkt organisatie breed en heeft contact met collega's en stakeholders binnen onder andere VTHA, Informatie & Kwaliteit, ICT, Applicatiebeheer, HRM en Bedrijfsvoering. Daarnaast wordt nauw samengewerkt met projectleiders, key-users, gebruikersgroepen en de softwareleverancier.

Binnen de projectorganisatie komen verschillende expertises samen. De opdracht vraagt daarom om iemand die gemakkelijk schakelt tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau en die technische, organisatorische en procesmatige vraagstukken met elkaar weet te verbinden.

De implementatie van het nieuwe zaaksysteem is een belangrijke ontwikkeling voor de OFGV en draagt bij aan een toekomstbestendige inrichting van het zaakgericht werken en de informatievoorziening binnen de organisatie en richting samenwerkingspartners.

Profiel

• Wij zoeken een ervaren programmamanager die complexe ICT-implementaties kan overzien en daadwerkelijk tot resultaat brengt. Je bent resultaatgericht en daadkrachtig, maar hebt tegelijkertijd oog voor de organisatie, de medewerkers en verschillende belangen.
• Je houdt overzicht, brengt structuur aan en komt in actie wanneer dat nodig is. Je signaleert knelpunten vroegtijdig, neemt verantwoordelijkheid en zorgt ervoor dat besluiten worden genomen en acties worden uitgevoerd.
• Je bent de verbindende schakel tussen mensen en weet als spin in het web de juiste mensen met elkaar te verbinden. Je neemt mensen op een positieve en enthousiaste manier mee in veranderingen, geeft duidelijke uitleg en creëert draagvlak.

Eisen

Wij zoeken kandidaten die aantoonbaar beschikken over:

• hbo- of wo-werk- en denkniveau;
• minimaal 3 tot 5 jaar aantoonbare ervaring als ICT-projectmanager, bij voorkeur binnen de publieke sector;
• ervaring met organisatie brede verander- en implementatieopgaven;
• ervaring met de implementatie van zaaksystemen;
• ervaring binnen een Omgevingsdienst, Gemeente, Provincie of vergelijkbare publieke organisatie is een pré;
• kennis en ervaring met datagedreven werken en automatisering, procesoptimalisatie en datamigratie;
• kennis van relevante wet- en regelgeving en kaders, waaronder de Omgevingswet, AVG, BIO, Woo en Archiefwet;
• aantoonbare ervaring met zowel PRINCE2 als Agile/Scrum;
• ervaring met leveranciersmanagement en het aansturen van externe partijen;
• ervaring met het aansturen van meerdere projectonderdelen en/of projectleiders.

Competenties

De volgende competenties zijn voor deze opdracht van belang:

• daadkrachtig en resultaatgericht;
• organisatiesensitief;
• verbindend en communicatief sterk;
• analytisch en procesmatig;
• bestuurlijk sensitief;