Specialist Informatievoorziening En Archiefbeheer

Dit ga je doen

Opdracht
BSR zoekt tijdelijke externe expertise voor een krachtige versnellingsaanpak informatiehuishouding en archiefbeheer in 2026. Aanleiding is het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 van het Regionaal Archief Rivierenland. Daaruit blijkt dat BSR stappen zet, maar dat verdere versterking nodig is op onder meer personele borging en invulling van archiefwettelijke taken en verantwoordelijkheden zoals vernietiging, overbrenging, vervanging e.o.. Nadruk ligt op het borgen van duurzame toegankelijkheid vanaf moment van opstellen of ontvangen van documenten. Daarbij komt ook het het opstellen van een overzicht informatiehuishouding en inrichten van beheermaatregelen voor categorieën documenten.

De professional stelt een praktisch verbeterplan informatiehuishouding op én brengt dit plan direct in uitvoering. De opdracht is gericht op zichtbare verbeteringen, concrete maatregelen en duidelijke advisering aan de organisatie. De werkzaamheden vinden plaats binnen de kaders, prioriteiten en planning van BSR. De professional werkt nauw samen met de auditor/beleidsadviseur, ICT, CISO, FG, procesbeheerders, management en waar nodig het Regionaal Archief Rivierenland.

Werkzaamheden
De werkzaamheden bestaan in ieder geval uit:

• Opstellen van een verbeterplan informatiehuishouding op basis van het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 en eerdere openstaande aanbevelingen, met per aanbeveling prioriteit, actie, resultaat, eigenaar en planning;
• Uitvoeren of begeleiden van urgente verbetermaatregelen rond (digitaal) informatiebeheer, duurzame archivering, metadata, bewaartermijnen, vernietiging en overbrenging naar de archiefbewaarplaats;
• Inzichtelijk maken van de informatiehuishouding: werkprocessen, documentstromen, applicaties, opslaglocaties, autorisaties, proceseigenaren en risico’s;
• Onderzoeken en verbeteren van archiveringsfunctionaliteiten in procesapplicaties en opslaglocaties, waaronder netwerkschijven, SharePoint en zaaksysteem;
• Opstellen of actualiseren van praktische afspraken, werkinstructies en beleid over dossiervorming, dossiereigenaarschap, bestandsnaamgeving, versiebeheer, bestandsformaten, autorisaties en schaduwarchivering;
• Ondersteunen bij het toepassen van selectielijsten, het inzichtelijk maken van digitale vernietigingsachterstanden, het voorbereiden van vernietigingslijsten en verklaringen en het opstellen van een procesbeschrijving voor vernietiging conform archiefwettelijke taken;
• Uitwerken van een passend metagegevensschema, waarbij MDTO als uitgangspunt kan dienen;
• Adviseren over vervanging, hybride archiefvorming, verklaringen van vervanging en een organisatiebrede procesbeschrijving voor vervanging;
• Opstellen of aanscherpen van een conversie- en migratieprotocol en adviseren over migraties, leveranciersafspraken en digitale beheeromgevingen;
• Inrichten van een eerste werkbare vorm van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring, verbeteracties en periodieke voortgangsrapportage;
• Voorbereiden van BSR op de Archiefwet 2026 en de verkorting van de overbrengingstermijn;
• Overdragen van kennis aan medewerkers en management, zodat verbeteringen na afloop van de opdracht geborgd kunnen worden.

Op te leveren resultaten
Aan het einde van de opdracht zijn in ieder geval opgeleverd:

• Een concreet en uitvoerbaar verbeterplan informatiehuishouding met prioriteiten, planning, eigenaren en voortgangsafspraken;
• Een actueel overzicht van de belangrijkste werkprocessen, informatiestromen, applicaties en opslaglocaties;
• Praktische werkinstructies en afspraken voor medewerkers over dossiervorming en informatiebeheer;
• Een aanpak voor digitale vernietiging, inclusief inzicht in mogelijke achterstanden en voorstel voor vervolgstappen;
• Een concept metagegevensschema en advies over toepassing daarvan binnen BSR;
• Een eerste inrichting van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring en rapportage;
• Advies over structurele borging van informatie- en archiefbeheer vanaf 2027.

• De werkzaamheden bestaan in ieder geval uit:

  Opstellen van een verbeterplan informatiehuishouding op basis van het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 en eerdere openstaande aanbevelingen, met per aanbeveling prioriteit, actie, resultaat, eigenaar en planning;

• Uitvoeren of begeleiden van urgente verbetermaatregelen rond (digitaal) informatiebeheer, duurzame archivering, metadata, bewaartermijnen, vernietiging en overbrenging naar de archiefbewaarplaats;
• Inzichtelijk maken van de informatiehuishouding: werkprocessen, documentstromen, applicaties, opslaglocaties, autorisaties, proceseigenaren en risico’s;
• Onderzoeken en verbeteren van archiveringsfunctionaliteiten in procesapplicaties en opslaglocaties, waaronder netwerkschijven, SharePoint en zaaksysteem;
• Opstellen of actualiseren van praktische afspraken, werkinstructies en beleid over dossiervorming, dossiereigenaarschap, bestandsnaamgeving, versiebeheer, bestandsformaten, autorisaties en schaduwarchivering;
• Ondersteunen bij het toepassen van selectielijsten, het inzichtelijk maken van digitale vernietigingsachterstanden, het voorbereiden van vernietigingslijsten en verklaringen en het opstellen van een procesbeschrijving voor vernietiging conform archiefwettelijke taken;
• Uitwerken van een passend metagegevensschema, waarbij MDTO als uitgangspunt kan dienen;
• Adviseren over vervanging, hybride archiefvorming, verklaringen van vervanging en een organisatiebrede procesbeschrijving voor vervanging;
• Opstellen of aanscherpen van een conversie- en migratieprotocol en adviseren over migraties, leveranciersafspraken en digitale beheeromgevingen;
• Inrichten van een eerste werkbare vorm van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring, verbeteracties en periodieke voortgangsrapportage;
• Voorbereiden van BSR op de Archiefwet 2026 en de verkorting van de overbrengingstermijn;
• Overdragen van kennis aan medewerkers en management, zodat verbeteringen na afloop van de opdracht geborgd kunnen worden.