Communicatie Expert

Dit ga je doen

De opdracht bestaat uit
De organisatie beschikt over een strategisch communicatieplan. Dit document vormt een waardevolle basis, maar is nog niet formeel vastgesteld en mist een volledig gedragen en uitgewerkt kader. Hierdoor ontbreekt richting voor communicatie-inspanningen, prioritering en het systematisch meten van resultaten.

De opdracht richt zich op het verder ontwikkelen, finaliseren en implementatieklaar maken van dit strategisch communicatieplan. Daarnaast wordt een analyse uitgevoerd van de huidige inrichting van het communicatieteam en wordt advies uitgebracht over de positionering en versterking van strategische communicatie binnen de organisatie.

De externe communicatie-expert voert hiertoe de volgende werkzaamheden uit:

• Het uitwerken en aanscherpen van het bestaande strategisch communicatieplan;
• Het aanbrengen van samenhang tussen organisatiedoelstellingen en communicatieactiviteiten;
• Het formuleren van heldere, meetbare doelen, KPI’s en succesindicatoren;
• Het analyseren van de huidige inrichting, governance en positionering van het communicatieteam;
• Het adviseren over optimale inrichting, benodigde capaciteit en toekomstige versterking;
• Het doen van voorstellen voor structurele borging en jaarlijkse actualisatie van het communicatieplan.

Resultaat

• Een vastgesteld en breed gedragen strategisch communicatieplan;
• Een set van duidelijke en meetbare doelstellingen, KPI’s en succesindicatoren;
• Een onderbouwd en onafhankelijk advies over de inrichting en positionering van strategische communicatie;
• Concrete aanbevelingen voor borging, uitvoering en doorontwikkeling van communicatie binnen de organisatie;
• Praktische handvatten voor monitoring, rapportage en jaarlijkse actualisatie.

Randvoorwaarden

• De opdrachtnemer werkt zelfstandig en onafhankelijk, maar stemt periodiek af met opdrachtgever (Afdelingsmanager Bedrijfsvoering) en relevante stakeholders (zoals directeur, MT en team Communicatie);
• Beschikbare documentatie, het concept communicatieplan en interne stakeholders worden tijdig beschikbaar gesteld;
• De opdracht wordt uitgevoerd binnen de kaders en doelstellingen van de organisatie;
• Vertrouwelijkheid van interne informatie wordt geborgd;
• De planning en inzet worden in overleg vastgesteld (indicatie: nader te bepalen looptijd en ureninzet).

Aanvullende opdracht verplichtingen
Voor de aanvullende opdracht verplichtingen licht de nadruk op ondersteuning bij het uitwerken van een communicatieaanpak rondom een bestuurlijke verkenning waarbij meerdere omgevingsdiensten betrokken zijn. Naar verwachting start het traject medio november. Een externe partij zal binnen de organisaties informatie ophalen en het huidige tijdspad gaat uit van rapportage eind maart.

Omdat hierover mogelijk al op korte termijn richting raden, medewerkers en andere betrokkenen moet worden gecommuniceerd, is goede afstemming tussen de betrokken organisaties belangrijk. De opdracht richt zich op het meedenken over en mogelijk uitwerken van een communicatieaanpak, waaronder:

• interne en externe communicatie;
• afstemming met de andere betrokken organisaties;
• communicatie richting raden en medewerkers;
• een aanpak voor eventuele vragen of onrust gedurende het proces.

• Het uitwerken en aanscherpen van het bestaande strategisch communicatieplan;
• Het aanbrengen van samenhang tussen organisatiedoelstellingen en communicatieactiviteiten;
• Het formuleren van heldere, meetbare doelen, KPI’s en succesindicatoren;
• Het analyseren van de huidige inrichting, governance en positionering van het communicatieteam;
• Het adviseren over optimale inrichting, benodigde capaciteit en toekomstige versterking;
• Het doen van voorstellen voor structurele borging en jaarlijkse actualisatie van het communicatieplan.