Projectmanager/Kwartiermaker -Operationele ondersteuning voor OPON

Dit ga je doen

Ben jij een organisatietalent dat rust en structuur brengt in een dynamische omgeving? Heb je ervaring met SAP, financieel beheer en operationele ondersteuning? En krijg je energie van het verbinden van mensen, processen en resultaten? Dan is Magnit voor de Gemeente Utrecht opzoek naar jou!

Jouw uitdaging
Binnen de Afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) levert Toezicht en Handhaving Openbare Ruimte (THOR) een belangrijke bijdrage aan een veilige en leefbare stad. Voor het team Stafondersteuning zoeken we een ervaren Projectleider/Kwartiermaker Operationele Ondersteuning (OPON).

OPON is het kloppend hart van de operationele organisatie. Het team ondersteunt de uitvoering op het gebied van bedrijfsvoering, financiën, materieelbeheer, contractmanagement, leveranciersmanagement en aanbestedingstrajecten.

Je komt terecht in een compact en betrokken cluster van drie collega's, dat onderdeel is van een grotere afdeling van ongeveer dertig medewerkers bestaande uit beleidsmedewerkers, juridisch adviseurs en ondersteunende professionals. Binnen deze rol ben jij degene die overzicht houdt, prioriteiten stelt en zorgt dat alles achter de schermen soepel blijft draaien.

Wat ga je doen?
Als Projectleider/Kwartiermaker OPON ben je verantwoordelijk voor de coördinatie en verdere ontwikkeling van de operationele ondersteuning. Je brengt structuur aan in een omgeving waar dagelijks veel speelt en schakelt gemakkelijk tussen verschillende belangen en disciplines.
Je houdt je onder andere bezig met:
• Coördineren en bewaken van de werkzaamheden binnen OPON.
• Zorgdragen voor een juiste en tijdige uitvoering van financiële processen.
• Budgetbewaking, factuurcontrole en financiële monitoring.
• Ondersteunen van inkoop- en aanbestedingstrajecten.
• Contract- en leveranciersmanagement.
• Signaleren van risico's, knelpunten en verbetermogelijkheden.
• Adviseren van management en stakeholders over procesverbeteringen.
• Opstellen en borgen van werkafspraken en procesbeschrijvingen.
• Verbinden van operatie, ondersteuning en management.

Wie zoeken wij?
Wij zoeken een stevige professional die zich niet snel laat verrassen door operationele hectiek of veranderende prioriteiten.
Jij bent iemand die:
• Grenzen durft te stellen en verwachtingen goed kan managen.
• Stressbestendig blijft in een dynamische en soms hectische werkomgeving.
• Structuur aanbrengt zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen.
• Zelfstandig werkt en tegelijkertijd een echte teamspeler is.
• Sterk is in communicatie en gemakkelijk schakelt met verschillende stakeholders.
• Resultaatgericht werkt en afspraken nakomt.

Wat breng je mee?
Must-haves
• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring.
• Ervaring met SAP en het beheren van financiële en operationele administraties binnen een complexe organisatie.
• Aantoonbare kennis van operationele ondersteuning
• Ervaring met financieel beheer, materieelbeheer, contractmanagement en aanbestedingen.
Daarnaast is inzicht vereist in de samenhang tussen operationele processen, bedrijfsvoering en ondersteuning.
Sterke pré's
• Ervaring binnen een gemeentelijke of vergelijkbare publieke organisatie.
• Kennis van operationele ondersteuning binnen toezicht-, handhavings- of uitvoeringsorganisaties.
• Ervaring met procesoptimalisatie en het inrichten van ondersteunende processen.

Wat maakt deze functie interessant?
• Je vervult een sleutelrol binnen een organisatie die direct impact heeft op de stad.
• Je krijgt veel verantwoordelijkheid en ruimte om processen verder te professionaliseren.
• Je werkt samen met uiteenlopende disciplines, van teamleiders tot financiële adviseurs en inkoopspecialisten.
• Je draagt zichtbaar bij aan de continuïteit en kwaliteit van de operationele ondersteuning.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina (https://www.werkenbijutrecht.nl/over-ons/diversiteit-en-inclusiviteit/).
————————————————————————————————————————————————————————
Aanvullende informatie:
Het is niet toegestaan kandidaten voor te stellen als de kandidaat in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest. Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest.

• Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands.
• Screening dient afgerond te zijn voordat een kandidaat mag starten.
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao.
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening inclusief de VOG.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke recruiter.
• Bij voldoende aanmeldingen kan de aanvraag eerder gesloten worden."